Vallentuna hade rätt att förkasta

Efter många slingriga turer har Vallentuna kommun lyckats upphandla ramavtal för el- och telefonientreprenörstjänster.

Hösten 2020 annonserades upphandlingen första gången. Den ansvarige upphandlaren Sebastian Fjäll och hans kollegor tyckte då att flera av anbuden innehöll priser som var onormalt låga, vissa under 300 kronor per timme.

– Men eftersom även material, med påslag, ingick i upphandlingen valde vi att anta de lägsta anbuden även om vi var tveksamma, säger han.

Vid den föregående upphandlingen 2016 var det fortfarande tillåtet att använda golvpriser, och då angavs 435 kronor i timmen, påpekar Sebastian Fjäll.  

Tilldelningen blev överprövad av leverantörer som reagerade på de låga priserna, men även på grund av att Vallentuna kommun missat att ange ett takvärde för ramavtalet. 

– Det gav oss grund att avbryta upphandlingen vilket kändes bra, säger Sebastian Fjäll. 

Nu var frågan hur man skulle utforma förfrågningsunderlaget denna gång. För att få ett mer transparent upplägg, med timpriserna i fokus, valde man att lyfta ur materialdelen.

– Vi kom på att vi kunde hänvisa till vårt avtal med allmännyttans inköpsfunktion HBV. Därmed blev det samma inköpspriser för alla leverantörer, stora som små, säger Sebastian Fjäll.

När den nya upphandlingen annonserades i början av 2021 räknade man därför med att timpriserna skulle vara högre, eftersom leverantörerna inte kunde kompensera sig genom materialpåslag. Så blev det emellertid inte.

Av de nio anbud som kom in var de tre lägsta exakt desamma som i förra vändan och uppseendeväckande låga: 289, 349 respektive 394 kronor.

Sebastian Fjäll överlade med sina kolleger och pratade med branschorganisationer och kom fram till att det var något som inte stämde. Timpenningen borde ligga på minst 450 om företagen samtidigt ska tjäna något på uppdraget.

 – Vi pratar om behöriga elektriker med yrkesbevis, som det är brist på i Stockholm. Företagen har omkostnader för försäkringar, löner, verktyg. Det blir svårt att gå runt med så låga timpriser. Vi såg en risk att de i stället skulle fakturera onödigt många timmar. 

Kommunen begärde därför in förklaringar från de tre leverantörerna på hur de räknat. 

– Förklaringarna som kom var för allmänt hållna enligt oss. Vi gjorde också egna beräkningar och pratade på nytt med branschorganisationer.

Kommunen valde då att ta beslutet att förkasta de tre lägsta anbuden och i stället anta tre andra leverantörer som offererat 474, 515 respektive 550 kronor per timme.  

Ett beslut som ledde till begäran om överprövning.

– Vi fick vänta i nio månader innan domarna från Förvaltningsrätten i Stockholm kom. Det var rejält pirrigt när jag samlade mina kollegor på Teams för att öppna dem tillsammans.

Desto större blev glädjen när förvaltningsrätten gav Vallentuna kommun rätt och nekade överprövning:  Bolagen hade inte presenterat en utredning som tillräckligt förklarade den ifrågasatta prissättningen. 

Förvaltningsrätten skriver också att det faktum att kommunen haft en uppfattning om vid vilken nivå ett anbud kan anses vara onormalt lågt inte innebär att man satt ett golvpris.

Det kan inte heller anses strida mot transparensprincipen att kommunen gjort en beräkning av vad som borde utgöra ett rimligt timpris, utan att beskriva denna i upphandlingsdokumenten, eftersom denna endast använts som ett verktyg för kommunen att bedöma anbuden, enligt domstolen.

– En superlättnad att vi fick rätt, konstaterar Sebastian Fjäll.