Full kontroll med egen plan

-Med upphandlingsplanen har vi skapat full kontroll över varje upphandlares mängd arbete och inte minst hur av olika typer av upphandlingar fördelas, säger Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova vid inköp- och upphandlingsenheten inom Gävle kommuns näringslivsavdelning.

Båda har en bakgrund inom Inköp Gävleborg med en upphandlingsplan som användes där som något av en förlaga för den plan som Gävle kommun nu använder sig av.

-I huvudsak har vi utvecklat hela upplägget och anpassat upphandlingsplanen efter de specifika behov som Gävle kommun har, säger Stefan Åkerlund, som är en av kommunens upphandlare men som även jobbar med utveckling av det strategiska upphandlingsarbetet inom avdelningen

-Upphandlingsplanen blev klar för ungefär ett år sedan. Bakgrunden var att vi då såg ett stort behov av att få struktur i vår planering för att kunna jobba mer effektivt i den nya inköpsorganisation som byggdes upp efter att kommunen lämnat Inköp Gävleborg.

Veselina Minkova-Velinova, som jobbat en hel del med produktionsplanering och nu tillträder en tjänst som inköpscontroller, beskriver upphandlingsplanen:

-Det är en datamodell som bygger på att samla in och bearbeta information om alla Gävle kommuns avtal och som ger överblick kring gällande avtal och kommande upphandlingar.

-Vi tar bland annat information från vårt upphandlingsverktyg Kommers och en utbyggd e-tjänst som Gävle kommun har för nya beställningar för att få en heltäckande bild av de behov som finns.

Kvartalsvis arbetar Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova med att fördela arbetet med enskilda upphandlingar och med den metodik som växt fram så sker det numera med god framförhållning.

-Vi har exempelvis redan nu i början av året börjat fördela uppdrag för kvartal fyra. Att undvika tidspress är viktigt för att nå fram till en lämplig balans av det vi benämner strategiska och taktiska upphandlingar, där de strategiska är något mer komplicerade med till exempel öppet förförande, där vi behöver ge utrymme för upphandlaren att dessa får ta mer tid i anspråk, säger Stefan Åkerlund.

Han tycker att det arbetssätt som används ger en bra balans mellan en övergripande kontroll och utrymme för upphandlarna att ändå lägga upp arbetet relativt fritt.

-Systemet bygger på att starta en upphandling omkring nio månader innan ett avtal går ut. Men utifrån det kan man som upphandlare göra justeringar kring vad man bedömer som lämplig tidsplan. Det enda vi satt som krav är upphandlingen ska vara klar en månad innan det gamla avtalet går ut.

-Upphandlaren får också ett bra paket av information att ta sig an arbetet med – exempelvis inledande kontakter som behövs med facket eller andra och om det ska in i e-handelssystemet eller inte, säger Stefan Åkerlund.

För Gävle kommun har upphandlingsplanen gett ett skifte från att jobba reaktivt till proaktivt.

-Vi känner att vi har full kontroll och upphandlingsplanen har ett väldigt bra innehåll för de behov som vi har just nu. Sedan får man inte slå sig till ro – nya behov kommer att uppstå som gör att vi behöv utveckla och anpassa upphandlingsplanen kontinuerligt, säger Stefan Åkerlund.

Hur var det tidigare?

-Ofta var känslan att man jobbade reaktivt – man kände hela tiden att man var sent ute och allt var bråttom. Det var en ohållbar situation.

-Vi märker också att vi är på rätt väg för när nya medarbetare kommer in, så är det just detta med upphandlingsplaneringen, som är den stora skillnaden mot hur de jobbade innan. Man vet vilken upphandling som skall startas, och när, och detta vet man i god tid innan arbetet med upphandlingen påbörjas.

Gävle kommun (103 000 invånare) har sin inköps- och upphandlingsenhet som en del av näringslivsavdelningen. Enheten har 11 medarbetare med en pågående rekrytering av ytterligare 4 för att förstärka resurserna. Kommunen hade 2022 en årlig inköpsvolym på 1,6 miljarder kronor.