Några betalar men ingen kan uteslutas

Det finns både för- och nackdelar med kollektiva nyttigheter. Dessa tänkte jag resonera kring i det här inlägget, men först en definition av begreppet.

I ekonomisk teori brukar man prata om ”kollektiva nyttigheter”. En kollektiv nyttighet kännetecknas av två saker:

• En persons konsumtion av varan påverkar inte huruvida en annan person också kan konsumera varan.
• Det är inte möjligt att utesluta någon från att konsumera varan.

Exempel på kollektiva nyttigheter kan vara offentligt anordnade fyrverkerier, lekplatser eller vägar. Samtliga dessa är exempel på varor som alla kanske inte vill vara med och betala för, men när de väl är betalda så är det svårt att utesluta någon från att ta del av resultatet.

Problemet med sådana varor är ofta kopplade till det ekonomiska begreppet ”free rider”, det vill säga att personer som inte är med och betalar för varan ändå drar nytta av den. Det kan till exempel leda till en överanvändning av varan, vilket gör det dyrare för dem som faktiskt betalat för och använder den.

Men varför skriver jag om detta på en sida dedikerad till offentlig upphandling? Jo, för i många organisationer så är nog upphandlingsfunktionen att betrakta som en kollektiv nyttighet.

Vi är finansierade av en central budget och finns till för att hjälpa verksamheterna med upphandlingsfrågor. En enskild verksamhet behöver dock inte tänka på var pengarna kommit ifrån eller hur vi är finansierade, när vi väl finns så har de rätt att nyttja oss vid behov.

Det är i grunden ett bra upplägg för det uppmuntrar till att konsultera upphandlare – men kan det också leda till problem och hur förhindrar vi överutnyttjade? Vi kan låta följande exempel illustrera ett bekymmer med upplägget.

En organisation vill köpa ett it-system för att effektivisera sin verksamhet. Man sammanställer beräknade kostnader och nyttor enligt nedan:

Verksamheten ser förstås en vinst med att kunna spara 20 timmar per månad inom sin verksamhet samtidigt som man erbjuder en något högre kvalitet till dem som ska använda systemet.

Men är man verkligen beredd att lägga 350 timmar för att realisera den vinsten? Förmodligen inte. Men det är här som ett av problemen med upphandlaren som en kollektiv nyttighet kommer in. För tänk om verksamhetens kalkyl i stället ser ut såhär:

Plötsligt ser kalkylen mer intressant ut för verksamheten. Problemet med en uppdelning enligt den ovan är, som tidigare konstaterats, att det finns risk att den kollektiva nyttigheten (i det här fallet upphandlingsfunktionen) överutnyttjas.

Det är inte effektivt för organisationen som helhet att införa ett system, och bara för att en stor del av tidsåtgången hamnar ”någon annanstans” så blir inte beslutet bättre för organisationen som helhet. Ska man dra resonemanget till sin spets kan det leda till att upphandlare hjälper verksamheten med allt möjligt som man inte bedömer att det är rimligt att lägga tid på själv – reklamera en trasig penna värd 5 kronor, genomföra ett direktköp av en gatupratare för 1 200 kronor eller upphandla ramavtal för avtalsområden där kommunen köper för 5 000 kronor per år.

Jag tror på idén med en stark, central upphandlingsfunktion som kan hjälpa verksamheterna med att genomföra offentliga upphandlingar. Men jag tror det är lika viktigt att det finns ett strikt regelverk kring vem som gör vad i en upphandlingsprocess för att undvika överutnyttjande av den centrala funktionen.

Visst kan man lägga över mer och mer arbetsuppgifter på en central upphandlingsfunktion för att verksamheten ska ”slippa” göra upphandlingar, men är det verkligen alltid det mest effektiva sättet att hantera det på? I stället bör man resonera kring var i organisationen olika delar av inköpsprocessen bäst hanteras, formalisera det och sedan anpassa den centrala upphandlingsfunktionen därefter.

Kanske är det mest effektiva att direktupphandlingar sköts ute i verksamheten och inte hos någon centralt anställd ”direktupphandlare”? Och visst måste väl verksamheten själv vara bäst lämpad att ställa krav på de varor och tjänster som man vill köpa in? Givetvis i samarbete med den centrala upphandlingsfunktionen.

Hur bör då en optimal kalkyl se ut för inköp av ovan nämnda it-system? Det kan inte jag svara på – varje organisation måste titta på vilka rutiner och resurser man har tillgång till internt och göra sin egen bedömning. I vår kommun med våra rutiner och arbetssätt hade väl den korrekta kalkylen sett ut enligt nedan:

Är det fortfarande värt att genomföra en upphandling? Det får verksamheten bedöma. Men de kommer att göra det på rätt grunder och om de ser en vinst med det så kommer de få ett professionellt stöd genom hela processen.

För även om vi ska undvika att överanvända kollektiva nyttigheter så är det lika mycket resursslöseri om de kollektiva nyttigheterna inte används alls.

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg
Simrishamns kommun

Få din fråga om upphandling besvarad

Har du en fråga om upphandling? Skriv den här så kan den bli besvarad av våra experter. *

E-postadress, du får ett mejl om din fråga har blivit besvarad.

Om du är mänsklig, lämna det här fältet tomt.