Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Skapa utrymme för förhandling

ExpertkommentarSpelplanen för förhandlingar påminner ibland om ett parti schack där det gäller att vara många steg före motparten, skriver Inköpsrådets expert Petra Rantzow. Viktigast är att förstå vad som inte är förhandlingsbart.

| 2021-10-05
Petra Rantzow är en av Inköpsrådets experter.

För att vara framgångsrik med förhandlingar så är det oerhört viktigt att definiera spelplanen. Många gånger påminner det om ett parti schack där det gäller att mentalt vara många steg före i processen än motparten.

Men en förhandling är sällan ett enskilt moment utan det är många gånger en uttömmande dialog för att ta reda på motpartens intresse, spelbrickor och mål. Det viktigaste är att förstå vad som inte är förhandlingsbart, och bestämma sig för om ni med de förutsättningarna kan mötas överhuvudtaget.

Jag ser förhandling som en process, där vi undersöker och tillgodoser egna och andras behov. Processen kan vara effektiv eller mycket utdragen. Och rollerna i förhandlingen kan ta många olika uttryck.

Inom offentlig sektor tenderar vi att lägga mycket fokus på obligatoriska krav vilket begränsar möjligheten att förhandla, då dessa inte är förhandlingsbara.

För att använda möjligheten till förhandling så är det viktigt att sortera ut vad som är viktigt för att få rätt leverantör och vad som är viktigt under avtalstid. Alldeles för ofta blandas detta samman i en stor bunke obligatoriska krav i upphandlingsfasen.

På ett överskådligt plan finns det tre faser: förfas, upphandling och avtal. Dessa faser har olika tidsrymder och olika utmaningar. Jag funderar ofta på varför upphandlande myndigheter lägger mest krut på upphandlingsfasen vad gäller resurstilldelning då den egentligen sker, i förhållande till andra faser, en kort period och det är inte där affären utvecklas.

Upphandlande myndigheter har ökat sitt intresse för att utforska i förfasen. Det är tillåtet att prata med marknaden, både med företag och andra intressenter. Redan i denna fas utforskas förhandlingsutrymmet.

Upphandlingen syftar till att få rätt leverantör. Avtalet syftar till att få leverantören att agera rätt i relation till köparen för att nå gemensamma mål. Avtalet lever i många fler år än själva upphandlingsfasen utförs.

Vad kan då förhandlas i upphandlingsfasen? Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.

Det är fullt möjligt att exempelvis ha enbart obligatoriska krav och förhandla om pris men det gör också att köparen är fastlåst i att inte kunna förändra eventuellt kostnadsdrivande krav eller krav som försämrar kvaliteten.

Det kan också innebära att den valda leverantören under avtalstid motvilligt levererar enligt kraven. En motvillighet skapar definitivt inte en bra grund för ett värdefullt samarbete där det måste vara möjligt att ge och ta.

För att sortera tankarna brukar jag tänka att det finns tre områden att jobba med – lösningen vid avtalsstart, pris och utvecklingspotentialen under avtalstid.

Lösningen vid avtalsstart ska vara tillräckligt bra, priset ska vara i relation (eller lägre) till lösningen. Konkurrens skapar förutsättningar att få rätt pris.

Om priset är för lågt vid avtalsstart kommer relationen till leverantören att påverkas om avtalet inte kan påverka prissättningen.

Detsamma gäller om priset är för högt. Utvecklingspotentialen är det mest centrala – den avgörs helt av behovet hos upphandlande myndighet och typen av produkt (vara/tjänst) som upphandlas.

Genom att dimensionera upphandlingen så att förhandling är möjligt och kan ge effekt så skapas förutsättningar för att komma överens en lösning som överensstämmer med behovet. Och när lösningen är fastställd till ett visst pris kan avtalet dimensioneras för att ge utveckling under tid. Röda fält symboliserar minikrav, gröna fält är förhandlingsbart.

Upphandlande myndigheter behöver dialog med anbudsgivare för att komma överens om bästa upplägget i affären. Det är en relation med två (eller fler) parter som ska fungera tillsammans en längre tid. Den ena är expert på sina behov, den andra är expert på sin lösning.

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: ExpertkommentarFörhandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

En kommentar på “Skapa utrymme för förhandling”

  1. AK skriver:
    2021-10-05 kl. 13:38

    ”Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.”

    Rätta mig om jag har fel. Att förhandla om minimikrav (ska-krav) är givetvis inte möjligt men av egen erfarenhet är tilldelningskriterier (bör-krav) i allra högsta grad det man förhandlar om i en upphandlingsprocesses.

    Vidare skulle jag påstå att ”Spelplanen för förhandlingar påminner ibland om ett parti schack där det gäller att vara många steg före motparten” är helt och hållet felaktigt. Förhandling är i och för sig ett spel i många avseenden men själva syftet handlar om att parterna ska förstå varandras behov och utifrån förhandlingen komma fram till en så pass bra lösning som möjligt för båda parterna.

    Det här med Lösning, Pris och Utveckling är något som låter mycket spännande men jag har svårt att förstå rent praktiskt vad som menas.

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Petra Rantzow

Petra Rantzow har arbetat med inköp och upphandling i mer än 20 inom både privat och offentlig sektor, i dag driver hon ett konsultbolag. Petra brinner för att utveckla både professionen men också processerna samt tillvarata innovation. Hon anlitas ofta som föreläsare.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025