Ställ frågor som är lätta att förstå

Det viktigaste med att ställa frågor är att snabbt få köparen att förstå att det enda skälet till att man ställer frågor är att man vill lämna ett så bra och lättbegripligt anbud som möjligt.

Lyckas man med det är mycket vunnet, då är det lättare att få köparen att anstränga sig att försöka förstå hur de ska ge ett så tydligt svar som möjligt.
Det kan ni t.ex. göra genom att förklara konsekvenserna av om ni inte får ett svar. Ex: ”Med nuvarande formulering i krav 2.5. så kan utvärderingskriterierna utnyttjas så att en produkt som inte är godkänd på marknaden ändå får högsta poäng”.

En sådan förklaring kan ni skicka separat, den behöver inte komma med i själva frågan. Det ska bara vara till hjälp, som en instruktion. Allt ni vill kommunicera behöver alltså inte ligga i själva frågan.

 Men, när ni ändå håller på, varför låta köparen anstränga sig, de har ju redan lagt ner en massa jobb på att göra förfrågningsunderlaget. Nu är det väl er tur att jobba lite?

Jag skriver detta halvt på skämt, halvt på allvar. Det perfekta förfrågningsunderlaget finns inte, lika lite som det perfekta anbudet: Det uppstår alltid missar och otydligheter, hur mycket man än tycker att man har kvalitetssäkrat sitt förfrågningsunderlag, det kan jag själv skriva under på.

För att ytterligare öka chanserna att få (bra) svar så bör man dessutom förklara varför man ställer frågan, sätta problemet i ett sammanhang.

Exempel: ”Skälet till att frågan ställs är att marknaden normalt styrs av råvarupriset på X/dollarkursen/tillgången till examinerade Y… etcetera vilket gör att priserna/tillgången är svåra att förutse om 1-2 år. Att begära fast pris för en så lång period riskerar att bli onödigt dyrt för er som köpare. Alternativa lösningar är att ni återförsäkrar er eller väljer rörligt pris, alternativt fast pris över en kortare period. Då får ni ner totalpriset. Om skälet till att ni konkurrensutsätter är att få bra villkor så rekommenderar vi alltså att ni använder andra typer av villkor. ”

Vissa upphandlande enheter, ett fåtal men jag lyfter gärna fram SL som gott exempel, uppmanar leverantörerna att göra just detta, att förklara varför frågan ställs. Så här lyder instruktionen för ställande av frågor i upphandlingar: ”Skicka in frågan så kontaktar vi er för att reda ut varför frågan ställs, vad är problemet?”

Detta är modigt och förenklande för alla parter. Det är inte något hinder mot likabehandlingsprincipen eftersom den i första hand styr var köparen får informera anbudsgivarna om. Anbudsgivarna får skicka in hur mycket information de vill och kan, så länge det hjälper köparen att skapa ett tydligt förfrågningsunderlag.

Sen är det en annan sak att man bara kan utvärdera det som efterfrågats.

Ett enkelt tips är att ni skickar in frågorna tidigt i processen om ni har en ambition att hjälpa köparen att lyckas bättre. Det är vanligt att företag skickat in frågor så sent som möjligt i processen för att lägga krokben för konkurrenterna.

En sådan taktik kan fungera, men tänk först på vem som förlorar mest på det. Om det är köparen som förlorar mest på det så är risken stor att de avbryter och gör om upphandlingen i stället. Det kan i sin tur öka risken att någon annan vinner nästa gång.

Om köparen kan göra en bättre affär med hjälp av er fråga så skicka in den tidigt, normalt vinner alla på det.