Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Samverkansmodell – för effektivt avtal

ExpertkommentarEn viktig del av it-avtalet är parternas samverkan under avtalstiden. Det är nödvändigt att lägga ner stor omsorg vid utarbetandet av den samverkansmodell som ska gälla för avtalet, skriver Peter Nordbeck, Inköpsrådets expert.

| 2020-10-28
Peter Nordbeck, Inköpsrådets expert på it-avtal.

En genomarbetad samverkansmodell är ett ovärderligt verktyg för att säkerställa att leveransen enligt it-avtalet sker på avtalat sätt. Utan en bra samverkansmodell är det svårt att åstadkomma en effektiv avtalsuppföljning.

Det är lämpligt att bestämmelserna om parternas samverkan under avtalstiden regleras i en särskild bilaga till it-avtalet i stället för att tas in i huvudavtalet. Då blir det lättare att få överblick över bestämmelserna. Bilagan kallas ibland för samverkansmodell. I avtal på engelska pratar man om governance.

Vad ska då en samverkansmodell innehålla?

Det brukar finnas en reglering av de olika nivåer som ska hantera frågor som dyker upp under avtalstiden och som ska säkerställa uppföljning av avtalet. Dessa nivåer är normalt: operativ nivå, taktisk nivå och strategisk nivå.

Ofta finns det även en reglering av hur meningsskiljaktigheter under avtalet ska lösas – en eskaleringsprocess – där frågorna väcks på den operativa nivån för att sedan – om de inte kan lösas där – eskaleras till taktisk nivå och, slutligen, till strategisk nivå.     

Det kan även finnas en reglering av hur ändringar av avtalet ska hanteras, i den mån det är möjligt att göra ändringar i avtalet.

Gemensamt för samtliga nivåer av samverkan är att följande frågor bör regleras:

  • Mötesfrekvens
  • Vilka roller som ska delta vid mötena
  • Huvuduppgifter
  • Vilka handlingar som ska förberedas till mötet
  • Hur beslut fattas
  • Praktiska frågor, som bland annat vem som för protokollet och var parterna ska mötas

Mötesfrekvens
Mötesfrekvensen skiljer sig åt mellan nivåerna. Operativt forum sammanträffar ofta en gång i veckan. Mötena i taktiskt forum äger ofta rum månadsvis, medan strategiskt forum sammanträder en gång i halvåret eller ännu mera sällan.

Naturligtvis ska den mötesfrekvens som är lämpligast med hänsyn till det konkreta it-avtalet väljas.

Roller
För att mötena ska bli effektiva och ändamålsenliga bör närvaron begränsas till de roller som är nödvändiga med hänsyn till vad som står på agendan (se nästa punkt).

Jag skriver roller och inte personer av den enkla anledningen att personer kan bytas ut under avtalstiden, vilket gör det olämpligt att i avtalet hänvisa till de personer som innehar en viss roll vid avtalets ingående.

Parternas roller bör spegla varandra i syfte att mötena ska bli konkreta och effektiva. En roll som har en viss funktion på beställarsidan bör alltså matchas mot motsvarande funktion i leverantörsorganisationen.  

Huvuduppgifter
Operativ nivå ansvarar – som namnet antyder – för hantering och uppföljning av de operationella frågorna under avtalet, bland annat den dagliga leveransen inklusive hantering av incidenter.

Taktisk nivå ansvarar för övergripande frågor beträffande leveransen. Det kan vara uppföljning av incidenter och andra frågor kring uppfyllelse av avtalet. En viktig del är uppföljning av hur leverantören uppfyller avtalade servicenivåer. En annan viktig del är att följa upp leverantörens fakturering under avtalet.

Strategisk nivå, slutligen, ansvarar för att diskutera strategiska frågor och följa upp parternas övergripande relation.

Förberedelse av mötet
För att säkerställa en effektiv avtalsuppföljning bör avtalet innehålla bestämmelser om vilka rapporter som ska förberedas inför respektive möte. Det är normalt leverantören som ansvarar för att ta fram rapporterna. Rapporterna bör finnas tillgängliga i god tid före mötet.

För operativ nivå kan det – beroende på utformningen av IT-avtalet – handla om veckovisa statusrapporter som behandlar veckan som gått och planerade aktiviteter kommande vecka med mera.

På taktisk nivå är det viktigt att det tas fram en rapport över leverantörens uppfyllelse av servicenivåer och antal incidenter föregående månad. I den månatliga rapporten ingår även ofta finansiell rapportering.

I rapporten inför strategiskt forum brukar övergripande information om levererade tjänster och uppfyllelse av servicenivåer lämnas. Trender i marknaden är också ett vanligt inslag.

Som alltid, ska innehållet i rapporterna anpassas till vad som är lämpligt i det aktuella it-avtalet.

Hur beslut fattas 
Parterna har lika rösträtt i samverkansmodellen. Det innebär att ett ärende eskaleras till nästa nivå om parterna är oense i en fråga. Om parterna fortfarande inte kan komma överens på den strategiska nivån, kommer tvisten att lösas enligt den tvistelösningsmetod som valts i avtalet, till exempel genom att allmän domstol prövar tvisten.    

Praktiska frågor 
Det kan vara nog så viktigt att avtala om vem som ska föra protokollet vid mötena. Protokollet sammanfattar vad som sagts vid mötet och som kund får man större kontroll över it-leveransen och därmed över avtalsuppföljningen genom att själv ”hålla i pennan”.

En annan praktisk fråga är var mötena ska hållas. Om mötena hålls i de egna lokalerna sparar man restid som kan användas till annat. Det kan även vara bra att avtala om att mötena kan hållas digitalt, men att fysiska möten ska hållas om kunden vill det (och det i övrigt är lämpligt).  

Styrning och samverkan i olika faser av ett avtal
Beskrivningen av samverkansmodellen ovan avser samverkan under förvaltningsfasen av ett it-avtal.

Även under projektfasen av ett avtal – till exempel vid transition eller ett implementationsprojekt – behövs styrning och det är lämpligt att inkludera bestämmelser om samverkan i avtalet. Ofta sker sådan samverkan inom ramen för en styrgrupp och reglerna för styrgruppen kan i vissa delar likna dem som beskrivits ovan.     

Molntjänstavtal
En samverkansmodell är inte generellt något som erbjuds som standard i molntjänstavtalen, men som bör övervägas även vid upphandling av molntjänster. Det har jag även beskrivit i en tidigare expertkommentar.

Avslutande synpunkter
En effektiv avtalsuppföljning förutsätter att parterna samverkar under avtalstiden för att säkerställa att avtalets bestämmelser uppfylls. I redogörelsen ovan har jag betonat vikten av att avtalet innehåller en detaljerad reglering av hur denna samverkan ska gå till.

Avslutningsvis vill jag nämna att det är viktigt att det sker en kunskapsöverföring från de personer som arbetat med upphandlingen till de personer som ska arbeta med förvaltningen av avtalet.

Anledningen är naturligtvis att inte värdefulla kunskaper från upphandlingen av avtalet ska gå förlorade.

Peter Nordbeck
Advokat, Advokatfirman Delphi

Vill du ställa frågor till Peter Nordbeck? Mejla info@inkopsradet.se

Läs mer: Expertkommentar

Peter Nordbeck

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Peter Nordbeck

Peter Nordbeck har över tjugo års erfarenhet av att arbeta med it-rättsliga frågor. Han fokuserar på outsourcing, molntjänstavtal och dataskydd och biträder klienter både inom privat och offentlig sektor. Vanliga ärenden är upprättande av avtal vid upphandlingar och risk- och sårbarhetsanalyser när myndigheter och andra enheter inom offentlig sektor tänker anlita molntjänstleverantörer. Han föreläser regelbundet om it-avtal, molntjänster och dataskydd.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Inga krav som inte uttryckligen följer dokumentInga krav som inte uttryckligen följer dokument
Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl

Nytt från Upphandling24

  • Gjorde verkstad av sina krav
  • Vill se statistik från krona ett
  • Så ska KKV beräkna böter
  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025