Del 8: Selektera för effektivare process

Selektering innebär att man vid det första steget i ett tvåstegsförfarande ställer krav för att reducera antalet leverantörer. För att utföra selekteringar finns olika selekteringsmodeller, på samma sätt som det finns utvärderingsmodeller vid utvärdering av anbud. Att genomföra selekteringar rekommenderas starkt till alla upphandlare. Det är ett mycket effektivt hjälpmedel vid upphandling.

Det finns en lång tradition i Sverige med så kallade selekteringar vid kvalificeringen. Selektering är ett specialfall av kvalificering. Hela idén med selekteringen är att begränsa antalet anbud innan den del av en upphandling som innebär mest arbete påbörjas, det vill säga prövningen och utvärderingen av anbuden.

Regelverket medger att man vid selektering anger vilket högsta antal leverantörer som ska bjudas in att lämna anbud. För att detta ska vara möjligt säger det sig självt att kravnivån måste anpassas så att rätt antal anbudsgivare kvarstår. Att gissa på en kravnivå så att rätt antal klarar gränsen är förstås omöjligt. Därför måste kravnivån justeras efter att ansökan inkommer så att rätt antal leverantörer klarar gränsen. I praktiken utförs detta vanligen genom att ansökan utvärderas mot ett eller flera urvalskriterier som viktas mot varandra och genom att ett resultat beräknas enligt ett poängsystem, likt logiken för en utvärderingsmodell utan pris. Resultatet enligt poängsystemet ger en rangordning av leverantörerna som används för att utse (selektera) de bästa. Det minsta antal leverantörer som får bjudas in är fem leverantörer.

Att använda selektering innebär följande fördelar:

1. Upphandlingen går att planera avseende tid, kostnad och resurser.
2. Upphandlingen utförs på kortare tid och/eller till lägre kostnad.
3. Upphandlingen utförs med bättre ”träffsäkerhet”.
4. Upphandlingen kan utföras med bättre konkurrens.

Med selektering är det möjligt att planera resurser och tid för en upphandling. Omvänt gör enstegsförfaranden det svårt eller omöjligt att planera en upphandling, vilket leder till stora leveransproblem för en inköpsorganisation. Känner ni igen situationen att upphandlaren som ska genomföra en upphandling sitter fast i en annan upphandling?

Att upphandla med selektering innebär också att man i ett tidigt skede i processen och på ett effektivt sätt kan rensa bort ointressanta leverantörer. Med vetskapen att endast intressanta leverantörer kvarstår kan kravspecifikationen i många fall skrivas på ett annat sätt, vanligen enklare och mer rakt på sak. Man vet att de leverantörer (till exempel fem stycken) som bjudits in att lämna anbud alla är lämpade för uppgiften. Detta betyder att man i kravspecifikationen kan utgå från detta och utforma kravspecifikationen för att välja den bästa bland fem bra leverantörer. Detta innebär betydande möjligheter till förenklingar, vilket i slutändan ger effektiva upphandlingar.

Det finns många exempel på upphandlingar med väldigt avskalade kravspecifikationer efter att selekteringar utförts i det första steget vid ett tvåstegsförfarande.

I den situationen kan så kallade kritiska krav  användas för att avgöra en upphandling, stället för att skapa en kravspecifikation med mängder av krav som man redan vet att de utvalda leverantörerna klarar.  Med kritiska krav menas både de obligatoriska krav och utvärderingskriterier som avgör en upphandling, oavsett om de hör till kvalificeringsprocessen eller tilldelningprocessen. Med god marknadskunskap är det möjligt att identifiera vilka kritiska krav som kan avgöra upphandlingen. Observera att kritiska krav inte är samma sak som de högst viktade kriterierna.  Om man vet att samtliga leverantörer uppfyller ett högt viktat kriterium till samma nivå blir detta kriterium inte kritiskt. Ett kriterium är kritiskt endast om det både är viktigt och utslagsgivande.

Detta förfarande innebär att upphandlaren strategiskt sett överväger frågorna enligt figuren nedan för att välja bästa anbud, där en kraftig gallring kan utföras i det första steget. I figuren symboliserar ytorna arbetet, där en smart strategi kan skapa en upphandling som kan genomföras på kort tid, med bra resultat och till en låg kostnad. Detta angreppssätt är också synnerligen lämpat då upphandlingen avser ramavtal.

En förutsättning för en bra strategi vid selektering är att köparen

• verkligen kan marknaden och dess aktörer
• kan förutse utfallet för de obligatoriska kraven och urvalskriterierna för leverantörerna
• kan identifiera de kritiska kraven.

Exempel: Selekteringsstrategi 

Upphandlingen avser tjänster för IT-drift för 100 anställda med ett helhetsåtagande inom områdena persondatorer, skrivare, kommunikation, servrar, datalagring, säkerhetskopiering och ”på-plats-personal”. Köparen vet att det finns olika typer av leverantörer (med olika leverantörsprofiler) som kan vara intresserade av uppdraget. Till saken hör att detta är komplicerade uppdrag som kräver mångårig praktisk erfarenhet av liknande uppdrag. Av de leverantörsprofiler man identifierat är typ L1 den intressanta och den man vill selektera:

L1. Leverantörer som har erfarenhet av att utföra denna typ av uppdrag för samma storlek av kunder.

L2. Leverantörer som har erfarenhet av att utföra denna typ av uppdrag för stora kunder.

L3 Leverantörer som har erfarenhet av delar men inte samtliga av dessa områden, men som vill expandera till nya områden.

L4. Leverantörer som har teoretisk erfarenhet av dessa områden utan att ha praktisk erfarenhet.

Orsakerna till att typ L1 föredras är följande: Typ L2-leverantörer är vanligen inte intresserade av små kunder samt har ”stora fabriker” som ger för dyra lösningar åt små kunder. Typ L3-leverantörer vill expandera, men är inte önskvärda då de saknar erfarenheten. Typ L4-leverantörer är ofta konsultbolag som visserligen har konsulter med mycket hög teoretisk kompetens inom området, dock saknas praktisk erfarenhet.

Strategin vid selekteringen är att välja leverantörer av typ L1. Urvalet utförs genom selektering av ”teknisk förmåga och erfarenhet”, där beviset är referensuppdrag som visar på att leverantörerna har önskvärd förmåga och erfarenhet.

Vid selektering reduceras antalet leverantörer på följande sätt:

A. Genom att utesluta de leverantörer som inte uppfyller kvalifikationskraven (obligatoriska krav).

B. Genom att reducera antalet leverantörer ner till angivet antal leverantörer med hjälp av urvalskriterier.

I steg A går samtliga leverantörer vidare som uppfyller kvalifikationskraven.

Steg B innebär att kravnivån justeras upp så att rätt antal leverantörer kvarstår, förutsatt att de klarat kvalificeringskraven (enligt steg A). Antalet ska inte vara högre än det maximala antal som angivits i upphandlingens underlag. Detta utförs i regel genom att mäta kravuppfyllelse för ett eller flera urvalskriterier. Vanligen används ett poängsystem som mäter vad leverantörerna klarar. De leverantörer, motsvarande maximalt angivet antal leverantörer, som har bäst poäng enligt poängsystemet bjuds in att lämna anbud. Om till exempel 5 leverantörer ska bjudas in, bjuds de fem leverantörer som har bäst poäng enligt poängsystemet in att lämna anbud.

Att använda reducering av antalet leverantörer enligt steg B är en mycket effektiv metod inom upphandling. Regelverket är dock restriktivt avseende vilka urvalskriterier som får användas, vilket inte avhandlas i denna artikelserie. Vidare är rättspraxis för selekteringsprocessen något osäker. Troligen gäller analogi med utvärderingar vid tilldelningen.

Metodmässigt sett kan upphandlaren använda följande upplägg vid selektering:

1. Precisera den profil (”leverantörsprofil”) du önskar på leverantörerna som ska selekteras.
2. Undersök om du kan hitta ett sätt att använda kvalifikationskrav eller urvalskriterier för att välja leverantörer med den önskade profilen.
3. Formulera obligatoriska kvalificeringskrav och de urvalskriterier du ska använda. Observera att avvägningen mellan obligatoriska kvalificeringskrav och urvalskriterier är viktig.
4. Ange det maximala antal du vill bjuda in. Regelverket tillåter fem leverantörer som lägsta antal.
5. Beskriv selekteringsmodellen i underlaget med tillräcklig transparens.

Exempel: Selektering vid konsultupphandling
I en konsultupphandling vill man träffa ramavtal med konsultbolag som har erfarenhet av ekonomisystem i allmänhet, och särskilt statliga ekonomisystem.

Genom att utvärdera vid selektering kan man göra ett urval av bolag med erfarenhet av statliga ekonomisystem, genom att bedöma leverantörens tekniska förmåga och erfarenhet. Som bevis används vanligen referensuppdrag. Referensuppdragen ska visa att leverantören har önskad erfarenhet baserad på tidigare uppdrag inom området och att leverantören därmed är lämplig (har förmågan).

Selekteringskriteriet som används heter ”erfarenhet statliga ekonomisystem” och har följande värderingsgrund:

Referensuppdragen ska styrka utförda uppdrag inom rätt område, inte med vilken kvalitet de utförts. Det senare får inte användas i detta skede av upphandlingen.

I exemplet tillåts tre referensuppdrag som styrker detta. I exemplet godkänns att två eller tre referensuppdrag lämnas in med ansökan. Upphandlaren väljer de två bästa referensuppdragen och tilldelar poäng för varje referensuppdrag. Resultatet vid selekteringen är medelvärdet av de två bästa referensuppdragen, det vill säga en poäng på poängskalan 0–3. Denna poäng bestämmer vilka fem leverantörer som bjuds in att lämna anbud.

Exempel: Selektering vid upphandling av tjänster inom IT-drift
I en upphandling av tjänster inom IT-drift vill man ha leverantörer som är lämpliga för att leverera efterfrågade tjänster. Endast leverantörer som kan visa på denna lämplighet baserat på mångårig erfarenhet är aktuella. Tjänster inom IT-drift är ett komplicerat område. Erfarenhet kan endast skapas genom mångåriga leveranser av efterfrågade tjänster. Vid en selektering kan man göra ett urval av leverantörer med hög erfarenhet att leverera efterfrågade tjänster. Som bevis för den erfarenheten/förmågan används referensuppdrag.

För referensuppdragen definieras ett antal urvalskriterier som referensuppdragen poängsätts mot. Observera att poängsättningen inte avser kvaliteten på levererade tjänster, utan förekomsten av leverans för de efterfrågade tjänsterna. Urvalskriterierna motsvarar de tjänsteområden som efterfrågas:

A. tjänster för samverkan med köparens organisation
B. tjänster för servrar
C. tjänster för kommunikation
D. tjänster för persondatorer och telefoner.

Vid utvärdering av referensuppdragen används följande värderingsgrund, poängskalor, viktning och resultatberäkning:

Utvärderingen utförs relativt genom att tjänsterna i referens-uppdragen ställs mot varandra.

Kriterierna A, B, C och D viktas lika.

Resultat = (poäng område A + poäng område B + poäng område C + poäng område D) / 4