Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Skapa utrymme för förhandling

ExpertkommentarSpelplanen för förhandlingar påminner ibland om ett parti schack där det gäller att vara många steg före motparten, skriver Inköpsrådets expert Petra Rantzow. Viktigast är att förstå vad som inte är förhandlingsbart.

| 2021-10-05
Petra Rantzow är en av Inköpsrådets experter.

För att vara framgångsrik med förhandlingar så är det oerhört viktigt att definiera spelplanen. Många gånger påminner det om ett parti schack där det gäller att mentalt vara många steg före i processen än motparten.

Men en förhandling är sällan ett enskilt moment utan det är många gånger en uttömmande dialog för att ta reda på motpartens intresse, spelbrickor och mål. Det viktigaste är att förstå vad som inte är förhandlingsbart, och bestämma sig för om ni med de förutsättningarna kan mötas överhuvudtaget.

Jag ser förhandling som en process, där vi undersöker och tillgodoser egna och andras behov. Processen kan vara effektiv eller mycket utdragen. Och rollerna i förhandlingen kan ta många olika uttryck.

Inom offentlig sektor tenderar vi att lägga mycket fokus på obligatoriska krav vilket begränsar möjligheten att förhandla, då dessa inte är förhandlingsbara.

För att använda möjligheten till förhandling så är det viktigt att sortera ut vad som är viktigt för att få rätt leverantör och vad som är viktigt under avtalstid. Alldeles för ofta blandas detta samman i en stor bunke obligatoriska krav i upphandlingsfasen.

På ett överskådligt plan finns det tre faser: förfas, upphandling och avtal. Dessa faser har olika tidsrymder och olika utmaningar. Jag funderar ofta på varför upphandlande myndigheter lägger mest krut på upphandlingsfasen vad gäller resurstilldelning då den egentligen sker, i förhållande till andra faser, en kort period och det är inte där affären utvecklas.

Upphandlande myndigheter har ökat sitt intresse för att utforska i förfasen. Det är tillåtet att prata med marknaden, både med företag och andra intressenter. Redan i denna fas utforskas förhandlingsutrymmet.

Upphandlingen syftar till att få rätt leverantör. Avtalet syftar till att få leverantören att agera rätt i relation till köparen för att nå gemensamma mål. Avtalet lever i många fler år än själva upphandlingsfasen utförs.

Vad kan då förhandlas i upphandlingsfasen? Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.

Det är fullt möjligt att exempelvis ha enbart obligatoriska krav och förhandla om pris men det gör också att köparen är fastlåst i att inte kunna förändra eventuellt kostnadsdrivande krav eller krav som försämrar kvaliteten.

Det kan också innebära att den valda leverantören under avtalstid motvilligt levererar enligt kraven. En motvillighet skapar definitivt inte en bra grund för ett värdefullt samarbete där det måste vara möjligt att ge och ta.

För att sortera tankarna brukar jag tänka att det finns tre områden att jobba med – lösningen vid avtalsstart, pris och utvecklingspotentialen under avtalstid.

Lösningen vid avtalsstart ska vara tillräckligt bra, priset ska vara i relation (eller lägre) till lösningen. Konkurrens skapar förutsättningar att få rätt pris.

Om priset är för lågt vid avtalsstart kommer relationen till leverantören att påverkas om avtalet inte kan påverka prissättningen.

Detsamma gäller om priset är för högt. Utvecklingspotentialen är det mest centrala – den avgörs helt av behovet hos upphandlande myndighet och typen av produkt (vara/tjänst) som upphandlas.

Genom att dimensionera upphandlingen så att förhandling är möjligt och kan ge effekt så skapas förutsättningar för att komma överens en lösning som överensstämmer med behovet. Och när lösningen är fastställd till ett visst pris kan avtalet dimensioneras för att ge utveckling under tid. Röda fält symboliserar minikrav, gröna fält är förhandlingsbart.

Upphandlande myndigheter behöver dialog med anbudsgivare för att komma överens om bästa upplägget i affären. Det är en relation med två (eller fler) parter som ska fungera tillsammans en längre tid. Den ena är expert på sina behov, den andra är expert på sin lösning.

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: ExpertkommentarFörhandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

En kommentar på “Skapa utrymme för förhandling”

  1. AK skriver:
    2021-10-05 kl. 13:38

    ”Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.”

    Rätta mig om jag har fel. Att förhandla om minimikrav (ska-krav) är givetvis inte möjligt men av egen erfarenhet är tilldelningskriterier (bör-krav) i allra högsta grad det man förhandlar om i en upphandlingsprocesses.

    Vidare skulle jag påstå att ”Spelplanen för förhandlingar påminner ibland om ett parti schack där det gäller att vara många steg före motparten” är helt och hållet felaktigt. Förhandling är i och för sig ett spel i många avseenden men själva syftet handlar om att parterna ska förstå varandras behov och utifrån förhandlingen komma fram till en så pass bra lösning som möjligt för båda parterna.

    Det här med Lösning, Pris och Utveckling är något som låter mycket spännande men jag har svårt att förstå rent praktiskt vad som menas.

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Petra Rantzow

Petra Rantzow har arbetat med inköp och upphandling i mer än 20 inom både privat och offentlig sektor, i dag driver hon ett konsultbolag. Petra brinner för att utveckla både professionen men också processerna samt tillvarata innovation. Hon anlitas ofta som föreläsare.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025