Det är särskilt illa att göra det under sommaren och i semestertider. Jag ska ge två verkliga exempel.
Skräckexempel 1
Ett företag hade lämnat anbud i en upphandling. De fick information om att den person som lämnats som kontaktperson för ett referensuppdrag hade blivit sjuk och inlagd på sjukhus. De kontaktade den upphandlande myndigheten och förklarade situationen.
Företaget frågade när i tid de avsåg att ta kontakt med referenten men det var inte bestämt. Företaget frågade även om det var möjligt att byta kontaktperson hos referenskunden. Personen på sjukhus hade nämligen en kollega på samma avdelning med lika god insikt i det tidigare uppdraget.
Upphandlaren förklarade att det inte var aktuellt att byta kontaktperson i nuläget. När tilldelningsbeslutet meddelas framgick att kontaktpersonen inte gått att nå, fullt förståligt då denne var sjukskriven och låg på sjukhus. Resultatet blev att företaget fick noll poäng för referensen och därmed inte vann upphandlingen.
Skräckexempel 2
En annan företagare jag pratade med berättade att han hade lämnat anbud i en upphandling. I upphandlingsdokumenten hade det framgått att anbudsgivaren skulle ange kontaktpersonens namn, telefonnummer och e-post. Den upphandlande myndigheten skulle kunna komma att ta kontakt med kontaktpersonen för att vidimera referensen.
Företagaren informerade sin referenskund att denne kunde komma att bli kontaktad av myndigheten. När tilldelningsbeslutet kom hade företagarens anbud uteslutits från upphandlingen eftersom upphandlaren efter två kontaktförsök via telefon inte hade fått tag på kontaktpersonen.
Företagaren kontaktade upphandlaren och frågade varför denne inte hade försökt via e-post. Företagaren förklarade att kontaktpersonen fick mängder av samtal varje dag i sitt jobb och att han inte han svara på alla. Något meddelande på mobilsvar hade inte heller lämnats.
Upphandlaren meddelade att hen inte ansåg det nödvändigt att söka kontakt på annat sätt, trots att möjligheten fanns enligt upphandlingsdokumenten, utan förkastade anbudet.
Det goda exemplet
Skriv i stället på det här sättet i era upphandlingsdokument. Det är ett enkelt sätt att vara affärsmässig och samtidigt inte riskera att behöva jaga referenter i veckor.
”Referenterna ska vara tillfrågade och ha godkänt att bli kontaktad av Beställaren. Referenten ska vara tillgänglig för att svara på frågor från Beställaren. Preliminärt kommer kontakt att tas vecka 24 eller 25. Får Beställaren inte kontakt med referenten kommer anbudsgivaren att få möjlighet att säkerställa att referenten inom tre dagar kontaktar Beställaren.”
Jag tar mig för pannan när jag hör skräckexempel som ovan (jag känner tyvärr till fler). I ett av fallen var den upphandlande myndigheten en av Sveriges största inköpsorganisationer med hög svansföring när det kommer till affärsmässighet.
I det andra fallet var det ett av Sveriges största upphandlingskonsultbolag. Det pratar så mycket om strategiskt inköp och affärsmässighet i dagens upphandlingsvärld men ändå sker sådant.
Även om en referent är vidtalad kan ju en utvärdering ta veckor, eller månader. Det är orimligt att kräva att dessa personer ska behöva svara på alla okända nummer som ringer. Och det går ju väldigt enkelt att undvika hela problematiken.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer