Viljan, resurser och kanelbullemetoden

Behovet av att få svar på både stora och vardagliga frågor är enormt. Jag heter Camilla Alfredsson, arbetar som tillförordnad inköpschef i Helsingborgs stad och har varit med i uppbyggnaden av hållbar upphandling i Helsingborg.

När jag fick frågan om att regelbundet skriva här tänkte jag att det kan vara ett ypperligt tillfälle att även få höra om era tankar, arbete, erfarenheter och lärdomar om hållbar upphandling. Hoppas ni vill vara med! Jag börjar vår diskussion med att berätta hur det startade i Helsingborg. Som jag ser det finns det tre delar som behöver vara på plats: viljan, resurser och tillit.

Viljan
För sisådär nio, tio år sedan pratade vi ofta om vikten av att ställa miljökrav i upphandlingar. Stadens upphandlingspolicy var tydlig – hållbarhet är en viktig del i stadens upphandlingar.

Då var den centrala upphandlingsenheten under uppbyggnad, upphandlingschefen Henrik Karlsson var alldeles ny på posten. Jag var chef för miljöstrategiska avdelningen på miljöförvaltningen och vi träffades då och då över en lunch för att klura ut hur det här skulle gå till. Viljan fanns!

En gammal anteckning påminner om att vi beslutade att miljöstrategerna skulle avvara 80 timmar på ett år för att ställa miljökrav i upphandlingar. I dag småler jag åt vår naivitet, men vi hade i alla fall viljan.

Vi upptäckte ganska snart att vår miljöstrategiska hjälp var alldeles för liten i omfattning. Och när vi väl gav hjälp så blev det alldeles för mycket. Som den gången när vi föreslog fyra A4-sidor med fordonskrav i en mindre upphandling.

Ja, för oss miljöstrateger var ju allt viktigt! (I dag använder vi metoden Kill your darlings för att prioritera). Det gick några månader innan vi insåg att det inte fungerade – vi hade inte rätt kompetens och vi hade inte tid.

Resurser
Med den insikten i bagaget blev det nya och många möten med olika personer: politiker centralt och i miljönämnden, högre chefer, upphandlare och miljöstrateger. Vi pratade om behov av stöd till upphandlarna, komplexiteten att välja ut miljökrav, vikten av att ha resurser för att följa upp ställda krav, att vara lyhörda för var olika branscher befann sig i utvecklingen och så vidare.

Det tog oss ungefär 1-1,5 år att få fram medel att projektanställa en miljöstrateg på miljöförvaltningen i två år med fokus på miljökrav i upphandlingar. Det är lätt att glömma bort det ibland rätt jobbiga lobbyarbete som gjordes under de där åren.

Det är många personer, både politiker och tjänstemän, som har bidragit till att staden i dag har två hållbarhetsstrateger anställda på inköpsenheten.

Kanelbullemetoden – eller så skapar du tillit
Viljan, check! Resurser, check! Nu var det bara samverkan kvar. Samverkan är lätt att säga, men svårt att få till. Ingen säger att de vill jobba i stuprör, och ändå gör vi det gång på gång.

Vi har alla fullt upp i vår vardag, möten, mejl, deadlines, snabba ryck, akuta saker som ska lösas och mitt i allt detta ska du samarbeta med någon som brinner för helt andra frågor än du själv.

Tänk dig att du får i uppgift att implementera det kulturpolitiska programmet på din arbetsplats tillsammans med någon som du inte känner. Hur ska du hinna med det? En arbetsuppgift till?

Det enkla tipset för bra samverkan är att lära känna varandra. Lyssna för att förstå, i stället för att lyssna och vänta på att få säga din åsikt. Med inblick och förståelse för varandras vardag skapas ett samtalsklimat där kluriga frågor och trassliga problem kan diskuteras, stötas och blötas utan att någon känner sig förbisedd eller trampad på tårna.

Använd kanelbullemetoden – fika tillsammans!  Så småningom kommer upphandlare att prata om ftalatfritt och miljöstrateger om utvärderingsmodeller. Som chef är det ytterst värdefullt att ha en grupp medarbetare som har olika kompetenser och tillit  till varandra. Där skapas kreativa lösningar.

Så här långt kommet har ni viljan (styrdokument och ledarskap), resurser (kompetens och tid) och tillit till varandra (relationer). Det är bara att börja! Testa, lär och gör! Mer om det och Kill your darlings i nästa krönika. Till dess – lev väl!

PS skriv gärna en rad om dina funderingar om hållbar upphandling. Min mejl är fornamn.efternamn@helsingborg.se

Camilla Alfredsson
Tf inköpschef Helsingborgs stad