Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Flexibility is the new black

ExpertkommentarCoronakrisen har visat att medarbetare på inköp är lösningsorienterade och handlingskraftiga. De har en förmåga att snabbt prioritera och ställa om arbetsmässigt, skriver Inköpsrådets expert Helena Brynolfsson.

| 2021-02-23

Coronakrisen har på många sätt visat att när det gäller, så ställer vi snabbt upp och om. Flexibiliteten och omställningsförmågan (”flexibility and agility”) har varit påfallande och detta har belysts och uppmärksammats av flera i olika sammanhang (MIT, VDTidningen, Inköpsbarometern, andra undersökningar och artiklar).

För oss på inköp har flexibiliteten visat sig i allt från inköpsfunktioners och dess personals förmåga att snabbt prioritera och ställa om arbetsmässigt, till leverantörers förmåga att ställa om sin produktion.

Inköpschefer vittnar om att medarbetare varit lösningsorienterade och handlingskraftiga. Att de snabbt justerat sina roller, arbetssätt med mera, då ändrade inköpsbehov krävt omfattande omprioriteringar.

Det har varit mer inslag av operativt inköpsarbete för att säkra tillgång till material. Ett stort fokus har lagts på att säkerställa leveranser och kontrollera leverantörer, vilket lett till tätare leverantörskontakter och fler uppföljningsmöten.

Många har konstaterat att arbetet har kunnat fortsätta på ett bra sätt utan att alla varit på plats och att ett digitaliserat arbetssätt fått sig en rejäl knuff framåt både internt och externt gentemot leverantörer (till exempel  elektronisk avtalssignering, automation).

Samverkan och samarbete har lyfts fram som en styrka samtidigt som relationer internt och externt har satts på prov.

Vad lär vi oss av allt detta och tar med framgent?
Lärdomarna av coronakrisens effekter på inköpsområdet och dess konklusioner är många och egentligen inte nya. Men de blir mer uppenbara och tydliga i en kris.

För mig handlar det om allt som redan borde vara på plats. Med andra ord allt från omvärldsbevakning och scenarioplanering till varningssystem, som tidigt larmar när något allvarligt är på gång. Att hantera risker genom att förebygga, upptäcka och hantera/bemöta, det vill säga att ha en förmåga och flexibilitet att anpassa sig och ställa om vid störningar och förändringar.

För oss som arbetar med inköp handlar det (igen) om att ha koll på våra kritiska behov/leveranser/ leverantörer, men även att ha ett bra samarbete med intressenter och strategiägare internt. Och att hantera dessa relationer på ett professionellt sätt.

Förtroenden och relationer ställs på sin spets i kriser som till exempel pandemin. De utmanas rejält och har du inte identifierat och investerat i dessa kan det stå dig dyrt, då det både är interna kollegor och leverantörer som du vänder dig till och förväntar hjälp när krisen slår till.

Det är tydligt att de inköpsavdelningar som byggt upp ett förtroende och kommit längre utvecklingsmässigt i sitt inköpsarbete har klarat coronakrisen bättre.

De har haft robusta inköpsprocesser, kompetenta medarbetare och digitala verktyg på plats som hållit när krisen med kraftigt förändrade förutsättningar slog till. Med ett kategoribaserat inköp på plats har man haft kunskap och kanaler att skaffa fram material/tjänster och haft mer leverantörsdialog med konstruktiva lösningar.

Vi behöver med andra ord jobba bredare, samarbeta över funktions- och organisationsgränser och ännu mer digitalt framgent. System som vi har till vårt förfogande måste utnyttjas till fullo och all ”dark data” som vi besitter måste synliggöras och dras nytta av.

Traditionella inköpsroller med detaljerade beskrivningar av arbetsroller tror jag kommer att utgå. De ersätts med bredare generella beskrivningar som funkar i en flexibel/agil kategoribaserad verklighet där behov/arbetsbelastning varierar.

Ändrade arbetsförhållande och distansarbete förändrar kraven på våra inköpschefer och ledare. Precis som med våra leverantörer, intressenter och strategiägare, så krävs förtroende och bra relationer/samarbete från både chef och medarbetare för att bra resultat ska uppnås. Detaljstyrt ledarskap (vars ”bäst före-datum” förvisso för länge sedan gått ut) kommer att förpassas till historien.

Så, summan av hela den här kardemumman blir: investera i flexibilitet! Det enda vi vet säkert om framtiden är att den kommer att förändras och att vi inte vet exakt hur, när, vad och i vilken takt. Räkna med en instabil framtid och gör dig så förberedd som du bara kan.

Helena Brynolfsson 
Prosourcia

 

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: Expertkommentar

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Helena Brynolfsson

Helena Brynolfsson äger och driver Prosourcia. Hon är tidigare koncerninköpschef med mer än 30 års erfarenhet av inköp från åtta olika företag/verksamheter. Hon har lång erfarenhet av att bygga upp inköpsfunktioner där struktur och kompetens inom inköp saknats. Hon kan förändringsarbete och att utveckla strategier som leder till besparingar och effektivitet. Hon är ofta anlitad som föredragshållare och utbildar regelbundet studenter.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt