-Vi får betydligt bättre kontroll med ett attestflöde på beställningen – inte senare när faktura kommer. Både beställare och leverantörer kan känna en trygghet över att det blir rätt från början, säger Karin Riddersporre, avtalscontroller på Kristianstads kommun.
1 juni var lite av slutdatum för ett arbete som inleddes för några månader sedan och där inte minst tekniska hinder gjort att det tagit sin tid att inkludera konsult- och tjänstebeställningar i kommunens e-handel.
-E-handelssystem är i grunden byggda för varor. Det har varit en utmaning att anpassa beställningsflödet för tjänster, säger Tina Axelsson, e-handelsadministratör på Kristianstads kommun.
Hon tillägger om tidsaxeln för införandet:
-Tankarna fanns redan för tre år sedan när jag började på kommunen och för cirka ett år sedan kände vi oss mogna att driva på det hela med en särskild referensgrupp. I höstas inleddes testbeställningar och sedan slutet av förra året har tekniska förvaltningens avtal lagts in.
En grundförutsättning har varit Kristianstads kommun relativt långa vana av att arbeta med e-handel för varor.
-Vi har 97 procent e-faktura från leverantörer inom kommunen, säger Tina Axelsson.
Vilka har svårigheterna varit?
-En viktig del har varit att kunna presentera en produkt som är tillräckligt bra så att den verkligen kommer att användas ute i verksamheterna. Att klara ut strul med flöden från vår programleverantör innan omställningen genomförs. Mycket har handlat om förankring och att skapa förståelse.
Tina Axelsson har under processen blivit något av inköpsorganisationens ”ansikte utåt” i kommunorganisationen.
-Jag har försökt var ute mycket på olika enheter och berätta om fördelarna med e-handel. Just den personliga kontakten tror jag är viktig – att man ser att vi är tillgängliga och att vi är ödmjuka för att man är olika på att ta till sig nyheter.
Påbyggnadsutbildningar har riktats mot tekniska förvaltningen och övergången har också underlättats av en positiv inställning från förvaltningens chefer.
Kristianstads kommuns tekniska förvaltning är en av kommunens största förvaltningar vad gäller beställningar av tjänster. Genom att ansluta dessa tjänstebeställningar till e-handeln ökas möjligheten till uppföljning.
-Inom tekniska förvaltningen är det ganska vanligt med flera avtal med samma leverantör och med all data på fakturan blir det smidigare att följa upp avtalen. Vi får en spårbarhet i hela flödet vilket kan underlätta, särskilt inom tekniska projekt som kan pågå över flera år säger Karin Riddersporre.
Tina Axelsson tillägger:
-Det blir en säkerhet även för leverantörerna att göra rätt från början och att alla beställningar ser likadana ut – inte som tidigare en variation av beställningar via mejl, telefon eller någon hemmabyggd variant.
Vad ser du för utvecklingsmöjligheter?
-Vi vill gärna att man ska kunna beställa över mobilen och där söker vi en lösning tillsammans med vår systemleverantör. Även generell utveckling av hanteringen rent systemmässigt för att öka användarvänligheten ser vi fram emot.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
