Vi är på frammarsch! Inom offentligt inköp samverkar och kommunicerar vi mer än någonsin med våra leverantörer. Jag är helt övertygad om att det bidrar till att vi använder skattemedlen ännu mer effektivt. Leverantörssamverkan är en nyckel till att göra goda affärer.
Upphandlingsmyndigheten har sedan något år tillbaka arbetat med tidig dialog, enligt norsk modell med dess Avdeling for offentlige anskaffelser i spetsen. Vi använder våra förfrågningsunderlag som RFI:er (Request For Information). Vi håller hearings, leverantörsträffar och inspireras av den privata inköpssfärens arbete med SRM (Supplier Relationship Management). SRM omfattar bland annat leverantörssegmentering och optimering av leverantörsportföljen, hur vi kan utveckla leverantörsrelationen och leverantörsstyrningen.
När avtalet är klart och leverantören är vald börjar det huvudsakliga arbetet med att utveckla våra leverantörsrelationer.
Dela in leverantörerna i grupper
Hur ska vi då välja ut de leverantörer vi ska utveckla vår samverkan med? Ett sätt är att dela in dem i strategiska, taktiska och operativa leverantörer.
Kraljics modell för leverantörsportföljanalys är ett bra stöd i segmenteringen av leverantörerna. På Lantmäteriet använder vi Kraljics modell i kombination med ett antal kriterier, för att välja ut våra strategiska leverantörer. Vi tittar på storlek på spenden, det vill säga hur mycket vi köper från leverantören, leveransrisk och hur kritisk leverantören är för vår verksamhet. Hur leverantören kan påverka vår framtida affärsverksamhet och förverkligandet av våra mål genom att agera proaktivt och innovativt är en viktig parameter.
Ett kriterieområde som är svårt att ställa krav på i förfrågningsunderlaget, är de mjuka värdena som värdegrund, kultur och syn på relationen. Dessa mjuka värden kan vara avgörande för om vi får ut önskad nytta av avtalet. Som det ser ut idag får vi arbeta på relationen när vi har tecknat ett avtal och hoppas att leverantören lever upp till de värden som vi har uttryckt i förfrågningsunderlaget. För att göra goda affärer tror jag att det är oerhört viktigt att ge tid till att utveckla relationen. Apoteket ser relationen som ett äktenskap och vårdar den därefter. Metoden de har använt kallas Marriage Counselling.
Enhetlig styrning från början
När man valt ut ett antal strategiska leverantörer, förslagsvis 2-5 stycken, underlättar det om man har en enhetlig styrning för leverantörsutvecklingen. På Lantmäteriet har vi utvecklat en samverkansmodell för våra leverantörsrelationer. Detta för att vi ska ha en effektiv leverantörsstyrning, samt att göra det enklare för vår organisation att ”prata med en röst”. Vi skickar med samverkansmodellen i förfrågningsunderlaget så att det blir tydligt hur vi kommer att samverka under avtalstiden.
Samverkansmodellen innehåller förslag på agendapunkter, mötesdeltagare, hur ofta vi träffas för respektive nivå; strategisk, taktisk och operativ nivå. När det är komplicerade leveranser som omfattar hela organisationen, gör vi en intern samverkansmodell som speglar den vi har med leverantören. Leverantörerna verkar tycka om att ha många vägar in hos kunden. Tack vare den interna och externa samverkansmodellen undviker vi detta och spar tid på båda sidor om affären genom att följa de kontaktvägar vi har beslutat.
Skapa en handbok tillsammans
För att fördjupa samverkan går det att göra som bland Trafikverket och CSC har gjort. De har utvecklat en samverkanshandbok tillsammans med några av sina sourcingleverantörer och den styr samverkan inom leveransen. Då är man inne på att utveckla ett partnerskap. Oftast är samverkansperioden fyra år, men många anser att det är för kort tid. Jag är övertygad om att det är möjligt. Genom att ”lära känna” leverantörerna långt tidigare i processen, får vi en flygande start in i det gemensamma arbetet så snart avtalet börjar gälla. Några exempel på hur vi kan göra det är tidig dialog, innovationsupphandling och konkurrenspräglad dialog (KPD). Även inom kategoristyrningen arbetar man att hantera marknaden, vilket innebär att vi känner marknaden, hur den ser på oss, är insatta i trender, leverantörer och produktutveckling.
Underlätta problemlösning
En leverantör som agerar som vår partner vill hela tiden göra sitt bästa för att hjälpa oss uppnå våra mål. Eftersom de förstår och kan vår verksamhet och att de är experter inom sitt område, kan de som har större träffsäkerhet erbjuda oss den mest kostnadseffektiva lösningen – förutsatt att det är vad vi vill ha. Det ökar också våra möjligheter att få innovativa lösningar och att skapa smartare sätt att leverera.
Goda relationer gör att vi har lättare att ha fokus på en bra lösning när det trasslar till sig. I stället för att sitta på var sin sida och räkna timmar, kronor och vem som sade vad samtidigt som tiden bara går, ser vi till det bästa för affären och finner en väg där båda parter känner sig nöjda.
God kunskap om våra leverantörer och leverantörsmarknaden ger oss bättre förutsättningar att skriva krispiga förfrågningsunderlag och att träffa rätt när vi går ut i upphandling.
Detta är del tre i en serie om fem delar om leverantörsstyrning. Samtliga delar hittar du här:
Del 1: En bra början
Del 2: Praktiska råd
Del 3: Bättre affärer med bra relationer
Del 4: Ta kontroll över uppföljningen
Del 5: Så ger inköp ökad verksamhetsnytta