Avtalsuppföljningen är ett både viktigt och krävande jobb. Här är mina tre tips för att komma igång med uppföljningen.
1. Resurser – lägg krutet där det gör mest nytta
Ställ er frågan vilka resurser er verksamhet kan lägga på uppföljning? Har ni en person som har som uppgift att följa upp avtalen, eller flyter uppgiften ovanpå en redan överbelastad kostchef eller upphandlare?
Har ni ingen organisation kring hur livsmedelsavtalen ska följas upp och av vem, kan det vara svårt att ställa avancerade krav i upphandlingen. Ni kommer ändå inte att ha tid för att följa upp kraven. Risken är att leverantören ganska snabbt upptäcker att ni inte följer upp. Då får leverantörerna mer fria tyglar, vilket de förmodligen inte är sena att utnyttja.
En bra avtalsuppföljning tar mycket tid. så lägg krutet på det område där insatsen får störst effekt. Om andelen ekologisk mat är viktig i er kommun så använd tiden på att följa upp hur ni ligger till mot era mål. Har ni problem med leveranserna så satsa på att samla in underlag ifrån enheterna samt föra en dialog med leverantören. Ta er tid att träffa leverantören och besöka enheterna för att kunna reda ut problemen.
2. Lägg mycket tid på avtalsimplementeringen
Visa tidigt i processen att ni följer upp avtalet noga. Det ger en tydlig signal till leverantören att ni kommer hålla stenkoll på alla förändringar som görs. Var noga med att kontrollera att de priser och den kvalitet ni har avtalat efterföljs. Fick ni de priser som ni utvärderade leverantören på? Håller sortimentsförändringarna samma krav som ursprungsartikeln? Ju längre tid mellan upphandlingen till att avtalet går igång desto mer förändringar i sortimentet hinner ske. Ur den aspekten är det bra att ha så kort utvärderingstid som möjligt.
Mitt tips är att skaffa en inloggning till leverantörens system så att du kan kontrollera en artikel i realtid. Där kan du till exempel kolla om den artikeln som ska kunna köpas styckvis verkligen kan det när du ska lägga en beställning. Du kan även se om varan finns på lager, vilket är bra att veta om ni ställt krav på att det upphandlade sortimentet ska vara lagerlagt.
3. Dokumentera alla avvikelser
Vid uppföljningsmöten med leverantören är det viktigt att ha dokumenterat avvikelserna. Det räcker inte att ange att ”ni har en känsla av” att det inte fungerar bra. Gör rutiner för hur enheterna ska rapportera avvikelser. För att förenkla för dig själv och för enheterna gör en blankett som enheterna kan fylla i med vad som har hänt och när det har hänt. Blir det aktuellt att ta ut viten eller i värsta fall häva ett avtal måste ni ha på fötterna. Be även enheterna att ta foto på om leveransen har varit felpackad eller skadad. En bild säger mer än tusen ord.