Ser över hela flödet

-Vid en mätning av grundskolans på fakturor under 1 000 kronor från de fem största avtalslösa leverantörerna där man tidigare gjort köp på stan så minskade dessa med 37 procent. Det tycker vi är en riktigt bra start för ett arbete som vi nu går med vidare med till övriga förvaltningar, säger avtalscontroller Kersti Smith, vars uppdrag är en del av upphandlingsavdelningens arbete med att förändra kommunens beställarorganisation.

Kommunens förvaltningar samt Räddningstjänsten i Karlstadsregionen omfattas av kartläggningen, som bygger på att identifiera styrkor och svagheter i flödet ”från beställning till betalning”. Hur inköp och beställningar görs och av vem analyseras men även fakturor gällande småbelopp.

En viktig del är att uppnå ökad avtalstrohet och efter den genomlysning som genomförts under 2021 kommer resultaten att sammanställas under nästa år för att ge en bild av läget.

Men redan nu står det klart att barn-och utbildningsförvaltning, BUF, nått långt i arbetet med att skapa en effektiv beställarorganisation:

 ”Vi är den största förvaltningen och historiskt fick i princip alla handla. Vår skoldirektör har sagt att pedagoger ska inte handla. Den nya organisationen innebär att vi har tillsatt funktionen inköpssamordnare samt utsett beställare. Inköpssamordnare motsvarar cirka en tjänst men är fördelad på fyra ekonomer. Vi har gått från 2 400 till 400 beställare. Funktionen inköpssamordnare håller samman frågor gällande beställningar, direktupphandlingar och upphandlingar samt utbildar beställare för vår förvaltning. Vi har ett nära samarbete med Upphandlingsavdelningen.”, summerar ansvariga på BUF i ett mejl.

Kunskap och förståelse för inköp ska motverka ”köp på stan”. Barn- och utbildningsförvaltningen har nu börjat jobba med nätverk för utbildade beställare och återkommande träffar flera gånger år inom både skola och förskola.

”På träffarna informeras om nyheter, nya avtal och andra aktuella frågor. Det ges även tillfälle för beställare att berätta om sitt läge och dela bra exempel som kan hjälpa andra i sin roll. Grupperna ingår även i ett chatt-forum där frågor kan ställas spontant och ges snabba svar, dels från inköpssamordnare men dels även från alla i nätverket.”

Inköpsrådet.se har tidigare skrivit om motsvarande kartläggningar och arbete i kommuner som Karlskoga och Ludvika för att stävja ”vilda köp” och nå ökad avtalstrohet.

Kersti Smith ser likheter med Karlstads kommun. Hon betonar att kommunens arbete syftar till att ha medvetna och trygga beställare som arbetar med en rättssäker inköpsprocess, från behov till betalning, där man får ut mer av varje krona.

-Vi känner igen oss i det Karlskoga och Ludvika beskriver, vilket man kan anta är ganska vanligt bland flera kommuner. Liksom Ludvika kommun arbetar vi med att utbilda och informera förvaltningar och bolag om hur man gör rätt när man gör sina inköp. Vi tror mer på morot än på piska.

-Karlskoga lyfter att man i förvaltningar och bolag ser sig som unika och att kommunens processer inte passar just deras organisation. Javisst är vi unika, som kommun har vi en ofantligt stor spännvidd av uppdrag. Men vi har mycket gemensamt och en del av dessa saker är våra avtal och våra flöden från beställning till betalning.