Att göra uppföljningar både före, under och efter en upphandlingsprocess är i dag en nödvändighet i en effektiv inköpsorganisation. För att kunna genomföra effektiva uppföljningar behövs det inte bara vilja utan även resurser och tydliga riktlinjer för hur uppföljningen ska gå till.
Det behövs även riktlinjer för hur man ska hantera när en leverantör inte uppfyller de avtalade kraven. Nedan kommer tre tips på vad man kan tänka på:
Resurser
Ställ er frågan vilka resurser er verksamhet kan lägga på uppföljning. Har ni en person som har som uppgift att följa upp avtalen, eller flyter uppgiften ovanpå en redan överbelastad kostchef eller upphandlare?
Har ni ingen organisation kring hur livsmedelsavtalen ska följas upp och av vem, kan det vara svårt att ställa avancerade krav i upphandlingen. Ni kommer ändå inte att ha tid för uppföljning av kraven. Risken är att leverantörerna ganska snabbt upptäcker att ni inte har resurser att följa upp och då får de mer fria tyglar, vilket de förmodligen inte är sena att utnyttja.
En bra avtalsuppföljning tar mycket tid. Om ni inte har så mycket tid att lägga, så lägg krutet på det område där insatsen får störst effekt. Om andelen ekologisk mat är viktigt i er kommun så lägg tiden på att följa upp hur ni ligger till mot era mål.
Har ni stora problem med leveranserna så lägg i stället tiden på att samla in underlag ifrån enheterna samt föra en dialog med leverantören. Ta er tid till att träffa leverantören samt att besöka enheterna för att kunna reda ut problemen.
Lägg mycket tid på avtalsimplementeringen
Visa tidigt i processen att ni kommer att följa upp avtalet noga. Detta ger en tydlig signal till leverantören att ni håller stenkoll på alla förändringar som görs. Var noga med att kontrollera att de priser och den kvalitet ni har avtalat efterföljs.
Fick ni de priser som ni utvärderade leverantören på? Håller sortimentsförändringarna samma krav som ursprungsartikeln? Ju längre tid det var sedan upphandlingen gjordes till dess att avtalet går igång, desto mer förändringar i sortimentet kommer att ha hunnit ske. Ur den aspekten kan det vara bra att ha en så effektiv och kort utvärderingstid som möjligt.
Mitt tips är att se till att ni har en inloggning till leverantörens hemsida så att ni kan gå in och kontrollera en artikel i realtid. Där kan ni till exempel kolla om den artikel som angavs kunde köpas i styck verkligen kan det när du ska lägga en beställning. Ni kan även se om varan verkligen finns på lager vilket kan vara bra att veta om ni ställt krav på att det upphandlade sortimentet ska vara lagerlagt.
Dokumentera
Vid uppföljningsmöten med leverantören är det viktigt att ha dokumenterat avvikelserna. Det räcker inte att ange att ”ni har en känsla av” att det inte fungerar bra. Gör rutiner för hur enheterna ska rapportera in avvikelserna.
För att förenkla för dig själv och för enheterna, gör en blankett som enheterna kan fylla i vad som har hänt och när det har hänt. I dag finns det även digitala stöd för felanmälan där enheterna kan rapportera avvikelsen i en applikation som sedan skickar informationen direkt till leverantörens reklamationsavdelning.
Blir det aktuellt att ta ut viten eller i värsta fall häva ett avtal måste ni ha på fötterna. Be även enheterna att ta foto på om leveransen har varit felpackad eller skadad. En bild säger mer än tusen ord.
Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad
Har du frågor till Linda Bjarle? Mejla dem till info@inkopsradet.se
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer