Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 4 nov 2025 • Stockholm
    • Praxisdagen • 11 nov 2025 • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Nya krav på e-upphandling

Nya LOU och LUF ställer nya krav på att upphandlare kommunicerar elektroniskt med anbudsgivare. Kristian Pedersen, Advokatfirman Kahn Pedersen, förklarar hur de nya reglerna fungerar.

| 2018-04-10

Vi använder här begreppet myndigheter och menar både upphandlande myndigheter och enheter (LOU respektive LUF). I de fall reglerna skiljer sig åt anger vi specifikt om vi avser LOU eller LUF.

Huvudregeln enligt nya regelverket är att myndigheter kommunicerar elektroniskt med leverantörer under en upphandling. Lagstiftaren har bedömt att elektronisk kommunikation förenklar annonseringen av upphandlingar och ökar effektiviteten och öppenheten. Det anses i sin tur underlätta för leverantörer att delta i upphandlingar på hela EU:s inre marknad.

Kravet på elektronisk kommunikation omfattar hela upphandlingsprocessen. Myndigheterna måste

  • skicka annonser om upphandling i elektronisk form
  • göra upphandlingsdokumenten tillgängliga på elektronisk väg
  • kommunicera elektroniskt i alla skeden av förfarandet

Bestämmelserna gäller också överföring av anbudsansökningar och anbud, det vill säga elektronisk inlämning av ansökningar och anbud. Det är alltså i normalfallet inte tillåtet att ta emot anbud i form av papper.

Myndigheten anger kommunikationsmedel

Myndigheten måste ange vilka elektroniska medel som ska användas. Den måste också säkerställa att de specifikationer som är nödvändiga för elektronisk inlämning av anbudsansökningar och anbud är tillgängliga för alla leverantörer. Det innebär, förutom en beskrivning av tekniska krav för kommunikationen och användarinstruktioner i övrigt, även uppgifter om kryptering och tidsstämpling av elektroniska handlingar. Myndigheten får också kräva att elektroniska anbudsansökningar och anbud ska vara försedda med en avancerad elektronisk underskrift i den mening som avses i den så kallade i Eidas-förordningen.[1] Syftet med kravet är att verifiera vem som lämnat en ansökan eller ett anbud.

Den elektroniska kommunikationen måste vara icke-diskriminerande, allmänt tillgänglig och möjlig att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara som i allmänhet används. Det måste alltså vara kommunikationsmedel som flertalet leverantörer redan har, eller i vart fall lätt kan köpa in, och som fungerar med kontorsutrustning som normalt används. Myndigheten bör därför exempelvis undvika att använda filformat som kräver ovanlig eller särskilt kostsam programvara.

I upphandlingsdirektivet klargörs också att den elektroniska kommunikationen  bör ta ”vederbörlig hänsyn” till tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Den upphandlande myndigheten bör därför även beakta funktioner för att underlätta för personer med funktionsnedsättning. Det kan vara möjligheten att förstora text och andra detaljer i upphandlingsdokumenten eller att få handlingarna automatiskt upplästa. Just tillgänglighet glöms ofta bort när upphandlande myndigheter väljer upphandlingssystem.

Undantag från elektronisk kommunikation

Myndighetens interna kommunikation, utvärdering av anbudsansökningar eller anbud och kommunikation efter kontraktstilldelningen måste inte ske elektroniskt. Handläggningen av upphandlingen kan därför göras manuellt, exempelvis genom att dokument skrivs ut. Tilldelningsbeslutet kan alltså kommuniceras analogt, även om e-post (med eller utan en länk till själva beslutshandlingarna) numera är det normala vid svenska upphandlingar.

I undantagsfall får myndigheten också anvisa leverantörerna annan lämplig elektronisk kommunikation, trots att den inte uppfyller kraven på icke-diskriminering, allmän tillgänglighet med mera. I så fall krävs dock att myndigheten erbjuder kostnadsfri tillgång till den alternativa elektroniska kommunikationen. I praktiken innebär det att det är myndigheten som måste tillhandahålla kommunikationsmedlen.

Det finns praktiska undantag från skyldigheten att tillämpa allmänt tillgänglig elektronisk  kommunikation. Ett undantag är när det inte är möjligt att använda elektronisk kommunikation som uppfyller kraven på icke-diskriminering, allmän tillgänglighet med mera. Då får myndigheten använda eller anvisa andra medel för kommunikation. Som exempel kan nämnas att det krävs särskilda hjälpmedel eller filformat som inte finns allmänt tillgängliga eller krävs specialiserad kontorsutrustning, exempelvis storformatsskrivare.

Ett annat exempel är då myndigheten ställer krav på att anbudsgivarna ska ge in en fysisk modell. Då kan modellerna skickas per post eller på annat lämpligt sätt till myndigheten. Om hindret mot elektronisk kommunikation gäller endast en del av upphandlingen, får myndigheten använda eller anvisa andra medel för kommunikation endast i den delen av upphandlingen. I övriga delar av upphandlingen måste elektronisk kommunikation tillämpas.

Icke-elektronisk kommunikation får användas om det är nödvändigt på grund av säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation, brister i informationssäkerheten hos myndigheten eller om de uppgifter som ska lämnas är särskilt känsliga. I många fall kan säkerheten ordnas genom krypterad elektronisk kommunikation eller genom organisatoriska åtgärder inom myndigheten (exempelvis tillträdesbegränsning för vissa utrymmen eller handlingar). I de fall då det inte är möjligt får myndigheten alltså tillämpa icke-elektronisk kommunikation. Undantaget från skyldigheten att använda elektronisk kommunikation gäller dock endast om ett tillräckligt skydd för uppgifterna inte kan med alternativa elektroniska medel, det vill säga elektroniska kommunikationsmedel som inte uppfyller kraven på icke-diskriminering, allmän tillgänglighet med mera.

Enligt LOU och LUF får muntlig kommunikation användas under en upphandling, om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen och myndigheten dokumenterar uppgifter från kommunikationen som har betydelse för upphandlingen. Med de väsentliga delarna av upphandlingen avses främst upphandlingsdokument, anbudsansökningar, intresseförklaringar och anbud. Det mest praktiskt betydelsefulla exemplet på tillåten muntlig kommunikation är vid förhandling. Det bör dock nämnas att muntlig kommunikation inte får användas i samband med dynamiska inköpssystem, eftersom det ska drivas som en helt elektronisk process.

Krav som ställs på myndigheten

Av upphandlingslagarna framgår att myndigheten ska se till att elektronisk kommunikation under en upphandling är säker med hänsyn till de risker som är förknippade med olika skeden av upphandlingen. De risker som avses är sannolikt främst sådana som har att göra med att säkerställa likabehandling och spårbarhet. Av bestämmelser framgår exempelvis att myndighetens utrustning på ett säkert sätt ska fastställa exakt tidpunkt för mottagande av anbudsansökningar och anbud i upphandlingar samt ritningar och planer i projekttävlingar.

Utrustningen ska ha sådan säkerhet att det ”inom rimliga gränser” kan säkerställas att ingen har tillträde till uppgifter som överförts elektroniskt före utgången av den fastställda tidsfristen. Dessutom ska säkerställas att endast behöriga personer därefter har tillgång till uppgifterna och att det går att spåra om någon obehörig har tagit del av uppgifterna. Av upphandlingsförordningen framgår också att säkerhetsanordningarna ska vara utformade så att endast behöriga personer kan bestämma datum för när insända uppgifter ska göras tillgängliga och efter det datumet bevilja tillgång till uppgifterna.

Även kommunikation och lagring av uppgifter i ett upphandlingsärende ska ske på ett sådant sätt att uppgifterna inte förvanskas. Enligt förarbetena har denna bestämmelse karaktär av ordningsregel. Bestämmelsen är dock inte utan betydelse, utan fungerar som en påminnelse om de skyldigheter att arkivera upphandlingsdokument som följer av arkivlagen och (för myndigheter som inte omfattas av arkivlagen) vissa bestämmelser i 12 och 19 kap. LOU.

Bestämmelserna om elektronisk kommunikation i LOU och LUF är både detaljerade och komplicerade. Lagstiftarens syfte är dock gott, att göra upphandlingar mer tillgängliga för både små och stora leverantörer på hela EU:s inre marknad och för personer med funktionsnedsättning. Dessutom leder elektronisk kommunikation både till effektivitetsvinster och ökad spårbarhet, vilket ger mer valuta för skattepengarna och ökar förtroendet för de offentliga inköpen. Att elektronisk kommunikation minskar pappershanteringen och därför är miljövänlig är förstås en bonus i sammanhanget.

Kristian Pedersen, advokat och delägare, Advokatfirman Kahn Pedersen

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG.

Annons

Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Upphandling24 arrangerar en populär utbildning med fokus på att projektleda upphandlingar. Du lär dig välbeprövade metoder för att lyckas leda projekt i hamn på rätt tid. Läs mer om utbildningen här.

Läs mer: JuridikUpphandling

Inköpsrådet redaktion

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Erfaren upphandlare

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • AI för upphandlare | 19 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • Robusta IT-avtal | 26 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhetEfterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
Förslag till ändrat LUFS-direktivFörslag till ändrat LUFS-direktiv
Om vikten av det kontradiktoriska förfarandetOm vikten av det kontradiktoriska förfarandet
Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaretFörslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
Tillämpat krav som inte uttryckligen framgåttTillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Hetaste rättsfallen från första kvartaletHetaste rättsfallen från första kvartalet
Mer restriktiv bedömning av avvikelser?Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
Bakläxa om utredningsansvarBakläxa om utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • Helsingborg slopar “Poppe-krav”
  • Leder FMV i ny tid
  • Nytt stöd för hållbar upphandling
  • Så avslöjar du AI-bluffarna
  • Målkonflikter i offentlig upphandling – en balansakt i EU
  • Slottner bemöter Bolt-kritiken
  • Bygger assistent för upphandling

Kommentarer från läsarna

Björn : Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Otroligt intressant mål i sin enkelhet (tack vare sin enkelhet). Korrekt utfall ska ha varit given för vem som helst…
Fredrik : Hetaste rättsfallen från första kvartalet
Tack för bra "Reader's Digest".
Björn : Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
Jag instämmer med slutsatserna. Inte bara att KR tar upp väldigt få mål trots att det svämmar över av domstolsbeslut…
Louise Bylund : Följa upp avtal – en cirkulär process
Hej! Jag har en fundering om den cirkulära modellen har något specifikt namn? Med vänliga hälsningar, Louise, Offentlig upphandlare student.
Marianne Hammarström : Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
Mycket bra. Tack för att ni driver detta och håller med att det är mycket svårtolkat.
Annika S : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Hej! Kan ni reda ut den här meningen lite - jag går vilse i olika "inte". Vidare har det förhållandet…
Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…

Senaste inläggen

  • Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
  • Förslag till ändrat LUFS-direktiv
  • Om vikten av det kontradiktoriska förfarandet
  • Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna