Följ upp avtal – hitta välfärdsbrotten

Den här artikeln fokuserar på uppföljningsarbetet och ger tips på hur en upphandlande myndighet kan komma igång.

Välfärdsbrottslighet
Vad menas då med välfärdsbrottslighet? I Sveriges Kommuner och Regioners, SKR, skrift Välfärdsbrott och otillåten påverkan – från bidragsfusk till systemhotande brottslighet definieras välfärdsbrottslighet som när en extern aktör – företag eller privatperson – otillbörligen utnyttjar medel från det allmänna för egen vinning. Tidigare handlade det här främst om den enskilda människans fusk, medan det numera rör sig alltmer om systemhotande brottslighet.

Att informera sig om vad välfärdsbrottslighet är och hur den fungerar, att därefter upprätthålla kompetensen och hålla sig uppdaterad med utvecklingen, är viktiga verktyg för att känna igen brottsliga upplägg vid en avtalsuppföljning.

Den som vill lära sig mer om dels välfärdsbrott, dels brottsförebyggande arbete i upphandling kan vända sig till SKR, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten eller Upphandlingsmyndigheten som har bra information på sina respektive hemsidor.

Alla behöver bidra i arbetet mot välfärdsbrottslighet, särskilt den som arbetar med offentlig upphandling. Ett viktigt sätt att göra detta på är i själva upphandlingsprocessen där det ingår att göra noggranna leverantörskontroller.

Ett annat sätt är att följa upp avtalet när det väl är undertecknat och att fortsätta att göra så under hela avtalets löptid. Att uppföljning och kontroll av avtal utgör en framgångsfaktor i arbetet mot välfärdsbrottslighet lyfts även i SKR:s undersökning som presenteras i skriften.

Prioritera avtalsuppföljning
För att få till en varaktig förändring hos den upphandlande myndigheten krävs att dess ledning signalerar att systematiska och noggranna avtalsuppföljningar är angelägna. Utöver det finns det flera saker som myndigheten kan göra för att komma igång med, och hålla fast vid, en fungerande avtalsuppföljning.

Om en upphandlande myndighet har svårt att få resurserna att räcka till är det viktigt att arbeta med optimering och effektivisering av uppföljningsprocesserna. Detta för att säkerställa att de tillgängliga resurserna används på ett smart sätt.

Om myndigheten saknar möjlighet att hitta fungerande uppföljningsstrategier och att utföra avtalsuppföljningen med egen personal, är det nödvändigt att antingen anställa rätt kompetens eller att ta in extern hjälp.

Här är sex tips på vägen mot en fungerande avtalsuppföljning.

1. Fokusområden. Den upphandlande organisationen kan med fördel fokusera sina uppföljningsinsatser till ett prioriterat område, i brist på möjligheter att följa upp alla avtal. Den kan exempelvis identifiera sina mest kritiska avtal och leverantörer, och prioritera att följa upp dessa.
2. Använd systemstöd. Det finns systemstöd för att digitalisera och automatisera metoder och processer för uppföljning, vilket leder till att uppföljningsprocessen effektiviseras.
3. Standardisering av processer och metoder. Att standardisera sina processer och metoder gör det möjligt för den upphandlande myndigheten att effektivt övervaka flera avtal med liknande struktur.
4. Rätt kompetens. Den upphandlande myndigheten behöver säkerställa att den egna personalen har rätt kompetens och kunskap för att kunna genomföra avtalsuppföljningen. Det inkluderar även att man lär sig att identifiera brottsliga upplägg. För att säkerställa det här krävs regelbunden utbildning.
5. Regelbundna uppföljningar såsom intern kontroll, översyn, utvärdering eller granskning gör det lättare för en upphandlande myndighet att förutse arbetsbelastningen och möjlighet att planera sina resurser. Förbättringarna blir dessutom kontinuerliga.
6. Arbeta med riskhantering i uppföljningen för att hantera eventuella risker i ett tidigt skede och undvika resurskrävande rättelser längre fram.

En upphandlande myndighet kan spara resurser genom att avropa från en inköpscentrals ramavtal. Adda inköpscentral, som är ett bolag inom SKR-koncernen, upphandlar ramavtal för offentlig sektor. På Adda inköpscentral arbetar man aktivt med ramavtalsuppföljning och gör på så vis en stor del av jobbet åt de upphandlande myndigheterna.

Att åstadkomma förändringen till en bättre avtalsuppföljning, och att därefter hålla den levande, är visserligen resurskrävande. Men det är en klok investering och bidrar med flera nyttor till den egna verksamheten.

Bristande resurser ger bristande uppföljning
I Sverige uppgick de offentliga inköpen som omfattas av upphandlingsplikt till strax över 800 miljarder kronor under 2022. Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik annonserades under samma period 17 198 upphandlingar. Bakom de här siffrorna gömmer sig många avtal.

I februari i år kom uppdragsforskningsrapporten Avtalsuppföljning inom offentlig upphandling – säkerställer konkurrens och avtalad kvalitet till avtalat pris från Konkurrensverket (Uppdragsforskningsrapport 2023:1).

Uppdraget från Konkurrensverket var att undersöka hur och i vilken utsträckning som upphandlande myndigheter genomför avtalsuppföljningar och om och hur de skiljer sig åt beroende på kontraktsföremål, branscher och verksamhetsområden. Studien behandlar svenska kommuners avtalsuppföljning av offentligt upphandlade ramavtal och kontrakt.

I rapporten anges att det offentliga brister i sin avtalsuppföljning, vilket främst orsakas av bristande resurser. Att det förhåller sig på det viset har framhållits även i tidigare utredningar.

Det är begripligt att avtalsuppföljningen är svår att klara av om resurserna inte räcker till. Men att inte genomföra den medför också stora risker och en upphandlande myndighet går dessutom miste om de fördelar som uppföljningen ger för verksamheten.

Varför investera i avtalsuppföljning?
Frågan är då varför en upphandlande myndighet behöver investera tid och pengar i avtalsuppföljning. Här presenteras några goda anledningar, men långt ifrån alla.

Avtalsuppföljningen ger myndigheten fördelen att tidigt uppmärksamma om samarbetet med leverantören inte löper som överenskommits. Det vill säga om leverantören inte lever upp till de krav som ställts i upphandlingen och villkoren i avtalet.

En upphandlande myndighet kan (och ska) i dessa fall vidta åtgärder. Att göra det är viktigt för att säkerställa att myndigheten får vad den betalar för, men också för att främja en sund konkurrens på marknaden och likabehandling av leverantörerna.

Det handlar också om att bevara förtroendet för den upphandlande myndigheten. Om denna inte agerar när en leverantör missköter sig kan det sända ut signalen att det är oviktigt för myndigheten om dess leverantörer håller sig till ställda krav i upphandlingen och villkor i avtalet. Det i sin tur kan leda till att allmänheten tappar förtroendet för myndigheten och för dess verksamhet.

Att följa upp ingångna avtal kan också vara till hjälp inför kommande upphandlingar, eftersom upphandlande myndigheten kan skapa sig en rättvisande bild av om kraven som ställts i föregående upphandling till fullo ger en leverans som tillgodoser myndighetens behov. På det här viset kan myndigheten utveckla och slipa på sina krav för att säkerställa att den får en leverans som tillgodoser behoven på bästa sätt.  

Avtalsuppföljningens effekter sträcker sig också vidare ut i samhället. Förutom att det naturligtvis medför att upphandlande myndighet hanterar samhällets resurser, inbegripet våra skattepengar, på ett ansvarsfullt sätt så gynnar det samhället i stort att följa upp och bevaka att ställda krav följs för att motverka välfärdsbrottslighet.

Helena Lindh, bolagsjurist på Adda, och Cen Chen, affärsrådgivare på Adda Affärsconcept.  

Fotnot: Med begreppet upphandlande myndighet avses alla upphandlande och av påropande organisationer.