I början av min upphandlarkarriär blev jag ombedd att hjälpa till i en upphandlad utförandeentreprenad på en skola. Entreprenören hade bett om mer tid på grund av den ifrågasatta kontraktstidens längd som sådan samt likställt ÄTA-arbete.
Min egen organisation ville inledningsvis inte medge tidsförlängningen och skälet var att arbetet behövde utföras på sommarlovet för det var den tid man hade till förfogande. Efter att gett några av de upplysningar, som följer av denna och nästa expertkommentar, insåg organisationen att vi var tvungna att medge den begärda tidsförlängningen.
Det är nämligen så att det både inför och under en entreprenadupphandling finns ett antal tidsrelaterade frågor som inte bara är affärsmässigt viktiga utan reglerade i tvingande lagstiftning och därför alltid måste beaktas.
Någon uttömmande redovisning av upphandlingsrättens olika tidsfrister kommer inte att ges utan jag får här hänvisa till Upphandlingsmyndighetens sammanställning.
Upphandlingen
Tidspressen är många gånger det första problemet man som entreprenadupphandlare stöter på. Ett projekt som dragits i långbänk ska helt plötsligt bli verklighet. Då förväntas det att upphandlingen ska genomföras skyndsamt och utan risk för överprövning.
Den upphandlande myndigheten bör därför engagera upphandlaren tidigare i processen så att underlaget hinner granskas i tid så att villkor och krav är kvalitetssäkrade inför annonsering.
Anbudstidens längd
För vissa direktivstyrda upphandlingar gäller olika minimitider men dessa är just minimitider. Huvudregeln, oavsett upphandlingsförfarande, är alltjämt att anbudstiden ska vara skälig med hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid anbudsarbetet förväntas tas.
Dessutom ska även anbudsgivares behov av platsbesök beaktas. AB 04/ABT 06 förutsätter att entreprenören inför anbudet skaffat sig ”kännedom om arbetsområdet” varför platsbesök i princip alltid behöver beaktas i entreprenadupphandlingar. Med tanke på upphandlingssekretessen kan endast en anbudsgivare i taget bli visad arbetsområdet.
Trots detta är det mer regel än undantag att anbudstiderna är satta enligt minimitiderna och vid ifrågasättande om detta hänvisas anbudsgivarna till att berörd verksamhet har bråttom. Förståelsen för anbudsgivarnas tidsbehov lyser många gånger med sin frånvaro.
Genom att förhandsannonsera upphandlingen kan anbudstiden förvisso hållas nere eftersom minimitiden då är kortare. Det innebär emellertid inte att anbudstiden alltid kan förkortas i entreprenadupphandlingar.
Särskilt entreprenader med fast pris (och i synnerhet totalentreprenader med sådan ersättningsform) kräver omfattande kalkylarbete, riskbedömningar, platsbesök och upphandling av underentreprenörer för att få fram konkurrenskraftigt men hållbart anbudspris. Därtill kommer arbetet med att sammanställa de uppgifter och bevis som begärs in med anbudet.
Ett sätt att minska belastningen med det sistnämnda kan vara att begära in uppgifterna i efterhand. På så vis behöver inte anbudsgivarna lägga tid på denna del vilket motiverar något kortare anbudstid. Även om sådant arbetssätt kräver några extra dagar för inhämtandet men minskar risken betydligt för onödiga överprövningar (vilka i sig kan försena projekt med månader och ibland med år).
Frågor och kompletteringar
Möjligheten att inom viss tid före sista anbudsdag ställa frågor är mycket vanlig. Svaren ska lämnas senast sex dagar för sista anbudsdag (fyra dagar vid påskyndat förfarande) om frågan ställts ”i god tid”.
Liknande skyldighet finns inte om myndigheten på eget initiativ lämnar upplysningar så länge dessa inte innebär ”väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten”. I sådana fall, liksom om svar lämnas senare än sexdagarsfristen, föreligger skyldighet att förlänga anbudstiden med den tid som är påkallad enligt huvudregeln. Den här regeln framstår som lite märklig eftersom det givetvis kan finnas svar som inte påkallar någon förlängning alls.
Det är tyvärr vanligt att upphandlande myndigheter väntar till efter sista dag för frågor med att, kort inpå sista anbudsdag, besvara samtliga frågor. Eftersom svaren inte alltid bringar önskad klarhet och därför leder till följdfrågor är det bättre att besvara dem löpande. Särskilt då HFD:s (tvivelaktiga) kinderäggsdomar gjort det än viktigare att anbudsgivare i god tid får svar på både frågor och följdfrågor avseende oklarheter i upphandlingen.
Här vill jag samtidigt ge alla anbudsgivare som väntar med att läsa hela förfrågningsunderlaget ordentligt och som ställer ett batteri av frågor i sista sekund en rejäl åthutning. Ska upphandlingsklimatet ändras mot det bättre behöver även anbudsgivarsidan dra sitt strå till stacken!
Tilldelning och avtalsspärr
Arbetet mellan anbudsöppning och tilldelning ska givetvis ta den tid som är erforderlig för korrekt hantering. Många företag i byggbranschen behöver löpande planera sina projekt med viss framförhållning varför arbetet före tilldelning inte heller bör dra ut på tiden i onödan.
Om tilldelningsbeslut ska tas i politisk nämnd eller beslutet kommer dröja av andra skäl kan det vara lämpligt att för god ordnings skull upplysa om detta i upphandlingen.
Om man misstänker risk för missnöjda och överprövningsbenägna anbudsgivare bör den avtalsspärr som ska löpa efter tilldelning anges till längre tid än lagstadgade tio dagar. På så vis hinner man ta dialogen och förhoppningsvis stävja en långdragen överprövning (eller kanske inse ett begånget misstag och vidta lämplig åtgärd).
…och sist men inte minst, glöm inte att efterannonsera tilldelningen senast 30 dagar efter avtalets ingående.
Jakob Waldersten
jakob@wkab.nu
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer