Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Flexibility is the new black

ExpertkommentarCoronakrisen har visat att medarbetare på inköp är lösningsorienterade och handlingskraftiga. De har en förmåga att snabbt prioritera och ställa om arbetsmässigt, skriver Inköpsrådets expert Helena Brynolfsson.

| 2021-02-23

Coronakrisen har på många sätt visat att när det gäller, så ställer vi snabbt upp och om. Flexibiliteten och omställningsförmågan (”flexibility and agility”) har varit påfallande och detta har belysts och uppmärksammats av flera i olika sammanhang (MIT, VDTidningen, Inköpsbarometern, andra undersökningar och artiklar).

För oss på inköp har flexibiliteten visat sig i allt från inköpsfunktioners och dess personals förmåga att snabbt prioritera och ställa om arbetsmässigt, till leverantörers förmåga att ställa om sin produktion.

Inköpschefer vittnar om att medarbetare varit lösningsorienterade och handlingskraftiga. Att de snabbt justerat sina roller, arbetssätt med mera, då ändrade inköpsbehov krävt omfattande omprioriteringar.

Det har varit mer inslag av operativt inköpsarbete för att säkra tillgång till material. Ett stort fokus har lagts på att säkerställa leveranser och kontrollera leverantörer, vilket lett till tätare leverantörskontakter och fler uppföljningsmöten.

Många har konstaterat att arbetet har kunnat fortsätta på ett bra sätt utan att alla varit på plats och att ett digitaliserat arbetssätt fått sig en rejäl knuff framåt både internt och externt gentemot leverantörer (till exempel  elektronisk avtalssignering, automation).

Samverkan och samarbete har lyfts fram som en styrka samtidigt som relationer internt och externt har satts på prov.

Vad lär vi oss av allt detta och tar med framgent?
Lärdomarna av coronakrisens effekter på inköpsområdet och dess konklusioner är många och egentligen inte nya. Men de blir mer uppenbara och tydliga i en kris.

För mig handlar det om allt som redan borde vara på plats. Med andra ord allt från omvärldsbevakning och scenarioplanering till varningssystem, som tidigt larmar när något allvarligt är på gång. Att hantera risker genom att förebygga, upptäcka och hantera/bemöta, det vill säga att ha en förmåga och flexibilitet att anpassa sig och ställa om vid störningar och förändringar.

För oss som arbetar med inköp handlar det (igen) om att ha koll på våra kritiska behov/leveranser/ leverantörer, men även att ha ett bra samarbete med intressenter och strategiägare internt. Och att hantera dessa relationer på ett professionellt sätt.

Förtroenden och relationer ställs på sin spets i kriser som till exempel pandemin. De utmanas rejält och har du inte identifierat och investerat i dessa kan det stå dig dyrt, då det både är interna kollegor och leverantörer som du vänder dig till och förväntar hjälp när krisen slår till.

Det är tydligt att de inköpsavdelningar som byggt upp ett förtroende och kommit längre utvecklingsmässigt i sitt inköpsarbete har klarat coronakrisen bättre.

De har haft robusta inköpsprocesser, kompetenta medarbetare och digitala verktyg på plats som hållit när krisen med kraftigt förändrade förutsättningar slog till. Med ett kategoribaserat inköp på plats har man haft kunskap och kanaler att skaffa fram material/tjänster och haft mer leverantörsdialog med konstruktiva lösningar.

Vi behöver med andra ord jobba bredare, samarbeta över funktions- och organisationsgränser och ännu mer digitalt framgent. System som vi har till vårt förfogande måste utnyttjas till fullo och all ”dark data” som vi besitter måste synliggöras och dras nytta av.

Traditionella inköpsroller med detaljerade beskrivningar av arbetsroller tror jag kommer att utgå. De ersätts med bredare generella beskrivningar som funkar i en flexibel/agil kategoribaserad verklighet där behov/arbetsbelastning varierar.

Ändrade arbetsförhållande och distansarbete förändrar kraven på våra inköpschefer och ledare. Precis som med våra leverantörer, intressenter och strategiägare, så krävs förtroende och bra relationer/samarbete från både chef och medarbetare för att bra resultat ska uppnås. Detaljstyrt ledarskap (vars ”bäst före-datum” förvisso för länge sedan gått ut) kommer att förpassas till historien.

Så, summan av hela den här kardemumman blir: investera i flexibilitet! Det enda vi vet säkert om framtiden är att den kommer att förändras och att vi inte vet exakt hur, när, vad och i vilken takt. Räkna med en instabil framtid och gör dig så förberedd som du bara kan.

Helena Brynolfsson 
Prosourcia

 

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: Expertkommentar

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Helena Brynolfsson

Helena Brynolfsson äger och driver Prosourcia. Hon är tidigare koncerninköpschef med mer än 30 års erfarenhet av inköp från åtta olika företag/verksamheter. Hon har lång erfarenhet av att bygga upp inköpsfunktioner där struktur och kompetens inom inköp saknats. Hon kan förändringsarbete och att utveckla strategier som leder till besparingar och effektivitet. Hon är ofta anlitad som föredragshållare och utbildar regelbundet studenter.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet

Nytt från Upphandling24

  • Malin efter Olof
  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025