Hur kan man förbättra affär och förenkla anbudsgivning?
Nyligen deltog jag på årets sista nätverksträff för ett anbudsnätverk som anordnas av Upphandling24. Under året har deltagarna i nätverket – leverantörer i många olika branscher – fått höra bland andra mig och min kollega Jenny Kenneberg föreläsa om olika upphandlingsfrågor baserat på deltagarnas önskemål.
Men framför allt har deltagarna i nätverket fått utbyta erfarenheter och diskutera praktiska frågor om upphandling med varandra.
Nätverksdeltagarna har under året också haft förmånen att få lyssna till ett antal ”praktiker”. Vid den sista träffen var det två mycket kunniga upphandlingschefer som berättade om sina kommuners verksamhet och hur de arbetar med upphandlingsprocessen för att få ett så bra resultat som möjligt.
Det är väldigt viktigt för den som ska sälja till offentlig sektor att förstå hur arbetet sköts ”bakom fasaden”. Tyvärr upplever jag ofta att det gror en misstro mellan säljare och köpare som inte gynnar någon, allra minst affären.
Jag är säker på att de två föreläsarna gav deltagarna gott hopp och en fördjupad insikt om att de allra flesta upphandlare arbetar hårt och målinriktat för att få till en bra affär.
Föreläsarna framhöll att de är mycket intresserade av att få höra vad leverantörerna har för synpunkter på kommunernas upphandlingar, såväl på ett generellt som på ett specifikt plan. De önskade sig förslag på förbättringsåtgärder och feedback på konkreta åtgärder, till exempel genomförande av dialog med leverantörer.
Denna önskan om feedback engagerade den diskussionsgrupp som jag deltog i under nätverksträffen. Vi kunde i sittande möte enkelt sammanställa många önskemål. Samtliga önskemål om åtgärder som diskuterades skulle direkt eller indirekt gynna de upphandlande myndigheternas affärer. Jag har därför tagit mig friheten att sammanställa, och möjligen brodera ut, listan i denna artikel och har valt att kalla den Leverantörernas önskelista till den offentliga beställaren.
Nedan finner du alltså leverantörernas önskelista på hur du kan förbättra arbetet med framtida upphandlingar. Det skulle väl passa bra, så här i början av 2022, att överväga om önskningarna skulle kunna uppfyllas i år.
1 Var tillgänglig för frågor och synpunkter!
Leverantörer upplever många gånger att upphandlaren, såväl under det att anbudstiden löper som efter tilldelningsbeslut, är otillgänglig. Upphandlaren varken svarar på frågor på mejl eller är tillgänglig i telefon.
Det här gillar inte leverantörerna och det är inte heller bra för upphandlingen eller det tilltänkta avtalet. Frågor måste besvaras och redas ut så att otydligheter i ett upphandlingsunderlag rättas till. Utgå ifrån att de frågor som leverantörerna ställer under anbudstiden är allvarligt menade.
Om du som upphandlare inte förstår frågan, gissa inte och svara något allmänt hållet utan ring upp frågeställaren och red ut vad denne vill veta. Publicera därefter svaret så att samtliga leverantörer får del av det.
Inte bara är det dumt ur ett affärsmässigt perspektiv att vara otillgänglig för frågor, det finns heller inget juridiskt som förhindrar att du som upphandlare lyssnar på anbudsgivarnas frågor och synpunkter. När du lyssnat klart kan du ta med dig frågan till upphandlingsgruppen för att diskutera den och sedan publicerar ett svar som når samtliga leverantörer vid samma tidpunkt.
När du väl har tilldelat en upphandling är det direkt olämpligt att den som är ansvarig för upphandlingen går ”under jorden” eller på semester. Anbudsgivarna som har lagt ner massor av tid på sina anbud förtjänar att få förklaringar till de upphandlande myndigheternas beslut.
Det finns också mycket att vinna på att hålla sig tillgänglig för frågor och synpunkter; ni har goda möjligheter att både ändra ett felaktigt tilldelningsbeslut och undvika en överprövning genom att vara tillgänglig och föra dialog med leverantörerna. Otillgänglighet är som huvudregel kontraproduktivt; anbudsgivarna uppfattar er otillgänglighet som att ni har något att dölja. Det provocerar inte sällan fram en överprövning, som efter dialog och förklaring till beslutet och bedömningar hade kunnat undvikas.
Efter att ha lyssnat klart, förstått och diskuterat internt är det inte säkert att ni håller med leverantören och därför väljer att stå kvar i ert beslut. Förklara då det och varför, för den leverantör som haft synpunkter så kommer ni att bygga förtroende för en framtida affärsrelation samt framstå som en seriös och intresserad beställare.
2 Lyssna när anbudsgivarna vill prata affär – oavsett när i processen de tar kontakt
Ta anbudsgivarna på allvar när de vill prata affär! Det är vanligt att leverantörerna, när de påtalar brister i affären, får höra/läsa att ”Den frågan inte hör hemma här”.
Det är givetvis ett frustrerande (nära nog provocerande) när frågan har ställts just i Fråga/svar formatet av den anledning som diskuterats just ovan, nämligen att upphandlaren inte är möjlig nå på andra sätt, som på telefon eller direkt e-mejl.
Så, när en leverantör ringer eller mejlar er upphandlare med synpunkter på hur utfallet av affären kommer bli, givet hur ni genomför upphandlingen, så lyssna noga! Tänk på att leverantörerna har massor av kunskap om den affär ni försöker göra. Det är kunskap som de vill dela med sig av, helt gratis, så att ni upphandlare kan göra en bättre affär.
Det kan förstås vara svårt att förstå en komplex anskaffning, det är sällan upphandlaren som är kravställare. Kanske behöver du ta med en annan person i din verksamhet i samtalet. Tänk på att träffa leverantörerna separat; i en grupp av leverantörer kommer ni inte få särskilt bra råd då leverantörerna sällan vill beskriva sina ”unika” affärsmodeller inför sina konkurrenter.
3 Om ni ser ett behov av att kräva referenser, låt anbudsgivarna kontrollera dessa
Det här med referenstagning är svårt och behovet av referenser måste övervägas noga. Be inte om referenser för att ni brukar göra det. Fundera på om/hur en referenstagning kan säkra att du gör en bra affär i den aktuella upphandlingen.
Det kan förefalla schyst och korrekt att ni genomför referenstagningen – anbudsgivarna bör inte få möjlighet att ”manipulera” sina referenter. Tyvärr innebär det en stor osäkerhet för anbudsgivarna när ni genomför referenstagningen eftersom de helt tappar kontrollen över möjligheten att veta att deras anbud är komplett.
Den här kontrollförlusten är oerhört frustrerande för en leverantör som har lagt ner hundratals timmar på att säkra att den ger in det bästa anbudet. Än mer frustrerande är det eftersom domstolarna gång på gång understryker i domskäl att det är anbudsgivarna som har skyldighet att se till att deras anbud är kompletta.
Om ni anser det viktigt att ha med referenser för att säkra en bra affär och ni vill genomföra referenskontrollen själva så önskar anbudsgivarna, för att möjliggöra viss kontroll över att anbudet är komplett, att ni samtidigt som ni skickar ut frågor till referenten skickar en kopia om detta till anbudsgivaren.
På så sätt får anbudsgivaren bättre kontroll på händelseförloppet och en möjlighet att påminna referenten om att svara när viss tid från utskicket har gjorts.
4 Använd checklistor, inte mallar
Många gånger använder upphandlaren en mall när den gör en upphandling. Det märks tydligt när det sker eftersom det då finns krav och avtalsvillkor i upphandlingsdokumenten som inte alls har med upphandlingen i fråga att göra.
Det är förstås bra att det finns underlag att utgå ifrån så att hjulet inte behöver uppfinnas två gånger och att du som upphandlare kan spara tid, men det är viktigt att gå igenom och överväga betydelsen och relevansen av varje enskilt krav före publicering. Samt att vara ödmjuk för att lyssna på synpunkter, genomföra justeringar av upphandlingsdokumenten om krav som inte är relevanta har smugit sig in i det publicerade underlaget.
Leverantörerna upplever också att det tämligen ofta förekommer ”dolda” krav, långt ner i avtalskatalogen. Krav som anbudsgivaren missar att bekräfta att de uppfyller i anbudet. I vissa fall kanske till och med anbudsgivaren behöver åberopa annans kapacitet för att uppfylla ett visst avtalskrav.
Inte sällan tror jag att kravet är okänt även för upphandlaren. Måhända beror det på att är det är olika personer som har skrivit avtalet och upphandlingsföreskrifterna. Det här blir förstås ett problem är kontraktet ska tilldelas. Får du som upphandlare anta ett sådant, bristfälligt anbud? Antagligen inte.
För att minska risken för att anbudsgivarna missar att svara på alla krav som finns i ett omfattande upphandlingsunderlag så önskar de att ni upphandlare bifogar en checklista som innehåller samtliga krav i upphandlingen. Det skulle underlätta anbudsarbetet och reducera risken för att anbudsgivaren missar ett krav. Jag är dock högst medveten om att önskemålet innebär en stor utmaning för er.
5 Överväg när ni behöver begära in bevis för krav
När det finns krav som ni anser måste uppfyllas för att ni ska vilja göra affär med en leverantör, så bör ni begära in bevis för kravuppfyllelsen redan i anbudet. Det finns nämligen tyvärr anbudsgivare som är benägna att påstå att de uppfyller krav, för att det är enkelt att kryssa i en ruta där det står ja.
Sådana leverantörer slår sönder konkurrensen och förstör alltså för seriösa anbudsgivare. När de sedan inte heller kan leverera enligt vis kravställd certifiering så har ni som upphandlare ingen annan lösning än att häva avtalet med dem. Det är givetvis inte en situation någon vill hamna i. Så om ni anser att ett krav är mycket viktigt, kräv att anbudsgivaren bevisar kravuppfyllelsen i anbudet.
Det är dock mycket uppskattat av leverantörerna att ni upphandlare alltmer sällan begär in bevis för kravuppfyllelse vid anbudsgivning, utan i stället anger att ni kommer att kontrollera bevis först senare efter anmodan. Det blir enklare att delta och lämna anbud i en sådan upphandling, även för mindre vana anbudsgivare.
Ett medskick från leverantörerna till er upphandlare vid en sådan typ av kontroll är dock följande: Leverantörerna uppskattar inte att få en begäran från er om att ta fram en massa kompletterande handlingar till anbudet redan dagen efter att stort tidskrävande anbud har färdigställts och lämnats in.
Om ni redan vet att ni kommer att vilja kontrollera vissa uppgifter och begära in bevis för kravuppfyllelse, så gör det redan vid anbudstidpunkten. Det underlättar mycket för anbudsgivarnas planering av tidsåtgång och resursfördelning.
Gott nytt upphandlingsår 2022
Pernilla Rasiwala
Advokatfirman Elici
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer