Det är vanligt att upphandlingsdokument innehåller krav på att det anbudsgivande företaget ska ha erfarenhet av att tidigare ha utfört uppdrag som motsvarar det som upphandlas. Detta ska styrkas genom att anbudet ska innehålla ett antal referenser från tidigare kunder. Det är ett fullt rimligt krav för att säkerställa att företaget har rätt erfarenhet.
Något som har blivit förhållandevis vanligt är att det i upphandlingsdokument anges att för nystartade företag, eller ibland till och med för företag under bildande, gäller ett annat krav. För dessa gäller i stället att en enskild person som är verksam i företaget ska kunna visa att den har utfört ett motsvarande uppdrag, exempelvis under en tidigare anställning.
Det här är som jag ser det både olämpligt och otillåtet. Låt mig belysa det hela med ett exempel.
Företag A är sedan många år etablerat i branschen. Det har utfört ett stort antal uppdrag som är snarlika det referensuppdrag som efterfråga men de uppfyller inte referenskravet till fullo. På företaget finns nyanställda mycket erfarna personer som har utfört ett flertal uppdrag som exakt motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget under tidigare anställningar i andra företag. Företaget kan, trots stor erfarenhet och anställda med relevant erfarenhet, inte lämna anbud i upphandlingen.
Företag B är helt nystartat. Det har inte erfarenhet av att utföra uppdrag som motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget. Det är så nytt att det inte har utfört något uppdrag alls. Företaget har anställt en person som vid ett tidigare tillfälle varit delaktig i ett uppdrag som motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget. Företaget kan därmed, trots att det saknar erfarenhet lämna anbud i upphandlingar.
Hur kan situationen lösas? En analys behöver göras för att fastställa om det verkligen är nödvändigt att företaget har genomfört uppdraget eller om det är tillräckligt att en person som är anställd av företaget har erfarenheten. Om det är tillräckligt att personer har erfarenheten bör kravet omformuleras så att det inte tar sikte på företagets erfarenhet utan att det riktar sig mot personer. Det ska då gälla lika för alla anbudsgivare.
Om analysen visar att det krävas att företaget, och inte enskilda personer, har erfarenheten ska kravet riktas mot just företaget och det ska gälla lika för alla. Nystartade företag kommer då inte kunna lämna anbud vilket är rimligt eftersom analysen har visat att ett företag utan erfarenheten inte kommer att klara att utföra uppdraget.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement
Där kom den kallduschen som många av oss ”gamlingar” funderat över när det kommer till att kvalificera på teknisk och yrkesmässig kapacitet med hjälp av tidigare referensuppdrag för just anbudsgivaren som företag och inte enskilda personer som varit delaktig i eller ansvarig för uppdraget. Med största sannolikhet finns inget enkelt svar, men ett budskap kan vara att ta sikte på affären i första hand och inte formalia. Analysera varför referensuppdrag är bra att använda.
Bra Magnus att du väckte denna fråga.
Senior har koll på verkligheten med sina synpunkter! Ta sikte på affären? Annalys av att referensuppdrag är väsentligt för projektet?
Det är ofta brister hos beställarsidan-
upphandlande part, skapandes dåliga resultat !
Stora som små projekt kräver projektledning och byggledning hos B som har erfarenhet av projekttypen! Det börjar bli dåligt med de resurserna enligt min bedömning!Kompetensen framstår hur folk uttrycker sig i fackspråket!!
De ”svenska” entreprenörerna har mestadels kunskap i byggprocessens alla steg!
Självklart ska kraven vara uppfyllda oavsett om det är en tidigare konsult i ett företag som uppfyllt kravet eller det nya företaget med en konsult som uppfyller referenskravet. Självklart sk kravet vara kopplat till att företaget kan leverera efterfrågad kompetens.
Att tex. ett företag har hundratals referensuppdrag där den fysiska konsulten är helt avgörande men inte har kvar den kompetens och erfarenhet som efterfrågas i sin egen organisation längre innebär att man inte uppfyller ställda krav i upphandlingen.
Uppfyller man kravet så har man klarat det för uppdraget nödvändiga kravet.
En leverantör som inte kan uppfylla ställda krav i strid med upphandlingens krav ska självklart förkastas.
Det här är inte den upphandlande myndighetens/enhetens problem utan branschens. I bland är konsultens utbildning och erfarenhet helt avgörande och vilka utvärderingskriterier skulle man annars använda? Det går också bra att lämna anbud med en samarbetspartner som kan tillföra saknad kompetens och erfarenhet.
Affären är att leverantören/konsulten
kan leverera efterfrågad kompetens och erfarenhet.
Jag förstår inte vad som är problemet.
Jag tror du missförstått artikeln en aning.
Ska försöka förklara problemet:
– Sven Svensson är en konsult som gör att ett företag skulle uppfylla ett kvalificeringskrav i en upphandling på grund av sin tidigare erfarenhet av samma typ av uppdrag.
– Om Funnits-i-alla-tider AB nyss rekryterat Sven Svensson så uppfyller de inte kvalificeringskravet eftersom han genomfört referensuppdragen hos en annan arbetsgivare och bolaget FÅR INTE hänvisa till Sven Svenssons referensuppdrag från tidigare arbetsgivare.
– Om Helt-nybildat AB nyss rekryterat Sven Svensson så uppfyller de kvalificeringskravet eftersom de enligt skrivningen om nybildade företag (eller företag under bildande) FÅR de hänvisa till Sven Svenssons referensuppdrag från tidigare arbetsgivare.
Ni tycks missa poängen att företag utan anställda är ett tomt skal, och tvärtom, det är medarbetarnas samlade kunskap och kompetens som utgör ett bolags tekniska kunnande (vilket vidare uttrycks genom tidigare projekt och erfarenhet).
Man behöver helt enkelt anpassa kravnivån utifrån upphandlingens beskaffenhet, t.ex. köper man in en maskin av en svensk återförsäljare så ska man säkerställa att leverantören har kapacitet och kunskap att underhålla maskinen under avtalsperioden. Om upphandlingen avser ett IT-system så ska man se till att leverantören besitter förmågan att leverera det som efterfrågas och den förmågan ligger hos dennes anställda/konsulter som ska koda mjukvaran. Ett organisationsnummer i sig har inga yrkeskvalifikationer!
Bra analys av läget Magnus.
De här skrivningarna om undantag för nybildade företag ligger nog med som standardtexter i de flesta av svenska myndigheters grundmallar.
När det gäller de flesta typerna av konsultupphandlingar så upplever jag att själva företaget som ska kvalificeras egentligen bara kan påverka administration och sammanhållningsansvar och att själva tjänste-leveransen som man är ute efter helt beror på personen/personerna som ska utföra tjänsten.
Relevanta och proportionerliga krav på leverantören(företaget) borde då bara handla om att de kan hantera de administrativa detaljerna som avtalet innebär och deras förmåga att rekrytera duktiga konsulter.
Referenser angående tjänsteutförande tycker jag då passar bättre i ett krav på tjänsten istället för ett kvalificeringskrav.
Men, det har alltid varit lite svårare att hålla i sär kvalificeringskrav och krav på tjänsten i just konsultupphandlingar… Ett bra dilemma att lyfta i alla fall, helt klart!
Jag talar inte om referenser utan kompetens och erfarenhet hos konsulten som ska utföra uppdraget.
Dessutom säger regelverket att vi ska upphandla så att stora, små och nystartade företag kan konkurrera om de offentliga uppdragen.
Allt annat står i strid med de grundläggande principerna.
Det torde vara svårt att uppfylla krav på företaget enbart för nystartade företag.
Förresten vad är det för undantag ni skriver om?
Jo, men sakfrågan är densamma oavsett om det handlar om kompetens och erfarenhet hos konsulten som ska utföra uppdraget eller referenser för att styrka denna erfarenhet och kompetens.
”Undantaget” är något som brukar vara med i många (de allra flesta?) kvalificeringskrav i upphandlingar. Syftet är naturligtvis att underlätta för nystartade företag och därmed uppfylla de grundläggande principerna – men som i praktiken kan göra att kvalificeringskraven ironiskt nog strider mot de grundläggande principerna (om företagets tillgång till rätt personalkompetens används som ett kvalificeringskrav, vanligast ett problem i upphandlingar av konsulttjänster).
Läs artikeln igen så kommer du nog förstå vad som menas.
Finns inget lagstadgat undantag.