Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Kategoristyrning med hållbarhet

ExpertkommentarDet finns utmaningar med hållbar upphandling och de behöver lösas i det dagliga arbetet. Kategoristyrning med hållbarhetsaspekter kan vara ett sätt att komma igång. Lena Mårdh berättar om sina erfarenheter av att integrera hållbarhet i kategoristyrningen.

| 2024-08-16
Lena Mårdh, hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling.

Fler och fler väljer att införa kategoristyrning av sina offentliga affärer. Ett av de senaste exemplen är Region Uppsala som Upphandling24 nyligen uppmärksammade. Även min tidigare arbetsgivare Huddinge kommun har infört kategoristyrning där jag fick vara med och integrera hållbarhetsaspekterna i de olika kategoriplanerna.

Det är utifrån det jag nu tänker reflektera och skriva lite om, för att fler ska få inspiration och känna att det går att börja lösa utmaningarna med hållbar upphandling.

Men först varför kategoristyrning… ja det är det många som har beskrivit så jag ska inte göra en egen förklaring. Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, beskriver att kategoristyrning är att en organisations inköp delas upp i inköpskategorier, för att fokusera på respektive leverantörsmarknad samt nå verksamhetsutveckling och besparingar.

Syftet är att nå optimala strategier inom det man behöver köpa in samt identifiera andra förbättringsaktiviteter. Men även att flytta fokus från enbart upphandlings- och inköpsarbete till ett proaktivt strategiskt inköpsarbete ihop med sin verksamhet.

Många upplever utmaningar att arbeta med en hållbar utveckling i de offentliga affärerna. Och jag förstår det. Hållbarhetsområdet utvecklas ständigt och en stor påverkan finns ute i respektive verksamhet.

Detta möter jag ofta i diskussioner med upphandlare och upphandlande organisationer. Tidsbrist att arbeta med utveckling och få förståelse hos beställarna om varför det är viktigt att de beskriver sitt behov och är engagerade i affärerna och under avtalstiden.

Det är en sak att bygga kunskap om vilka möjligheter LOU ger hos upphandlare. Det är en annan sak att skapa beteenden som ger hållbara affärer och inköp.

Därför är det viktigt att arbeta tvärfunktionellt med representanter från verksamheterna vid införandet av kategoristyrningen. Men minst lika viktigt är det att inkludera hållbarhetsstrateger för att identifiera hållbarhetsriskerna, konsekvenserna och möjligheterna till mer hållbara avtal och affärer.

På så sätt möjliggörs en större träffsäkerhet och målinriktade affärer i offentlig sektor och som SKR fortsätter att beskriva… ”Det leder även till att kommunen och regionen prioriterar sin tid till de verksamhetskritiska upphandlingarna och på så vis skapas bättre beredskap och en stabil försörjning”.

När jag började på Huddinge kommun hade det nyligen beslutats att införa kategoristyrning och att det skulle ske tvärfunktionellt. När förvaltningscheferna hade utsett verksamheternas representanter startade arbetet med en workshop inom den aktuella kategorin. Här deltog jag för att säkerställa att kommunens olika hållbarhetsmål beaktades redan från början i nulägesanalysen och integrerades i det kommande arbetet.

Nulägesanalys innebar att sammanställa vilka av alla olika styrdokument som berör avtalen som finns inom kategorin. Detta för att identifiera kommunens mål och ambitioner så att det kommande arbetet anpassas för att bidra till målsättningarna. Exempel på styrdokument med ett hållbarhetsperspektiv är: Miljöprogram, Rese- och fordonspolicy, Mål och budget, Parkstrategi, Avfallsplan och Måltidspolicy.

När styrdokumenten var identifierade var det dags att tillsammans med hela arbetsgruppen genomföra en Swot-analys, för att se vilka styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar som fanns för att nå kommunens mål och ambitioner. Och då var det ju inte bara hållbarhet vi diskuterade utan en massa olika perspektiv där hållbarhet var en del. Precis som det ska vara så är hållbarhetsperspektivet en integrerad del av hela arbetet.

Här är det nog ganska vanligt att många inte känner till alla relevanta styrdokument och inte heller ser kopplingen mellan målen och ambitionerna och hur en upphandlande organisation behöver anpassa sina upphandlingar och affärer.

Beställare, upphandlare och hållbarhetsstrateger kan känna till olika styrdokument vilket kan vara avgörande för vad olika personer prioriterar i kravställningen i en kommande affär. Genom att skapa en gemensam bild över olika mål och ambitioner skapas också mycket bättre förutsättningar för affärerna att nå en organisations mål.

Nästa steg blev att göra en extern omvärldsanalys. Detta för att kartlägga förutsättningar och trender, så att vi fick en bättre bild över möjligheter och risker i de kommande affärerna inom kategorin eller underkategorierna.

Här blev det ganska tydligt att kommande lagstiftningar och medborgarnas ökade medvetenhet kring hållbarhet behöver vägas in i hur offentlig sektor använder skattepengarna i affärerna som upphandlas.

När allt detta var gjort blev det dags att tillsammans med kategoriledaren skriva ihop strategierna i hur vi ville ha de kommande affärerna. Detta genom att definiera målsättningar, strategier och aktiviteter om vad som behöver göras för att uppnå målen och strategierna.

Mitt ansvar som dåvarande hållbarhetsstrateg var att definiera hållbarhetsmålen, vilka hållbarhetsstrategier vi skulle ha för respektive kategori och vilka aktiviteter som behöver prioriteras under de kommande åren.

Nu finns inte plats i denna artikel att gå in i alla detaljer för alla kategoriplaner. Men jag blev väldigt glad när Huddinge kommun publicerade beslutade kategoriplaner på sin hemsida under kommunens alla styrdokument. Kategoriplanerna och deras innehåll blev ett styrdokument som alla i kommunen skulle arbeta efter.

På detta sätt skapas förankring till politiken och ledningen, men också till något som följs upp.

Men för att ge er ett exempel så beslutades ett mål för kategorin Omsättningsvaror. Det blev: Minska miljöpåverkan och utveckla den cirkulära ekonomin. Strategin blev sedan att ställa tuffa miljökrav vid upphandlingar på förpackningar och miljöfarliga ämnen. Men även kräva att leverantörerna märker miljömärkta produkter i e-handelssystemet för att skapa förutsättningar för medvetna val vid inköpen.

Det sista kopplade direkt till målet i Miljöprogrammet att kommunen mäter på andel inköp av miljöcertifierade/miljömärkta varor och produkter av totalt inköpta varor och produkter. Detta mäts sedan årligen i procent.

Även om det inte var tydligt i kategoriplanen påbörjades även ett arbete att förvalta avtalen som berörs av detta mål. Genom att identifiera vilka upphandlingar som har potential att ställa krav på miljömärkta produkter samt var det går att föra en dialog med leverantörer under avtalstiden och att öka andel miljömärkta varor i e-handelssystemet, skapades en planering för samarbete med leverantörerna och avtalsuppföljning av hållbarhetskraven.

Ja, vi får samarbete och vi kan vidareutveckla avtalen om detta kan tydliggöras i upphandlingen, om det nu var någon som tvivlade. Men mer om det i nästa krönika förhoppningsvis.

Så det gäller att hitta sätt att effektivisera arbetet med hållbara affärer för att hinna med arbetet med kategoristyrningen och genomförandet av det utvecklingsarbete som kommer med det.

Lena Mårdh

Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och Projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)

 

 

 

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: ExpertkommentarHållbarhet

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Lena Mårdh

Lena Mårdh är hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling med flera års erfarenhet av hållbara affärer, både statligt och kommunalt. Hon vill skapa effektiva och systematiska arbetsrutiner för hållbara affärer och drivs av att förändra hur vi använder våra skattepengar på ett mer hållbart sätt. Till vardags arbetar Lena på Miljömärkning Sverige AB (Svanen).
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025