När jag började arbeta med offentlig upphandling var det på ett kommunalt fastighetsbolag där ett stort antal ramavtal för både entreprenader och tekniska konsulter behövde upphandlas. Med hjälp av min upphandlarkollega arbetade vi fram utförliga kvalificeringskrav och krav på anbudsinnehåll.
Knappt hälften av tilldelningsbesluten överprövades med den gemensamma nämnaren att sökanden inte ansetts kvalificerad – nästan uteslutande på grund av missade uppgifter i anbudsbilagorna. Även om vi senare vann alla mål (utom ett) hade de redan försenade ramavtalen dröjt ytterligare – alla stod som förlorare.
Samtidigt hade nya problem uppstått då ramavtalsleverantörerna tackade nej till avrop alternativt underlät att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning, FKU. Vidare noterades med tiden brister i kvalitet, leveranstid och avtalsuppfyllnad i övrigt samtidigt som nya ramavtalsupphandlingar troligtvis skulle kosta mer än de smakade.
Sedermera upptäckte jag möjligheterna att begära in stora delar av uppgifterna efter sista anbudsdag och överprövningarna minskade i antal men övriga problem kvarstod.
Tierp tog täten
Efter att ha lämnat upphandlaryrket samtalade jag med Tierps kommunjurist. Vi kom in på ramavtal och jag berättade glatt om min upptäckt med minskad mängd anbudsuppgifter och överprövningar. Hon svarade att Tierp inte drogs med sådana problem eftersom de använder Dis, Dynamiskt inköpssystem, och var troligtvis först i Sverige med Dis för byggentreprenader.
Dis tillkom som upphandlingsmetod i 2017 års LOU/LUF och påminner till stor del om ramavtal där tilldelning sker efter FKU. Till skillnad från ramavtal kan nya företag bli ramavtalsleverantör under hela giltighetstiden – vilken i sig får vara hur lång som helst (till skillnad från 4/8 år enligt LOU/LUF). Antagandet av leverantörer sker genom selektivt förfarande innebärande att leverantörerna precis som vid ramavtal blir prekvalificerade innan det väl är dags för anbudsinfordran.
En anbudsinfordran ska annonseras i minst tio arbetsdagar och efter tilldelning är det frivilligt om avtalsspärr ska tillämpas. Det finns givetvis inget som hindrar att man konkurrensutsätter tim- eller andra à-priser alternativt utvärderar bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Dis kan liksom ramavtal delas in i (objektiva) kategorier i syfte att underlätta för små och medelstora företag. Sådana kategorier kan vara högsta kontraktsvärde eller geografiska områden där varje kategori har sina kvalificeringskrav.
För- och nackdelar med Dis
Så vad är fördelarna med Dis jämfört med ramavtal? Till att börja med riskerar ett Dis inte att dröja innan det är på plats på grund av överprövning. Ett företag som inte ansetts kvalificerat kan nämligen avhjälpa eventuella brister i sin anbudsansökan genom att göra en ny och bara vänta 10-15 arbetsdagar till skillnad från en överprövningsdom som kan dröja år innan den vinner laga kraft (det är dessutom betydligt mindre riskfullt att tillåta kompletteringar av uppgifter då Dis gör det lättare att upprätthålla likabehandling).
Tack vare att nya företag alltid har möjlighet att ansluta sig till ett Dis och företag vars kravuppfyllnad börjar halta i stället kan frånträda optimeras konkurrensen vid varje anbudsinfordran. Detta medför även en seriositetsspärr för oseriösare leverantörer som utnyttjar det omständliga i avbryta ett ramavtal i förtid att upphandla ett nytt.
Om Dis som upphandlingsverktyg fungerar tillfredsställande saknas sedan anledning att göra om arbetet var fjärde år då giltighetstiden inte har någon reglerad maxgräns och giltighetstiden kan när som helst ändras. Eftersom ett Dis inte är ett ramavtal behöver någon takvolym inte anges.
Några nackdelar med Dis är att Dis inte kan ersätta ramavtal med samtliga villkor fastställda, alltså där tilldelning (avrop) sker direkt från en av ramavtalsleverantörerna. Dessutom krävs minst tio dagars anbudstid (vilket den förnuftige upphandlaren i och för sig frivilligt tillämpar vid FKU).
Om det är önskvärt för den upphandlande myndigheten att ha ett begränsat antal leverantörer att göra med under längre tid bör Dis heller inte användas då alla företag som är kvalificerade har rätt att delta.
Sammanfattningsvis
är Dis ett pragmatiskt upphandlingsverktyg som i många fall kan van vara mer ändamålsenligt alternativ än ramavtal. Enligt Statistik om offentlig upphandling avsåg 37 % av de totalt 18 522 upphandlingar som annonserade 2018 ramavtal. Motsvarande siffra för Dis var 56… stycken.
Så varför använder inte fler upphandlande myndigheter sig av Dis? Min gissning är att det är relativt nytt och outforskat verktyg men min förhoppning är att fler upphandlande myndigheter upptäcker möjligheterna med Dis.
Jakob Waldersten
Bolagsjurist, Sh bygg, sten och anläggning
Har du frågor om entreprenadupphandling? Mejla info@inkopsradet.se.
Fotnot: Inför författandet av denna krönika ringde jag upp min kollega i Tierp och frågade om hon hade något medskick till de upphandlare som vill testa Dis. Hon lät meddela att ett Dis förutsätter i mycket högre grad ett ”ömsesidigt förtroende” mellan parterna. För om du försöker prisa in dig eller underlåter att leverera enligt ställda krav åker du ganska snabbt ut.
Vill du veta mer om hur Tierps kommun arbetar med Dis är du välkommen att kontakta kommunens upphandlingsavdelning.
Är du sugen på att fördjupa dig inom offentlig upphandling av entreprenader? Upphandling24 arrangerar en populär kurs för dig oavsett om du redan arbetar som entreprenadupphandlare eller om du är upphandlare inom andra områden. Läs mer här!
Min erfarenhet av varför DIS inte tillämpas är att det många gånger inte är friheten som är begränsningen av friheten som ramavtalet ger som är problemet utan avtalsefterlevnaden. Inom offentlig sektor är vi generellt sett fega med att binda fast oss vid löften vilket i retur ger svaga avtal. Därför tror jag att en kompletterande väg är jobba mer mot samarbeten med marknaden och skapa bättre och attraktivare ramavtal så att både vill vara med och lämna anbud på avrop. Sedan så ska jag inte sticka under stolen med att en del i utmaningen med DIS är kompetensnivån kopplat till att kravställa. Klara man inte det i ett ramavtal så klarar man inte heller det i ett DIS är min erfarenhet. Avslutningsvis så finns det ju också rätt bra statistik på att utfallen av DIS sällan blir så bra som man önskar. En betydande andel av gångerna man avropar så får man bara ett anbud. Nu är de undersökningar jag läst baserade på DIS fram till och med 2022 så kanske har året efter varit bättre?