Stockholm rullar ut kategoristyrning

Allt fler verksamheter går över till kategoristyrda inköp där man fokuserar på att göra strategiska inköp, hantera marknaden och driva förändring. Kundfokus och tvärfunktionella team är viktiga delar i arbetssättet.

I maj klubbade regionfullmäktige i Region Stockholm en plan för att införa en helt kategoristyrd inköpsorganisation. Något som beskrivs som Sveriges hittills största offentliga förändring inom kategoristyrning. 

Avdelningen för strategiskt inköp vid regionledningskontoret har i uppdrag att realisera etableringen av kategoriorganisationen, men även se till att hålla ihop helheten över tid.

Hittills har 24 kategorier identifierats som alla ska sjösättas under 2020. Varje kategori har en ansvarig nämnd som samordnar hela regionens inköp inom respektive kategori.

– Vi har tittat på var tjänsterna användas och var kompetensen finns och byggt ansvarsfördelningen utifrån det, säger regionfinansrådet Iréne Svenonius, M.

Först ut, med start i maj, är kategorierna finansiella tjänster, it-teknisk plattform, resor, kontor, lokalvård, outsourcing facility management, energi, personbilar och fleet management.

I november läggs ytterligare 15 kategorier till, bland annat stora områden som läkemedel och läkemedelsrelaterade tjänster.

Sammantaget motsvarar dessa 24 kategorier ungefär en fjärdedel av antalet potentiella kategorier, men i omsättning något mindre. Flera stora kategorier, exempelvis sjukvårdsmaterial, införs först 2021.

Iréne Svenonius ser stora fördelar med förändringen.

– Det nya arbetssättet ger oss ökad kunskap om marknaden och om produkterna. Vi kan göra bättre kravställningar och avtalsuppföljningar och får lägre priser. Men vi får också bättre möjligheter att arbeta framåt, med innovationsprocessen.

Det ekonomiska målet är förhållandevis lågt satt:

– Förändringen kommer att fokusera på att åstadkomma besparingar om minst 5 procent per inköpskategori inom tre år.

Förändringen betyder att regionens upphandlare kommer att arbeta mer i team med andra kompetenser som ekonomi och juridik ­– men också närmare representanter från verksamheterna.

– Det blir ett bredare och roligare uppdrag där vi tillsammans kan dra lärdomar om hur vi kan bli bättre. Nu bygger vi upp forum för erfarenhetsutbyte, både digitala och fysiska.

Målet är även ökad kvalitet i inköpsprocesserna, exempelvis genom fokus på hållbarhet och större inslag av innovation, vilket realiseras genom bättre analytiska verktyg samt bättre samspel internt och med leverantörerna.

Hade leveranserna av skyddsmaterial under pandemin fungerat bättre med kategoristyrning?

– Nej, det tror jag inte. Bekymret är att vi inte kunnat få beställda leveranser från andra länder när gränserna är stängda, säger Iréne Svenonius.

Samtidigt ser hon att ett mer innovativt arbetssätt kan ge fördelar om något liknande skulle uppstå igen.

– Med bättre kunskaper om möjliga leverantörer kan vi få fler att börja producera det vi är intresserade av.

Hon konstaterar också att många upphandlande myndigheter agerat annorlunda nu under covid-19-panedmin.

– Innan corona hade vi sannolikt förlorat i domstol om vi krävt att viss produktion ska ske i Sverige, för att leva upp till kravet på leveranstider. Det ska bli väldigt intressant att se om Sverige och EU gör förändringar i lagstiftningen eller i dess tolkningar efter pandemin, säger Iréne Svenonius.