Upphandlare lägger för lite krut på avtalet som är avgörande för om affärsrelationen ska fungera, menar Carl Norén. Ett bra avtal balanserar köparens och säljarens intressen och innehåller bara klausuler som är tänkta att användas. Att nå rätt balans och avvägning kräver rätt kunskap.
Upphandlare fokuserar på förfrågningsunderlaget och utvärderingen i upphandlingen men lägger inte lika mycket krut på avtalet. Ofta nöjer man sig med att ha fått till ett avtal, och litar på leverantören i lite för hög grad menar Carl Norén, som har arbetat med avtalsjuridik och upphandlingsjuridik i 15 år.
Förfrågningsunderlaget och utvärderingen är viktiga delar. Men det är bara starten på affärsrelationen med leverantören. Relationen mellan köpare och säljare regleras av avtalet och det är till stor del hur avtalet är formulerat och hur det används som avgör om affären blir lyckad.
Eftersom avtalet är ett civilrättsligt dokument är det avtalsrätten och inte upphandlingsrätten som gäller när avtalet används. Därför är det viktigt att du som upphandlare har grundläggande kunskaper i avtalsrätt.
– Men det finns fortfarande viktiga kopplingar till LOU som du måste känna till, exempelvis vilka ändringar du kan göra i avtalet. Frångår du avtalet för mycket riskerar du att det ses som att ett nytt avtal uppstår och det kan bli en otillåten direktupphandling, säger Carl Norén.
Redan i upphandlingsfasen behöver du som upphandlare fundera över vilka ändringar i avtalet som du kan behöva göra under avtalets löptid. Men du måste väga det mot vad som förmodligen inte kommer att hända för att inte riskera att priserna drivs upp i onödan. Förfrågningsunderlaget måste vara tydligt så att anbudsgivarna vet vad de lägger anbud på och anpassar sina priser efter det.
Viten är en annan central del i avtal. För många viteskrav driver upp priserna eller i värsta fall får till följd att du inte får några anbud.
– Det är viktigt att driva igenom de viteskrav som finns i avtalet. Att strunta i det kan vara en otillåten ändring av avtalet. Använder du inte vitet följer du inte förutsättningarna för upphandlingen – och det är ju på dem som de andra leverantörerna har lämnat anbud.
För att få till ett bra avtal behöver du alltså både vara proaktiv innan avtalet skrivs och hantera avtalet på rätt sätt efter att det tecknats. På Inköpsrådets utbildning ”Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF” får du lära dig att ta fram ett avtal som gör att du får den leverans du vill ha, hur du ska skriva avtalet så att inte villkoren gör att det blir dyrare än nödvändigt och efter utbildningen kommer du dessutom att vara förberedd på och kunna hantera situationer med vite och hävningar om det skulle behövas.
FAKTA:
Carl Noréns tre bästa tips
* Tänk efter före, det vill säga fundera på avtalsvillkoren redan i upphandlingsfasen.
* Se till att avtalet är balanserat mellan köpare och säljare.
* Ta i förväg höjd för att avtalet kan behöva förändras under avtalsperioden.
Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF
Vill du bli bättre på att skriva och hantera avtal? Välkommen till Inköpsrådets utbildning den 13 november. På utbildningen får du förståelse för hur avtal kan och bör formuleras för att fungera under hela avtalstiden. Du lär dig också hur det färdiga avtalet kan hanteras, justeras och sägas upp under avtalets löptid.
Läs mer och anmäl dig till utbildningen här
Tycker Inköpsrådet kan vara tydligare med när det, som det här fallet, faktiskt är fråga om reklam och inte renodlad journalistik.
Tack för dina synpunkter, Jakob. Hur tycker du att vi skulle märka artikeln eller på annat sätt vara tydligare? Har du något förslag?
Jag ser på artikeln så här: personen vi har intervjuat är lärare på en kurs som Inköpsrådet säljer och arrangerar. Det är en anledning till att vi publicerar artikeln. På så vis är det reklam. Samtidigt ser jag det inte som en ren reklamtext som fokuserar på utbildningen och beskriver hur fantastisk den är. Även om vi inte arrangerade kursen skulle texten hålla för publicering, menar jag.
Samtidigt är det viktigt att vi är tydliga gentemot våra läsare. Vi vill inte vilseleda någon. Det skadar förtroendet. Därför tar jag till mig just det du skriver om tydlighet. Frågorna i början är uppriktigt menade.
Bosse/.
Bo Nordlin, ansvarig utgivare Inköpsrådet
Om artikeln hade inletts med t.ex. ”På Inköpsrådets utbildning ”Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF” får du lära dig”…, följt av resten av texten så skulle det bli tydligare. Men i sista stycket går det nog upp för de flesta vad avsikten är med artikeln. Vid det laget kanske man känner sig ”lurad” till att ha läst hela texten, som i och för sig är en bra påminnelse om vikten med bra avtal.
Tack för synpunkten. Jag förstår hur du menar. Vi har avsiktligt valt att göra tvärtom och inte i första hand lyfta fram utbildningen. Vår tanke är att det skulle vara för reklamigt. Istället vill vi skriva om ett angeläget ämne på ett förhoppningsvis matnyttigt sätt och för den som vill fördjupa sig tipsar vi på slutet om vår utbildning. Vi får kanske tänka om här. Jag ska fundera ett varv till.
Bosse/.
Trogen läsare som normalt sett inte kommenterar: Jag håller med Jakob och Hans Erik.
Jag hade läst artikeln ändå men hade uppskattat om det var tydligare vad syftet var. Jag upplever även att artiklarna som leder till ett utbildningstips är lite ”tunnare” än normalt.
Att fundera ett varv till låter klokt Bosse.
Tack för kommentaren, Johanna. Vi ska bli tydligare framöver.
Tanken är inte att de ska vara tunnare än övriga artiklar. De ska vara minst lika matnyttiga som en vanlig artikel,
Hälsningar
Bosse/.