Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 4 nov 2025 • Stockholm
    • Praxisdagen • 11 nov 2025 • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Full kontroll med egen plan

Gävle kommun har med en utvecklad upphandlingsplan lagt en viktig grund för ett strategiskt inköpsarbete. Planen ger upphandlingsorganisationen full kontroll på kommande upphandlingar och samtidigt den enskilde upphandlare möjlighet att utifrån den lagda planen skapa en ”personlig” upphandlingsplan.

| 2022-04-20
Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova vid Gävle kommuns inköp- och upphandlingsenhet.

-Med upphandlingsplanen har vi skapat full kontroll över varje upphandlares mängd arbete och inte minst hur av olika typer av upphandlingar fördelas, säger Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova vid inköp- och upphandlingsenheten inom Gävle kommuns näringslivsavdelning.

Båda har en bakgrund inom Inköp Gävleborg med en upphandlingsplan som användes där som något av en förlaga för den plan som Gävle kommun nu använder sig av.

-I huvudsak har vi utvecklat hela upplägget och anpassat upphandlingsplanen efter de specifika behov som Gävle kommun har, säger Stefan Åkerlund, som är en av kommunens upphandlare men som även jobbar med utveckling av det strategiska upphandlingsarbetet inom avdelningen

-Upphandlingsplanen blev klar för ungefär ett år sedan. Bakgrunden var att vi då såg ett stort behov av att få struktur i vår planering för att kunna jobba mer effektivt i den nya inköpsorganisation som byggdes upp efter att kommunen lämnat Inköp Gävleborg.

Veselina Minkova-Velinova, som jobbat en hel del med produktionsplanering och nu tillträder en tjänst som inköpscontroller, beskriver upphandlingsplanen:

-Det är en datamodell som bygger på att samla in och bearbeta information om alla Gävle kommuns avtal och som ger överblick kring gällande avtal och kommande upphandlingar.

-Vi tar bland annat information från vårt upphandlingsverktyg Kommers och en utbyggd e-tjänst som Gävle kommun har för nya beställningar för att få en heltäckande bild av de behov som finns.

Kvartalsvis arbetar Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova med att fördela arbetet med enskilda upphandlingar och med den metodik som växt fram så sker det numera med god framförhållning.

-Vi har exempelvis redan nu i början av året börjat fördela uppdrag för kvartal fyra. Att undvika tidspress är viktigt för att nå fram till en lämplig balans av det vi benämner strategiska och taktiska upphandlingar, där de strategiska är något mer komplicerade med till exempel öppet förförande, där vi behöver ge utrymme för upphandlaren att dessa får ta mer tid i anspråk, säger Stefan Åkerlund.

Han tycker att det arbetssätt som används ger en bra balans mellan en övergripande kontroll och utrymme för upphandlarna att ändå lägga upp arbetet relativt fritt.

-Systemet bygger på att starta en upphandling omkring nio månader innan ett avtal går ut. Men utifrån det kan man som upphandlare göra justeringar kring vad man bedömer som lämplig tidsplan. Det enda vi satt som krav är upphandlingen ska vara klar en månad innan det gamla avtalet går ut.

-Upphandlaren får också ett bra paket av information att ta sig an arbetet med – exempelvis inledande kontakter som behövs med facket eller andra och om det ska in i e-handelssystemet eller inte, säger Stefan Åkerlund.

För Gävle kommun har upphandlingsplanen gett ett skifte från att jobba reaktivt till proaktivt.

-Vi känner att vi har full kontroll och upphandlingsplanen har ett väldigt bra innehåll för de behov som vi har just nu. Sedan får man inte slå sig till ro – nya behov kommer att uppstå som gör att vi behöv utveckla och anpassa upphandlingsplanen kontinuerligt, säger Stefan Åkerlund.

Hur var det tidigare?

-Ofta var känslan att man jobbade reaktivt – man kände hela tiden att man var sent ute och allt var bråttom. Det var en ohållbar situation.

-Vi märker också att vi är på rätt väg för när nya medarbetare kommer in, så är det just detta med upphandlingsplaneringen, som är den stora skillnaden mot hur de jobbade innan. Man vet vilken upphandling som skall startas, och när, och detta vet man i god tid innan arbetet med upphandlingen påbörjas.

Gävle kommun (103 000 invånare) har sin inköps- och upphandlingsenhet som en del av näringslivsavdelningen. Enheten har 11 medarbetare med en pågående rekrytering av ytterligare 4 för att förstärka resurserna. Kommunen hade 2022 en årlig inköpsvolym på 1,6 miljarder kronor.

Annons

Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Upphandling24 arrangerar en populär utbildning med fokus på att projektleda upphandlingar. Du lär dig välbeprövade metoder för att lyckas leda projekt i hamn på rätt tid. Läs mer om utbildningen här.

Läs mer: Upphandling Gävle kommunInköp GävleborgUpphandlingsplan

Fredrik Mårtensson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Erfaren upphandlare

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • AI för upphandlare | 19 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • Robusta IT-avtal | 26 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Del 2: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?Del 2: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?
Del 1: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?Del 1: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?
Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhetEfterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
Förslag till ändrat LUFS-direktivFörslag till ändrat LUFS-direktiv
Om vikten av det kontradiktoriska förfarandetOm vikten av det kontradiktoriska förfarandet
Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaretFörslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
Tillämpat krav som inte uttryckligen framgåttTillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Hetaste rättsfallen från första kvartaletHetaste rättsfallen från första kvartalet

Nytt från Upphandling24

Kommentarer från läsarna

Björn : Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Otroligt intressant mål i sin enkelhet (tack vare sin enkelhet). Korrekt utfall ska ha varit given för vem som helst…
Fredrik : Hetaste rättsfallen från första kvartalet
Tack för bra "Reader's Digest".
Björn : Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
Jag instämmer med slutsatserna. Inte bara att KR tar upp väldigt få mål trots att det svämmar över av domstolsbeslut…
Louise Bylund : Följa upp avtal – en cirkulär process
Hej! Jag har en fundering om den cirkulära modellen har något specifikt namn? Med vänliga hälsningar, Louise, Offentlig upphandlare student.
Marianne Hammarström : Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
Mycket bra. Tack för att ni driver detta och håller med att det är mycket svårtolkat.
Annika S : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Hej! Kan ni reda ut den här meningen lite - jag går vilse i olika "inte". Vidare har det förhållandet…
Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…

Senaste inläggen

  • Del 2: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?
  • Del 1: Hur ska myndigheter bemöta avtalsbrott?
  • Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
  • Förslag till ändrat LUFS-direktiv
  • Om vikten av det kontradiktoriska förfarandet
  • Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst