Det finns en hel del förenklingar som inte har med regelverket att göra. Saker som vi kan göra, och låta bli att göra, för att upphandlingar ska bli mer flexibla och enkla.
Men först måste man fråga sig för vem vi ska förenkla. Enkelt för upphandlaren kanske inte är enkelt för beställaren eller leverantören.
Reglerna om att komplettera anbud är snåriga. Ett enkelt sätt att tillämpa reglerna är att inte använda möjligheten alls. Då finns det nästan ingen risk att någon klagar, upphandlaren slipper fundera på om anbudet skulle kunna uppfylla kraven, och vilken komplettering som i så fall behövs. Enklast är att kasta alla som missat en punkt eller ett kryss, direkt ner i papperskorgen. Konsekvensen blir tyvärr att avtalet tilldelas en leverantör, som fått formalia på plats men som inte nödvändigtvis levererar varken bättre eller billigare. Enkelt för upphandlaren, men dåligt avtal.
En annan förenkling är att återanvända avtalsvillkor från tidigare upphandlingar, eller ännu bättre, ta fram ”standardvillkor” som alltid följer med förfrågan. Varför uppfinna hjulet fler gånger? Enkelt och effektivt för upphandlaren men väldigt svårt för konsulter som ska lämna anbud med avtalsvillkor anpassade för transporter.
Upphandlingssamarbeten ska också förenkla, speciellt för den som kan använda ett avtal som någon annan har upphandlat. Alla som har försökt samordna olika verksamheter i en upphandling vet att det inte alltid är så enkelt. Bara att hitta en gemensam tid för möten kan ta månader. Sen ska upphandlingen i alla fall delas upp för olika anbudsområden. Att försöka förklara kraven på olika områden och att läsa ut vad som menas är inte alltid heller enkelt, och för en ovan anbudsgivare ofta fullkomligt obegripligt.
Upphandlingen kan vara enkel att göra för upphandlaren men det kanske får konsekvensen att ingen anbudsgivare begriper vad det frågas efter. Eller att underlaget gick enkelt att ta fram för beställaren, men upphandlaren får ett helvete med att svara på frågor och göra ändringar. Eller kanske är det omöjligt att lämna anbud för att kraven är för svåra att uppfylla, men för upphandlaren var det enkelt. Eller så gick upphandlingen bra, men avtalet blev dyrt och dåligt.
Det går att förenkla, men alla förenklingar är inte bra.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?