När det är knivigt att reda ut brukar vi kalla ihop till ett ståmöte eller en körtis. Ett ståmöte eller en körtis (ja, vi är två värmlänningar på enheten) i kalendern signalerar att det handlar om ett möte på 10-20 minuter.
Vi belyser problemet med hjälp av varandras hjärnor – risker, möjligheter, konsekvenser, behov av mer information, vad har andra gjort etcetera.
En av de första frågorna som ställs på en körtis är: Vad klarar blivande anbudsgivare?
Vi har varit med om att inte få några anbud alls. Vi har fått brev från företag som berättar om att det har valt att inte lämna anbud för att miljökraven är för skarpa.
Vi har haft företag som lämnat anbud och svarat ja på alla ska-krav, men som ett år in i avtalet inte levt upp till kraven för att de var för höga. Vi har fått samtal från företag som undrar varför vi inte varit tuffare i miljökraven.
Vi har haft samtal med företag som menar att det var tack vare våra krav som de kunde starta en omställning. Så. Vilken nivå ska vi ha?
Jag skrev redan i våras om att marknadsundersökning är A och O för att hitta rätt nivå. Jag upprepar mig gärna eftersom det inte behöver vara så krångligt:
En marknadsundersökning kan handla om att ringa fem, sex presumtiva anbudsgivare och fråga om hur deras fordonsflotta ser ut, hur deras miljöarbete fungerar och hur de arbetar med att fasa ut farliga ämnen, hur ser de på kollektivavtal, att ta emot praktikanter etcetera. Några timmars rundringning kan ge väldigt mycket tillbaka. Du blir tryggare i ditt beslut om nivå på kraven. Om någon senare funderar över kraven kan du titta på dina anteckningar och återkoppla vad företagen sa. I dialogen kan du dessutom få reda på andra saker om upphandling och inköp som ni kan ha nytta av.
Vi har använt olika sätt för att göra marknadsundersökningar: request for information, mejl, enkäter och telefonsamtal. Själv gillar jag att ringa och prata. Det ger så mycket och du kan få utförligare svar än bara ett ja eller nej i en enkät.
Marknadsundersökningen kan visa på en målkonflikt: Det finns bara två presumtiva anbudsgivare, ett stort nationellt företag som klarar skarpare miljökrav och ett mindre, lokalt företag som inte kommer att klara skarpa miljökrav. I alla fall inte från avtalsstart.
Då kan stegring av kraven under avtalstiden vara en lösning för att få in fler än ett anbud och ändå få med hållbarhetskrav.
Ett ståmöte eller en körtis kan vara befriande när hjärnan har kört fast. Och det är coachande frågor som gäller.
Du kan till och med ha mötet med dig själv: Hur gjorde jag förra gången? Vad har andra upphandlande myndigheter gjort? Vilka risker finns? Vad är sannolikheten att det inträffar? Vad är konsekvenserna om det inträffar?
En annan rolig fråga för att öppna låsningar är: Vad skulle en 14-åring ha gjort?
Men glöm inte fråga nummer ett – var står företagen?
Camilla Alfredsson
Tf inköpschef Helsingborgs stad
Jättebra att kontakta leverantörer för att få en bild av marknaden och vilka krav man skulle kunna ställa. Håller med om att telefon är bra enkäter med fasta frågor missar många möjligheter och känsla för vad leverantörer skulle kunna göra rätt enkelt. Positivt med dialog och lärande hos uppköpsorganisationer här.
Vi blev så glada när vi förra året blev kontaktade av en kommun i Mellansverige i god tid inför en upphandling. För att kunna ställa krav på återvunnet material undrade man hur mycket vi hade. Vi har sedan länge jobbat så. återvunnet, möjligt att reparera och återvinna när det är dags. Ingen har tidigare vågat ställa krav i upphandlingar.