Kommande avtalsperiod (6+2 år, start i mars nästa år) med huvudleverantören Elis Sverige är något smalare och täcker in all tvätt plus hyra av så kallat flatgods (patientkläder, lakan, täcken med mera).
-Tidigare fanns ett stort avtal – idag omfattar textilupphandlingen åtta olika upphandlingar. På så sätt vill vi öka konkurrensen och behovsanalysen visade också att det vore en bättre modell för att möta olika behov, säger Anette Jonsäll vid Region Gävleborgs inköpsorganisation.
Tillsammans med Sigrid Petterssén har hon i projektet Upphandlingsdriven hållbarhet ur ett helhetsperspektiv arbetat med den nya textilorganisationen, som till viss del haft stöd genom Region Gävleborgs deltagande i det nationella projektet Cirkulär upphandling i praktiken.
Båda har forskarbakgrund, Anette Jonsäll i form av doktorsexamen från Uppsala universitet och Sigrid Petterssén med forskarutbildning via Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap. De ser forskning som en outnyttjad resurs inom upphandling.
-Det är en styrka att kunna lägga upp och driva processer med ett forskningsbaserat arbetssätt, där det går att följa processer tydligare. Resultat och utvärdering blir enklare att följa bakåt i processen.
-Att ha akademin som källa till ny kunskap och att inkludera forskningen i upphandlingen ger en bättre innovationshöjd och utveckling, säger Anette Jonsäll och Sigrid Petterssén.
Den nya textilorganisationen bygger bland annat på att Region Gävleborg gjort en upphandling för egna vårdkläder och även äger operationstextilier numera. Regionen har också upphandlat arbetskläder för personal i vårdnära yrken som exempelvis vaktmästare samt skapat ett helt nytt textilavtal för folkhögskolorna som har helt andra behov än hälso- och sjukvården.
Regionens deltagande i det nationella projektet – som höll ett slutseminarium nyligen – handlade egentligen om upphandling av kuddar men växte till att ta ett betydligt bredare grepp om textilier.
En stor kunskapskälla har varit Bollnäs sjukhus – ett av tre sjukhus jämte Gävle och Hudiksvall inom regionen – sedan leverantören Aleris valt att bryta avtalet för drift av sjukhuset.
-Vi fick därmed möjlighet att göra Bollnäs sjukhus till testarena med upphandling av kläder. Det var en rad olika saker som vi kunde testa och vi lärde oss otroligt mycket – allt från hur vi ställde krav till hur det fungerade i verkligheten, säger Anette Jonsäll.
Erfarenheter från Bollnäs sjukhus gjorde exempelvis att regionen tog beslut om att äga vårdkläder och att sätta en hög ambitionsnivå för att minska antalet ”set” per medarbetare.
-Ägandet ger kontroll och att även kunna styra vart kläderna ska gå när de anses förbrukade – ska vi återanvända eller återvinna? Det tror jag många funderar över utifrån att mycket av uttjänta textiler idag eldas upp eller går till lump, förklarar Sigrid Petterssén.
-Vi har sänkt antalet set per person och där ligger stora vinster – det mest miljövänliga plagget är faktiskt det som aldrig blir tillverkat. Enligt en textilhandbok kräver en anställd elva set. Men nu vet vi via testarena Bollnäs att det fungerar alldeles utmärkt med färre set. I Bollnäs kör man på fem set och vi har beslutat om sju set per person i övriga regionen.
Krav på snabbare flöden i tvättprocessen och översyn av design ska också bidra till att regionen klarar sig med färre plagg. En mängd storlekar på byxor har funnits tidigare som krånglat till hanteringen. Renodling till small, medium och large samt unisex-modeller gör att fler kan använda samma kläder.
Samtidigt har översynen öppnat för förbättringar.
-Traditionellt för kvinnor används byxa och blus, men vi kan nu också ge möjligheter till klänning utifrån att medarbetare kan sig otrygga under mensen. Det har blivit väldigt populärt att jobba i klänning, antingen med byxor eller tights, säger Sigrid Petterssén.
Alla textilier har numera insydda chip.
-De chipen levererar en mängd data som vi nu avtalat om att regionen får tillgång till för att optimera våra flöden – tidigare har det varit data som främst leverantören sett, säger Sigrid Petterssén.
-Vi tror att den kunskapen leder till minskat svinn och mindre volymer som behöver lagras genom att vi får ökad kontroll.
För operationstextilier har Region Gävleborg sett nya möjligheter att använda flergångstextilier som med en ny standard likställs hygieniskt med engångstextilier. Ekonomiskt går det jämnt ut, men miljövinsten är betydande.
-Vi har ökat säkerheten genom att tillverkning sker i Sverige och Estland. Erfarenheter från pandemin har varit viktiga delen, men även sårbarhet som uppstått med stoppade leveranser av engångstextilier från Myanmar på grund av inbördeskriget där, säger Sigrid Petterssén
Det nya avtalet med Elis Sverige präglas av att utveckling ska ske i samverkan mellan region och leverantör.
-Vi har skrivit in att utveckling ska se i samverkan. Kontraktet kan löpa i åtta år och det är knappas troligt att marknaden ser likadan ut mot slutet av avtalsperioden. Därför vill vi säkerställa att kunna vara med och driva utvecklingsfrågor. Det kan handla om en rad saker – nya material, tvättmetodik, energiförbrukning med mera, säger Sigrid Petterssén.
Kompetens från inköp, it, hygien samt logistik och service har arbetat tillsammans för att forma den nya modellen.
-Betydelsen av kunskap och samverkan på alla nivåer är en viktig lärdom. Vi har alltid ett helhetsperspektiv i arbetssättet. Olika analyser som omvärlden, behoven och marknaden ger tillsammans med dialog med leverantörer kunskap vi behöver för att kunna skriva bra upphandlingsunderlag, säger Anette Jonsäll.
Hon summerar arbetet med några tips:
- Samverkan internt och externt är viktigt.
- Arbetet tar tid. Lägg tid på förarbetet och att reda ut vilka som har mandat inom olika områden.
- Det måste fungera i verkligheten. Var på plats och var nyfiken. Förstå helheten för att kunna ställa rätt frågor och få viktig kunskap tillbaka.
- Värdet av intresse för utvecklingsfrågor och hållbarhet är centralt.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
