Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Menar vi allvar med dialog?

ExpertkommentarDet pratas mycket om dialog i offentlig upphandling. Dialog är bra, det är nödvändigt. Tyvärr ser jag en tråkig tendens. Ju senare skede i upphandlingsprocessen, desto mindre intresse från den upphandlande myndigheten att föra dialog, skriver Inköpsrådets expert Magnus Nilsson.

| 2023-09-18
Magnus Nilsson, Inköpsrådets expert.

När tilldelningsbeslutet offentliggörs avtar intresset att föra dialog ibland helt. Tilldelningsbeslutet är tämligen intetsägande och när anbudsgivare begär ut det vinnande anbudet har det svårt att få en rimlig insyn. Många upphandlande myndigheter sköter sig exemplariskt, både i relation till regerverk och för att skapa en god relation till leverantörerna. Men jag uppfattar att den generella trenden går åt fel håll.  

Jag såg den här instruktionen med förslag hur man kan agera när någon begär ut en allmän handling, till exempel ett anbud.

”När någon mailar och vill ha ut ett dokument, gör så här:

  1. Neka och hänvisa till sekretess (prövning av allmän handling)
  2. Skicka lösryckta sidor (urval)
  3. Skicka ut fel dokument (felmarginal)
  4. Hänvisa till semester (prioritering)
  5. Stryk över nästan allting i dokumentet. Ni kan lämna en del ord kvar som och, men, på, kanske, i, under och ni kan även lämna kvar skiljetecken – punkt, komma, frågetecken och så vidare (sekretessmarkering).

Om dom ändå inte ger med sig så börja om på punkt nummer ett.”

Nej, den kommer inte från en upphandlande myndighet. Den kommer från SVT:s humorserie Dips där ett gäng unga diplomatkandidater får lära sig hur de ska hantera utlämnande av allmän handling.

En sådan hantering ska naturligtvis inte förekomma men ibland känns det som att verkligheten har kommit allt för nära sagan. Att få ut ett anbud alternativ ett sekretessbeslut med en besvärshänvisning är ofta omständligt och tar betydligt längre tid än vad som borde vara nödvändigt.

Som så ofta landar jag i att det är ett delat ansvar mellan köpare och säljare att bidra till goda affärsrelationer och i detta fall en fungerande dialog. Låt oss titta på vad såväl upphandlarsidan som leverantörer kan göra för att bidra till att dialogen fortsätter även i de avslutande delarna av upphandlingen. Det handlar lika mycket om ett förhållningssätt som att följa regelverket.

Det här kan du som anbudsgivare göra för att bidra
Gör det så enkelt som möjligt för den upphandlande myndigheten att sekretesspröva ert anbud. Några exempel:

  • När ni begär sekretess så gör det med omsorg och inte av mer än vad som är nödvändigt.
  • Gör tydliga markeringar. Ni kan till exempel bifoga en kopia av anbudet där ni har markerat de specifika delar av olika dokument som ni inte vill ska lämnas ut.
  • Ställs en fråga av den upphandlande myndigheten, svara så snabbt ni kan.

När anbudet är lämnat kan det vara bra att försöka skaffa sig en så god bild som möjligt om när tilldelningsbeslutet kan tänkas offentliggöras. Förbered vad ni avser att begära ut och prioritera vad ni vill se. Detta för att underlätta och påskynda den upphandlande myndighetens arbete. Vill ni se alla eller bara vinnande anbud? Kanske räcker det med att se delar av anbudet, tex. de som har bäring på utvärderingen. Begär att det omgående ska göras en slutlig sekretessprövning till vilken en besvärshänvisning ska bifogas. Då ökar chansen att ni får ut handlingar snabbare.

När tilldelningsbeslutet kommer är det viktigt att agera direkt. Ha gärna en enkel process för hur ni ska jobba.

Det här kan du som upphandlare göra för att bidra
En start är att utforma ett tydligt tilldelningsbeslut inklusive den individuella rapporten. Ge alla anbudsgivare en så bra förståelse som möjligt för hur upphandlingens olika steg har genomförts och tydliga motiv till varför en viss leverantör vann upphandlingen.

Förbered sekretesshanteringen redan innan tilldelningsbeslutet offentliggörs:

  • Säkerställ att de/den som ska arbeta med ett eventuellt utlämnande av anbud är tillgänglig i tillräcklig omfattning.
  • Kontrollera vilka önskemål anbudsgivarna framfört om sekretess redan i anbuden. Är det tydligt, förstår ni vad de menar?
  • Vad bedömer ni själva vara potentiellt känsliga uppgifter i anbuden? Kan en jämförelse mellan olika anbud ge vägledning?
  • Kan dialog ske med anbudsgivarna innan tilldelningsbeslutet offentliggörs för klargöranden? Det är naturligtvis inte tillåtet att avslöja upphandlingens utgång men om någon leverantör begärt sekretess på stora delar kan de ombedjas att precisera sin önskan.

Om ni inte är säkra på att ni kan hantera utlämnandet skyndsamt kan det vara nödvändigt att senarelägga tilldelningsbeslutet.

Den egentliga sekretessprövningen ska göras först när en begäran om utlämnade av allmän handling kommer. Tänk då på att:

  • Agera skyndsamt – förhala inte på ett konstlat sätt, till exempel genom att vänta en dag extra, informera om avgifter för utlämnande och under den tiden inte påbörja arbetet, göra preliminära sekretessprövningar som drar ut på tiden.
  • Prioritera bland handlingar och uppgifter som ska lämnas ut.
  • Lämna ut handlingar allt eftersom prövningen har gjorts.
  • Om uppgifter beläggs med sekretess, ge rimlig insyn på annat sätt. Förklara styrkor och brister i anbuden utan att gå in på detaljer.
  • Återkoppla om det egna anbudet. Förklara vad som var bra och mindre bra.

Risker med bristande hantering
Jag tror att det medför risker att som upphandlande myndighet inte ha en juste dialog även i upphandlingens avslutande delar. Det kan leda till tappad attraktion som kund.

Det finns risk för överprövning, både för att leverantören anser att upphandlingen brister i transparens men även för att på något sätt vill få stopp på upphandlingen. Jag tror även det kan leda till ett mer allmänt minskat förtroende för offentlig sektor.   

Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: Dialog

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

En kommentar på “Menar vi allvar med dialog?”

  1. Småföretagaren skriver:
    2023-09-21 kl. 11:35

    Ja tack.
    Äntligen någon som pratar om elefanten i rummet. Som leverantör har vi ett flertal tillfällen försökt.
    För det första; numera kan man inte ringa kommunen och få prata med den avdelning som köper in. Det ser ”vakterna” de sk kontaktcenters kommunen har. Man kan inte ens få reda på vem som är ansvarig längre. Alternativt att det är inte aktuellt att köpa in just nu eller att man redan köpt
    För det andra när upphandlingen väl publiceras är det märkliga krav alternativt avskrift av konkurrentens produktbroschyr. Alla försök att påtala de tekniskt märkliga kraven motas bort. De som skall använda produkterna ”vet vad de vill ha” alternativt kommer med ”tekniska” hittepå motargument som inte är vettiga.
    Varje kommun hittar gärna på egna krav fast det är generiska produkter.
    Om man nu är i en bransch där det finns två leverantörer är det märkligt att den ena utesluts från att lämna offert. Så om man inte avser att kontakta åtminstone två leverantörer och förstå vad man skall köpa in. Då kan man låta bli att ”låtsas upphandla” med ett enda anbud i slutändan.
    Med äkta dialog innan upphandling blir upphandlingskraven enklare att skriva och man kan skapa riktig utvärdering.
    Vid ett enda tillfälle har vi överprövat. Domen var att upphandlingen hade så många felaktigheter att den skulle tas om. Det var för 6 år sedan! Kommunen har fortsatt köpa direkt utan att utvärdera ändå. Så att överpröva är dyrt och löser inget. Skattebetalarna får betala för bristande konkurrens i alla fall för kommunen är inte transparent.

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Magnus Nilsson

Magnus Nilsson är upphandlingskonsult med mer än 20-års branscherfarenhet. Han bistår i alla delar av upphandlingsarbetet. Han genomför upphandlingar, håller utbildningar och utvecklar upphandlingsorganisationen.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025