När tilldelningsbeslutet offentliggörs avtar intresset att föra dialog ibland helt. Tilldelningsbeslutet är tämligen intetsägande och när anbudsgivare begär ut det vinnande anbudet har det svårt att få en rimlig insyn. Många upphandlande myndigheter sköter sig exemplariskt, både i relation till regerverk och för att skapa en god relation till leverantörerna. Men jag uppfattar att den generella trenden går åt fel håll.
Jag såg den här instruktionen med förslag hur man kan agera när någon begär ut en allmän handling, till exempel ett anbud.
”När någon mailar och vill ha ut ett dokument, gör så här:
- Neka och hänvisa till sekretess (prövning av allmän handling)
- Skicka lösryckta sidor (urval)
- Skicka ut fel dokument (felmarginal)
- Hänvisa till semester (prioritering)
- Stryk över nästan allting i dokumentet. Ni kan lämna en del ord kvar som och, men, på, kanske, i, under och ni kan även lämna kvar skiljetecken – punkt, komma, frågetecken och så vidare (sekretessmarkering).
Om dom ändå inte ger med sig så börja om på punkt nummer ett.”
Nej, den kommer inte från en upphandlande myndighet. Den kommer från SVT:s humorserie Dips där ett gäng unga diplomatkandidater får lära sig hur de ska hantera utlämnande av allmän handling.
En sådan hantering ska naturligtvis inte förekomma men ibland känns det som att verkligheten har kommit allt för nära sagan. Att få ut ett anbud alternativ ett sekretessbeslut med en besvärshänvisning är ofta omständligt och tar betydligt längre tid än vad som borde vara nödvändigt.
Som så ofta landar jag i att det är ett delat ansvar mellan köpare och säljare att bidra till goda affärsrelationer och i detta fall en fungerande dialog. Låt oss titta på vad såväl upphandlarsidan som leverantörer kan göra för att bidra till att dialogen fortsätter även i de avslutande delarna av upphandlingen. Det handlar lika mycket om ett förhållningssätt som att följa regelverket.
Det här kan du som anbudsgivare göra för att bidra
Gör det så enkelt som möjligt för den upphandlande myndigheten att sekretesspröva ert anbud. Några exempel:
- När ni begär sekretess så gör det med omsorg och inte av mer än vad som är nödvändigt.
- Gör tydliga markeringar. Ni kan till exempel bifoga en kopia av anbudet där ni har markerat de specifika delar av olika dokument som ni inte vill ska lämnas ut.
- Ställs en fråga av den upphandlande myndigheten, svara så snabbt ni kan.
När anbudet är lämnat kan det vara bra att försöka skaffa sig en så god bild som möjligt om när tilldelningsbeslutet kan tänkas offentliggöras. Förbered vad ni avser att begära ut och prioritera vad ni vill se. Detta för att underlätta och påskynda den upphandlande myndighetens arbete. Vill ni se alla eller bara vinnande anbud? Kanske räcker det med att se delar av anbudet, tex. de som har bäring på utvärderingen. Begär att det omgående ska göras en slutlig sekretessprövning till vilken en besvärshänvisning ska bifogas. Då ökar chansen att ni får ut handlingar snabbare.
När tilldelningsbeslutet kommer är det viktigt att agera direkt. Ha gärna en enkel process för hur ni ska jobba.
Det här kan du som upphandlare göra för att bidra
En start är att utforma ett tydligt tilldelningsbeslut inklusive den individuella rapporten. Ge alla anbudsgivare en så bra förståelse som möjligt för hur upphandlingens olika steg har genomförts och tydliga motiv till varför en viss leverantör vann upphandlingen.
Förbered sekretesshanteringen redan innan tilldelningsbeslutet offentliggörs:
- Säkerställ att de/den som ska arbeta med ett eventuellt utlämnande av anbud är tillgänglig i tillräcklig omfattning.
- Kontrollera vilka önskemål anbudsgivarna framfört om sekretess redan i anbuden. Är det tydligt, förstår ni vad de menar?
- Vad bedömer ni själva vara potentiellt känsliga uppgifter i anbuden? Kan en jämförelse mellan olika anbud ge vägledning?
- Kan dialog ske med anbudsgivarna innan tilldelningsbeslutet offentliggörs för klargöranden? Det är naturligtvis inte tillåtet att avslöja upphandlingens utgång men om någon leverantör begärt sekretess på stora delar kan de ombedjas att precisera sin önskan.
Om ni inte är säkra på att ni kan hantera utlämnandet skyndsamt kan det vara nödvändigt att senarelägga tilldelningsbeslutet.
Den egentliga sekretessprövningen ska göras först när en begäran om utlämnade av allmän handling kommer. Tänk då på att:
- Agera skyndsamt – förhala inte på ett konstlat sätt, till exempel genom att vänta en dag extra, informera om avgifter för utlämnande och under den tiden inte påbörja arbetet, göra preliminära sekretessprövningar som drar ut på tiden.
- Prioritera bland handlingar och uppgifter som ska lämnas ut.
- Lämna ut handlingar allt eftersom prövningen har gjorts.
- Om uppgifter beläggs med sekretess, ge rimlig insyn på annat sätt. Förklara styrkor och brister i anbuden utan att gå in på detaljer.
- Återkoppla om det egna anbudet. Förklara vad som var bra och mindre bra.
Risker med bristande hantering
Jag tror att det medför risker att som upphandlande myndighet inte ha en juste dialog även i upphandlingens avslutande delar. Det kan leda till tappad attraktion som kund.
Det finns risk för överprövning, både för att leverantören anser att upphandlingen brister i transparens men även för att på något sätt vill få stopp på upphandlingen. Jag tror även det kan leda till ett mer allmänt minskat förtroende för offentlig sektor.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement
Småföretagaren
Ja tack.
Äntligen någon som pratar om elefanten i rummet. Som leverantör har vi ett flertal tillfällen försökt.
För det första; numera kan man inte ringa kommunen och få prata med den avdelning som köper in. Det ser ”vakterna” de sk kontaktcenters kommunen har. Man kan inte ens få reda på vem som är ansvarig längre. Alternativt att det är inte aktuellt att köpa in just nu eller att man redan köpt
För det andra när upphandlingen väl publiceras är det märkliga krav alternativt avskrift av konkurrentens produktbroschyr. Alla försök att påtala de tekniskt märkliga kraven motas bort. De som skall använda produkterna ”vet vad de vill ha” alternativt kommer med ”tekniska” hittepå motargument som inte är vettiga.
Varje kommun hittar gärna på egna krav fast det är generiska produkter.
Om man nu är i en bransch där det finns två leverantörer är det märkligt att den ena utesluts från att lämna offert. Så om man inte avser att kontakta åtminstone två leverantörer och förstå vad man skall köpa in. Då kan man låta bli att ”låtsas upphandla” med ett enda anbud i slutändan.
Med äkta dialog innan upphandling blir upphandlingskraven enklare att skriva och man kan skapa riktig utvärdering.
Vid ett enda tillfälle har vi överprövat. Domen var att upphandlingen hade så många felaktigheter att den skulle tas om. Det var för 6 år sedan! Kommunen har fortsatt köpa direkt utan att utvärdera ändå. Så att överpröva är dyrt och löser inget. Skattebetalarna får betala för bristande konkurrens i alla fall för kommunen är inte transparent.