Del 10: Skapa tolerans i underlaget

Regelverket gör tyvärr att leverantörerna upplever upphandlare som fyrkantiga, särskilt då en leverantör blir utesluten av formella skäl trots att anbudet är bra. Det finns dock en rad metoder och arbetssätt som kan beaktas för att inte utesluta bra anbud i onödan och för att små problem inte ska leda till onödig uteslutning.

Knepet är att ”designa” upphandlingar och upphandlingsunderlag med så hög tolerans som möjligt, så att små problem och bra anbud inte utesluts vid prövning och utvärdering.

Tyvärr finns det upphandlare med inställningen att det är bra att utesluta leverantörer av formella skäl oavsett om det handlar om små problem eller inte. Troligen beror denna inställning på att upphandlaren ser en tidsvinst med att avgränsa antalet leverantörer (och därmed arbetet) på ett säkert sätt som inte kan bestridas i domstol.

En bättre inställning hos upphandlare är att försöka hjälpa snarare än att stjälpa leverantörer, givetvis inom regelverkets ramar. Inställningen bör vara att göra bra affärer med hjälp av god konkurrens. Exempel på detta är när upphandlaren under frågor och svar-perioden ringer upp en leverantör som inte förstår ett visst krav, med syfte att undersöka vad problemet är, i stället för att skriva ett svar som kanske inte hjälper. Ett annat exempel är att man klarar ut oklarheter vid förhandlingar så att anbuden inte bygger på missförstånd.

Tolerans skapas genom att undvika obligatoriska krav där det inte är nödvändigt. Exempelvis kan upphandlaren acceptera två av tre referenser och basera värderingen på det beräknade medelvärdet av inkomna referenser, i stället för att ställa ett obligatoriskt krav på tre referenser. Överväg alltid att ändra kravet från ett obligatoriskt krav till ett kriterium om du är osäker på om leverantörer kan uppfylla det obligatoriska kravet.

I många fall är det svårt för en leverantör att veta vilken produkt som en köpare föredrar. Detta gäller till exempel när en konsult efterfrågas med en viss kompetens, vars nivå köparen avgör genom att granska vissa bevis, till exempel cv. Leverantören har ofta flera konsulter som kan komma i fråga. Upphandlare kan skapa tolerans i underlaget genom att utvärdera flera konsulter även om endast en ska väljas. Med denna metod kommer upphandlaren att välja konsulten med det bästa resultatet, av de konsulter som leverantörerna tillåts erbjuda.

Metoder med så kallade ersättningsprodukter kan användas för att skapa tolerans. Ett exempel är när en möbel efterfrågas och det vid prövningen av möbeln visar sig att produkten inte uppfyller samtliga obligatoriska krav. Köparen kan då låta leverantören välja en ersättningsprodukt som i stället prövas och utvärderas. En förutsättning för att detta ska fungera är att ersättningsprodukten finns med och är prissatt i anbudet. Att tillföra en produkt som inte var inkluderad i anbudet torde inte vara förenligt med regelverket. Metoden ger tolerans då den innebär att upphandlaren under vissa förutsättningar hjälper leverantören att få ett resultat med en annan produkt i stället för att bli utesluten. Att öppna upp för ersättningsprodukter ska användas selektivt, när det verkligen behövs.

En sund inställning hos upphandlare är att noga överväga vilka upphandlingsföreskrifter som är obligatoriska krav (som måste uppfyllas) och vilka som är rekommendationer med syfte att kunna göra en effektiv prövning och utvärdering ur köparens perspektiv. Feltoleranta underlag skapas om exempelvis följande punkter skrivs som rekommendationer och inte som obligatoriska krav:

• kapitelnumrering som anbudet ska följa
• att det ska finnas mer än en e-postadress
• att konsultbolaget ska ha en webbplats
• antalet kopior av anbudet.

Givetvis är det onödigt att utesluta en leverantör som avviker från mindre viktiga föreskrifter i upphandlingen. Min erfarenhet är att leverantörerna oftast följer upphandlarens rekommendationer eftersom de underlättar för leverantören. Därför finns det sällan behov av att klassa alla föreskrifter som obligatoriska krav. Var alltså noggrann med vad som är rekommendationer och vad som är obligatoriska krav. Denna klassning är inte självklar och beror ofta på sammanhanget. Att begära kopior av ett anbud kan vara en rekommendation, men det kan också vara så viktigt att kopior är ett obligatoriskt krav. Skälet kan vara att det effektiviserar en upphandling då många personer är inblandade. Utan kopior måste upphandlaren kopiera eller skriva ut kopior, vilket blir en onödig felkälla. Vissa anbud kan dessutom vara näst intill omöjliga att kopiera eller att inkomma med elektroniskt, till exempel komplicerade prover som inte lämpar sig att leverera elektroniskt.

Prisuppgifter bör hanteras elektroniskt, oavsett om upphandlaren får dem via ett upphandlingsverktyg, via en minnessticka eller på annat elektroniskt medium. Svarsformulär kan med fördel utformas för inmatning av siffror i kalkylprogram, som Excel, för att undvika problem med priser. Att upphandlaren ska skriva in priser i ett kalkylark är en onödig felkälla. Det är bättre att använda leverantörens siffror så som leverantören har skrivit dessa. Förutom att svarsformulär ger färre fel är formuläret ett utmärkt hjälpmedel för att visa hur priskalkylen är uppbyggd i det fall formler och annat är svåra att förstå. Excel är ett utmärkt verktyg som gör att siffrorna i respektive leverantörs svarsformulär direkt kan användas utan nya inmatningar vid beräkningar av anbudspriser som består av flera delar, till exempel vid beräkning av totalkostnaden.

Det kan vara klokt att kontrollera kvalificeringskrav i ett sent skede av upphandlingen, och endast för vinnande leverantörer. Det ger mer tolerans vid upphandlingen eftersom bristande kravuppfyllelse kan vara ”läkande”, till exempel när leverantören har en skatteskuld eller för låg kreditvärdighet. Det kan omprövas i ett senare skede av upphandlingen (innan avtalet undertecknas) för att se om skatteskulden är reglerad och om kreditvärdigheten är förändrad. Det nya beviset har ”läkt” den bristande kravuppfyllelsen om skatteskulden är reglerad innan avtalet träffas.

Andra krav kan vara direkt olämpliga att betrakta som läkbara. Exempelvis skulle en utebliven namnteckning av en referens innebära att leverantören får en förmån i form av längre tidsfrist (jämfört med andra leverantörer) om en underskrift accepteras i ett senare skede.