Vad består den goda affären av?

Stat, kommun och landsting lyder alla under LOU och driver verksamhet som är allt annat än enkel. En kommun gör allt från att fälla träd, gräva avlopp, laga mat och förrätta vigslar till att bedriva vård, skola och omsorg. Organisationernas verksamhet regleras i lag och av beslut fattade av folkvalda politiker. Tjänstemännens uppgift är att bedriva verksamheten i enlighet med lagar och politiska beslut. Våra tjänstemän runt om i landet är den exekutiva delen av demokratin. Det är så vårt samhälle fungerar.

En verksamhetschefs uppgift är att styra sin egen organisation så att uppdraget uppfylls med den budget som står till förfogande. Det är ingen lätt uppgift. Verksamhetens budget upplevs ofta vara i underkant i förhållande till uppdraget. Mer eller mindre kontroversiella prioriteringar måste därför ständigt göras. Det är svårt. Det goda samhället uppstår när vi gemensamt agerar så att uppdraget uppfylls. Det är bara då våra organisationer och förvaltningar fungerar på det sätt vi kommit överens om i demokratisk ordning.

Verksamhetsuppdraget är därför helt centralt, ur flera perspektiv. Syftet med alla upphandlingar är att genomföra uppdraget. Det behövs mat, bilar, konsulter, möbler och en hel uppsjö av andra varor och tjänster.

Varierar kvalitetskraven med priset riskerar vi att få en vara eller tjänst med begränsat värde för verksamheten eller att betala mer än vad som behövs.En upphandlare har därför två huvuduppgifter: Att förse verksamheten med varor och tjänster som är anpassade till uppdraget och att göra det inom budget (eller ännu bättre under budgettaket). Att hantera skattemedel varsamt är därför minst lika viktigt som kvalitet.

En upphandlare måste alltså förhålla sig till både pris och kvalitet. Pris och kvalitet är egentligen dåligt valda ord. De leder tanken fel. I stället för pris och kvalitet borde vi tala om kostnad och värde.

Ett produktivt sätt att förhålla sig till dessa storheter är följande:

• Kostnad är kopplat till vår förmåga att hålla budget och påverkar hur bra vi lyckas förvalta medborgarnas pengar.
• Värde är kopplat till nyttan av varan/tjänsten med utgångspunkt i uppdraget.

Det ingår i en upphandlares uppdrag att hålla budget genom att hantera skattemedel varsamt. Lägre kostnad är alltså av högre kvalitet än en hög kostnad. Den andra storheten – värde – måste vara så bra att den framgångsrikt förverkligar verksamhetsuppdraget. Hela idén med att dela in pris och kvalitet i två olika kategorier måste därför ifrågasättas.

Man kan säga att den kostnad en upphandling genererar är ett mått på hur skicklig affärsman upphandlaren är. Uppnått värde är ett mått på hur duktig upphandlaren är på att analysera verksamhetens behov och på att uttrycka detta i underlaget.

Det finns inga gratisluncher. Det finns inte någon outsinlig pengakälla. Kostnaden är en kvalitetsegenskap som är minst lika viktig som ett anbuds värde.

I själva verket är kostnad och värde samma sak. De är två sidor av samma mynt. Kostnad och värde – eller, pris och kvalitet om man så vill – är en samverkande funktion. Du kan inte få det ena utan det andra. Det finns heller ingen utvärderingsmodell som upphäver detta samband.

Man måste inse att funktionen kostnad/värde är en grundläggande funktion. Den står i centrum i alla länder som tillämpar marknadsekonomi. Om det ekonomiska systemet fungerar kan man aldrig få ett större värde än det man betalar för, oavsett utvärderingsmodell. Vi måste därför veta vad vi vill köpa. Det är inget vi kan utvärdera oss fram till efter anbudsöppning. Behovet av kvalitet måste därför vara preciserat och stå i underlaget.

Kostnad och värde är två sidor av samma mynt. Du kan inte få det ena utan det andra. Ingen utvärderingsmodell upphäver detta samband.Om kvalitetskraven ligger på fel nivå – eller om dom tillåts variera beroende av kostnad – riskerar vi två saker. Antingen får vi en vara eller tjänst med begränsat värde för verksamheten eller så riskerar vi att anta ett anbud med överkvalitet. I det senare fallet lider verksamheten dubbel skada. Dels får vi en högre kostnad utan att nödvändigtvis ha nytta av det vi betalar för. Dels missar vi möjligheten att använda dessa pengar till något annat som också är angeläget för verksamheten.

Det här är egentligen självklart. I samband med att underlaget skapas kan inte bristande kunskap om hur bra något måste vara för att vara tillräckligt bra ersättas av utvärdering efter sista anbudsdag.

Anbudets kostnad och värde är bägge kopplade till hur framgångsrik en upphandlare är i sin yrkesutövning. Därför utgör priset också ett kvalitetskriterium. Det är oundvikligt.

Olika anbud kan ha olika kostnad för att uppfylla de verksamhetskrav som upphandlas. Av alla anbud som uppfyller våra krav är det anbudet med lägst kostnad som är bäst. Härav följer: Det finns bara en definition på det som brukar kallas ”den goda affären”. Den lyder:

Den goda affären består av varor och tjänster med tillräckligt högt värde till den lägsta kostnaden.

Jag menar att det är svårt att hitta en bättre definition av begreppet ”den goda affären”. Om vi har flera anbud som vi – med vår kunskap om det egna verksamhetsbehovet – bedömer som tillräckligt bra, då måste det anbud vara bäst som har lägst kostnad. Det är bara då vi har en metod som förhåller sig till både kostnad och värde.

Håller vi med om det inser vi snart att de vanligast förekommande utvärderingsmodellerna är felaktiga. Felaktiga i så mening att alla kvalificerade anbud kan vinna beroende av anbudets förhållande mellan kostnad och värde.

Anta att man har ett utvärderingskriterium som har tre olika utfall där successivt stigande mervärde tillåter successivt stigande kostnad. När vi tar in modellen i upphandlingen blir kostnaden en funktion av mervärdet. Jag menar att det är motsägelsefullt då alla utfall av mervärden måste vara tillräckligt bra med utgångspunkt i verksamhetsbehovet. Mervärdet är dessutom något man betalar för. Är inte ett lågt pris bättre för både skattebetalare och myndighet än ett högre pris?

Denna metod utvärderar således något annat än ”tillräckligt bra till lägst pris”. Istället för att utvärdera anbudets värde kopplat till verksamhetens behov och anta anbudet med lägst kostnad, tillåts både kostnad och värde variera i en matematisk funktion. Denna funktion saknar koppling till verksamhetsuppdraget. Det bli vad det blir med andra ord.

Det är därför hög tid att viktiga begrepp – som inte är nämnda i LOU – får sin definition. Vi måste börja prata om vad den goda affären består av. Vi måste föra en diskussion om vilka metoder vi ska använda och motivera varför.

Jag hävdar att det är tillräckligt bra till lägst pris som är den Goda Affären! Jag menar också att det saknas både vägledning, metodbeskrivningar och utvärderingsmodeller för denna typ av affärer.