I dag finns ingen myndighet som tagit på sig ansvaret att definiera de centrala begreppen inom upphandlingen som inte beskrivs i lagen.
Upphandlingsmyndigheten har mycket bra information om hur lagen ska tolkas men nästan inget om affärer, affärsanalys, affärsmodeller eller processer för kravställning. Det finns heller inget om vad yrket upphandlare innebär. Vare sig konsekvensbeskrivningar av metoder, mål eller teoretisk ledning i hantverket som går utöver tolkningar av lagen.
Relativ utvärdering är alltid fel. Det är ingen åsikt.
När det gäller utvärdering presenterar Upphandlingsmyndigheten helt okritiskt lite olika alternativ. Det är som om myndigheten menar att alla utvärderingsmodeller är rätt, bara man är medveten om hur de fungerar. En sökning på deras hemsida på ordet ”utvärdering” ger flera träffar om olika typer av utvärdering. Ingen av dem har någon metod- eller affärsanalys. Myndigheten har till och med relativ utvärdering som metod. Förvisso varnar man för att den kan slå fel och att det finns kritik mot metoden.
Men samtidigt skriver Upphandlingsmyndigheten:
”Inför valet av modell är det lämpligt att vara medveten om vilka effekter modellen kan få.”
när man borde skriva:
Relativ utvärdering är en feltänkt metod som inte ska användas i någon upphandling.
Relativ utvärdering är alltid fel. Det är ingen åsikt. Det är en observation som vem som helst kan komma fram till med hjälp av elementär matematik.
Ett område som saknar definition och konsekvensbeskrivning är vikt. Viktning av pris och kvalitet är vanligt förekommande i upphandlingar. Men jag kan inte se att Upphandlingsmyndigheten, som ska stödja upphandlare i sitt hantverk, eller någon annan myndighet tagit på sig att beskriva viktningens inneboende egenskaper. Vad är och hur fungerar vikt? Hur påverkas utgången i en upphandling och hur påverkas våra preferenser i valet av det ”bästa” anbudet av vikt? Jag tar upp den frågan i en kommande artikel här på Inköpsrådet.
Således kvarstår den centrala frågan: Vem ska stödja upphandlaren i hantverket upphandling i synnerhet när det gäller upphandlingens mest centrala del, anvisningar till lämpliga samarbetsmetoder med marknaden samt affärsmetoder och modeller för att utse vinnande anbud?
Tack för dina inlägg i debatten. Mina egna tankar är att kommuner (i alla fall små) ofta anställer ”upphandlare” som ett måste, för att klara kraven i lagstiftningen. Inköpskompetensen förväntas cheferna i verksamheten stå för. Därmed blir (offentliga) upphandlare i många fall personer med fokus på juridiken, och framgång mäts i faktorer som ”antal överprövningar per år” istället för ”antal sparade kronor per år”. Upphandlingsmyndigheten fokuserar således mycket på att hjälpa upphandlare att göra juridiskt rätt, istället för att fokusera på att göra affärsmässigt rätt.
Sen finns det, i ärlighetens namn, redan mycket kunskap att hämta från andra källor om man vill bli duktig på inköp. Jag är tacksam för det arbete upphandlingsmyndigheten gör och har nytta av det i min vardag som upphandlare i en liten kommun.
Det riktigt spännande det du tar upp. Ska vi inte kunna ställa så bra krav så att priset är det som avgör? Men det är inte PK att prata om lägsta pris.
Tack för dina inlägg som är ännu en indikation på att Upphandlingsmyndigheten inte levererar enligt regleringsbrev och uppdrag denna myndighet har fått 100 miljoner anslag för, årligen sedan 2015.
Det är mycket som inte fungerar på myndigheten pga fel ledning. Generaldirektören har anställt inkompetenta chefer och vägrar att göra något åt det trots påpekande av facket och många medarbetare som har lidit av detta sedan generaldirektören började 2016. Många av oss som har varit med hela resan sedan 2015 har slutat. Personolomsättningen förra året var mer än 80 procent bland de som började sin anställning 2015 och 30% i genomsnitt under hela 2017. Sedan årsskiftet är det minst 10 personer som har sagt upp sig eller fått inte fortsätta av sina chefer som mobbar och utövar makt och har skapat tysnadskultur. Flera nya och gamla medarbetare funderar att säga upp sig i protest. Alla fackombud har tystats ner ovh ingen vågar vara det längre.
Faktum är att det finns många kompetenta medarbetare på myndigheten men de kan inte leverera så länge det finns strukturella problem.
För er som vill kommentera men är oroliga för repressalier så kan jag låna ut min mailadress. Ni kan bara hitta på ett namn , Eva eller vad som helst och använda melo.carlsson18@gmail.com och ni kommer att vara helt anonyma. Detta för att underlätta för er som vill peka på problemen och komma med förbättringsförslag.
Även om arbetsmiljöfrågor är viktiga så är det inte det min debattartikel handlar om. Jag förstår inte på vilket sätt din text tillför något i sakfrågan. Den är ett partsinlaga i en personlig fråga. Du kapar därmed forumet med ditt inlägg. Det är inte så snyggt gjort.
Suck… suck igen!
Att Rikard B inte tycker om relativa utvärderingsmodeller har nog de flesta uppfattat vid det här laget…
MEN det får nog ändå ses som just en åsikt av en fri debattör.
I flera andra EU-länder används och frodas de relativa modellerna.. och i den ”Best practice”-skrift som kom från kommissionen nyligen föreslås en relativ modell!
Så när ska vi inse att det är en svensk specialuppfattning att absoluta modeller MÅSTE användas?
(För undvikande av missförstånd – man KAN självklart använda absoluta modeller om man tycker att de ger bra resultat).
Ulf missar poängen. Det är ingen åsikt att relativa modeller inte fungerar. Det är ett faktum som går att bevisa. Exempelvis går det att bevisa att priset inte viktas över huvud taget. Det går också att bevisa att vikten inte är inbördes samt att slutresultatet inte säger något om hur bra ett anbud är. Att Ulf med flera tycker att relativ utvärdering är bra betyder inte att det är så. Relativ utvärdering är ett påhitt. Det går både att kontrollera och bevisa.
Jag är benägen att hålla med Ulf. Rikard återkommer hela tiden till att det går att bevisa matematiskt att relativa modeller inte fungerar. Så enkelt är det inte. Utvärdering av anbud handlar inte enbart om matematisk korrekthet, utan om att väga pris mot kvalitet och olika anbud mot varandra. Det är fullt möjligt att hitta exempel där en relativ utvärdering, d.v.s. där man ställer olika lösningar mot varandra, är den bästa modellen. Dan Frödén raljerar även kring att relativa modeller beror på okunskap. Så är det inte. Det är dags att sluta prata om att man inte får. Varje upphandling har sin modell – och ibland är den bästa modellen relativ.
Det är intressant att läsa inlägg till en utmärkt artikel.
En debattör tycker att det räcker att ställa krav och sedan välja på lägst pris. Det får nog anses vara ok i vissa fall, men i de flesta fall kan andra parametrar vara bättre. Se på LCC, Life Cycle Cost. I ett LCC-perspektiv tar myndigheten ett större ansvar än ex vis vid ”lägsta pris” eller TCO, Total Cost of Ownership. Jag vill citera John Ruskin, född 1819:
“There is hardly anything in the world that someone cannot make a little worse and sell a little cheaper, and the people who consider price alone are that person’s lawful prey. It’s unwise to pay too much, but it’s worse to pay too little. When you pay too much, you lose a little money — that is all. When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing the thing it was bought to do. The common law of business balance prohibits paying a little and getting a lot — it can’t be done. If you deal with the lowest bidder, it is well to add something for the risk you run, and if you do that you will have enough to pay for something better.”
Jag brukar skämta om relativa utvärderingsmodeller i mina kurser i LOU. Modellen har kommit till av och till för den som inte vet vad de köper. Modellen kan lätt sättas ur spel med parallella anbud och är rent felaktig då man jämför de olika anbudsgivarnas bud på en glidande skala i st f att ta reda på vad varje del i upphandlingsföremålet rimligen borde kosta och därefter sätta mervärden/reduktionspriser för de olika komponenterna.
Sammantaget håller jag med Richard Blom om att begrepp som affärer, affärsanalys, affärsmodeller eller processer för kravställning är bristvara i utbildningen av upphandlare och kravställare.
Så – för att komma till rätta med detta, kommer Tenders att starta en Affärsskola för upphandlare, där du som arbetar på den köpande sidan bjuds in. Efter att ha utbildat 12 000 företag, tycker vi att det är dags att även inbjuda myndigheter.
Frågan är i vilken grad myndigheter ska stödja upphandlare att ”göra goda affärer”. Här finns ibland en tunn tråd mellan myndighetsuppgifter och att ge goda råd contra myndighetens ansvar att inte bidra till att fel begås utifrån upphandlingslagstiftningen. Därutöver bör beaktas vid statsmakternas uppdrag till myndigheter, vars verksamhet finansieras med skattemedel, om berörda tjänster redan erbjuds av privata aktörer, dvs att konkurrensen riskerar snedvridas på aktuellt område.
Signaturen Upphandlaren har en märklig tanke. ”Upphandlaren” skriver:
”Utvärdering av anbud handlar inte enbart om matematisk korrekthet, utan om att väga pris mot kvalitet och olika anbud mot varandra.”
Kan man väga pris mot kvalitet utan att använda matematik? Och om man använder en matematisk metod, behöver den då inte räkna ut de man vill veta?
Reagerar på ”100 miljoner anslag för, årligen sedan 2015″… Det är ju hiskeligt mycket pengar som ska ge enormt mycket mer rätt råd för alla upphandlare som sliter där ute.
Flytta hela myndigheten från 08-området (det spar några miljoner i bara hyreskostnader) och anställ personer med affärssinne och inte bara ett juridiskt synsätt. Juridiken är viktig men den måste stå tillbaka lite för affären…
Åter till relativa modeller:
Konstigt att Rikard & Dan inte lyckats förklara och bevisa matematiskt för resten av EU, inkl kommissionen, hur korkade de relativa modellerna är…
I väntan på att någon upphandlare orkar driva ett fall, och någon svensk domstol vågar begära förhandsbesked, lär vi fortsätta ha en svensk teoribildning – bra eller dåligt?
Jag tror att Rickard menar att varje faktor man utvärderar har ett fast (absolut) värde för organisationen och att det därmed blir ”fel” (ur ett kostnadsperspektiv) att använda relativa modeller.
Säg att du har räknat ut att det ger ett mervärde för organisationen motsvarande 50 000 kronor om din leverantör av datorer erbjuder en viss leveranstid. Om du förväntar dig ett totalt avtalsvärde på 500 000 kronor så skulle man i en relativ modell säga att ”mervärdet” är 10 % av utvärderingspriset. Oavsett hur du utformad utvärderingsmodellen så kan du dock inte vara säker på hur stort mervärdet blir i slutändan. Det kan bli 60 000 kronor, det kan bli 45 000 kronor. Det kan bli olika för olika anbudsgivare (trots samma leveranstid).
Jag tolkar därför Rickard som att han menar att ur ett nyttomaximerande, ekonomiskt perspektiv är modellen alltid fel, även om den kan vara godkänd ut ett upphandlingsjuridiskt perspektiv
Jag har inga ambitioner att förklara något för EU. Däremot kan berätta det jag vet för dom som vill lyssna.
Bevis
Om vi har en mycket enkel modell där maxpoängen är 10 och pris och kvalitet viktas 50/50. Vi har nu två anbud A och B.
– Anbud A får 4 kvalitetspoäng och har ett pris på 250 kr
– Anbud B får 5 kvalitetspoäng och har ett pris på 313 kr
Anbud A vinner över B med dessa förutsättningar. Men om vi tar in ett anbud som är sämre än både A och B, ett anbud som bedöms till 3 kvalitetspoäng med ett pris på 246 kr så vinner anbud B över A.
Därmed är det bevisat att relativ utvärdering inte är en valid modell. Svårare än så är det inte.
Jag håller med Rikard, i det här fallet är det verkligen svårt att göra något annat.
Ett grundläggande krav på en utvärderingsmodell måste vara att den ska vara konsekvent, säger jag att egenskap XX är värd 5 poäng på skala 1-10 så ska den alltid vara värd 5 poäng på skala 1-10. Den kan inte vara värd 4 ibland och 6 andra gånger. Relativa modeller sätter betyg i relation till övriga inlämnade anbud, då blir det olika betyg på samma egenskap beroende på innehållet i övriga anbud- det är en metodik som är fel!
Tänk om det fungerat så i skolan, att samma kunskap på ett prov ibland ger godkänt och ibland underkänt beroende på hur klasskamraterna presterat.
Du får nog förklara ditt ”bevis”, Rickard. Om man utgår från att din modell fördelar 10 poäng för lägsta pris och adderar det med kvalitetspoängen, blir resultatet följande (och naturligtvis med samma ordning om man multiplicerar kvalitets- och prispoäng med 50 %):
Kvalitet Pris Prispoäng Summa
3 246 10 13
4 250 9,84 13,84
5 313 7,86 12,86
Anbudsgivaren med kombinationen 4/250 är således fortfarande vinnaren. Eller tänkte du ge 10 ”kvalitetspoäng” till den anbudsgivare med 5 poäng etc? För i sådant fall stämmer ditt ”bevis”. Problemet är bara att du krånglat till modellen. Gör en kvalitetsbedömning som den är och ge därefter relativa poäng för priset, så får du inte problem – återigen – en utvärderingsmodell handlar om så mycket mer än matematik. Vilket härmed bevisats.
5+5=10 !
———-
Som jag skrev tidigare är förutsättningarna att 10 poäng är maxpoängen. Det innebär att vid vikten 50% för pris erhåller lägsta pris 5 poäng samtidigt som det är möjligt att erhålla ytterligare 5 poäng för full kvalitet.
I övrigt är det du skriver i bästa fall ett skojigt inlägg.
LCC och TCO är väl ändå inget som går emot lägsta pris som utvärderingsform? Lägsta summa efter att man kört siffrorna genom formeln blir lägsta pris, eller hur?
Att strikt kravställa och sedan låta marknaden tävla om vem som kan utföra arbetet utifrån denna specifikation, tycker jag fungerar utmärkt:)
Jag håller med Marcus. Man måste skilja på kostnader och mervärde. Lagstiftaren gör det med tilldelningsgrunden lägst kostnad. Beräkning av livscykelkostnader ska alltid ingå i utvärderingen eftersom det är något man får betala.
Det är lite bekymmersamt att Upphandlaren och Ulf inte verkar förstå enklare matematiska resonemang. Att det även görs fel i andra EU-länder känns som en klen tröst. En relativ modell är alltid fel eftersom den innefattar slumpparametrar pga ovidkommande anbuds pris och poäng. Har man tur kan det råka bli rätt ändå, trots att relativa modeller används. Men matematiskt och affärsmässigt är det fel och det är respektlöst mot såväl anbudsgivare som skattebetalarna som ska betala för det som köps in att utvärdera med så pass bristande metodik. I flertalet utbildningar i LOU gås detta igenom matematiskt för de som behöver lära sig mer. Ulf, Upphandlaren och övriga personer i behov av fortbildning uppmanas även att läsa ”Att utvärdera anbud”. Länk: https://www.konkurrensverket.se/globalassets/publikationer/uppdragsforskning/att-utvardera-anbud—utvarderingsmodeller-i-teori-och-praktik.pdf
Kul att den här diskussionen fortfarande lever – om en ganska central fråga i vår verksamhet!
Stina, Rikard m fl:
Om ni väntar lite med matematiken och istället förklarar för mig på vilket sätt det är relevant att överhuvudtaget blanda in eventuella effekter av ett nytt tillkommande anbud, så kanske vi kan komma framåt.
Om en modell funkar i en upphandling med ett visst antal anbud, borde det väl duga…
I min verklighet har man alltid ett visst antal anbud att utvärdera; att jag i nästa upphandling kan få fler/färre anbud spelar väl ingen roll… liksom att jag skulle kunna få (observera det hypotetiska) annat utfall om det hade varit ett annat antal anbud i denna upphandling.
Jag tror att man blandar in ett absolut tänk i en verksamhet som i verkligheten är ”unik” – jämför gärna VM-guld vs världsrekord (för att ta en enkel jämförelse från sportvärlden)…
Så strunta i matematiken lite och förklara varför upphandling är en ”världsrekords-verksamhet”…
Soliga hälsningar!
Ulf
Relevansen består i att visa hur ett anbuds rangordning varierar med och är beroende av anbud som är sämre. I sammanhang utanför offentlig upphandling strider det mot rationell teoribildning.
Sverige får VM-Guld men bara silver om Norge hamnar på jumboplats.
Jag har full förståelse för att vissa relativa modeller är direkt lagvidriga och oförutsägbara men har lite svårare att se varför alla skulle vara det.
Ett exempel på när jag har svårt att förstå varför.
Relativ modell, max 10 prispoäng(högst poäng vinner):
Anbud A – 10 kr
Anbud B – 5 kr
Poäng anbud A = 5/10×10 = 5 poäng
Poäng anbud B = 5/5×10 = 10 poäng
Om man bortser från att det är en extremt onödig matematisk uträkning har jag svårt att förstå varför den inte skulle vara tillåten. Du utvärderar bara de anbud som uppfyller dina krav, dvs inga ovidkommande anbud, de utesluts eller förkastas.
Om ovanstående exempel är ett tillåtet tillvägagångssätt så borde du kunna fortsätta enligt nedan:
Övriga aspekter i utvärderingen får poäng jämfört med en beskrivning du har med i upphandlingsdokumenten precis som om du använde en absolut mervärdesmetod, där de då skulle få påslag/avdrag på priset istället för poäng.
Finns det någon som kan förklara varför mitt exempel skulle vara olagligt, gärna med hänvisning till något domstolsutlåtande?
Olaglig eller inte. Det är inte det som är poängen med min kritik. Metoden är felaktig och sätter marknadskrafterna ur spel.
I ditt exempel har du två anbud. Här får priset 5 kr 10 poäng och priset 10 får 5 poäng. Om vi tar med ett tredje anbud som är mitt emellan 5 och 10 – ett anbud på 7,50 kr – så kan man tycke att detta anbud borde få en prispoäng som även den är mitt emellan den som anbuden med 5 och 10 kr får. Men så är det inte.
Relativ modell, max 10 prispoäng(högst poäng vinner):
Anbud A – 10 kr
Anbud B – 5 kr
Anbud C – 7,50 kr
Poäng anbud A = 5/10×10 = 5 poäng
Poäng anbud B = 5/5×10 = 10 poäng
Poäng anbud C = 5/7,50×10 = 6,7 poäng
Matematik är en abstrakt representation av verkligheten och det är just det som är problemet med modellen. Prispoängen representerar inte priset.
Sanningen är att priset som sådant inte viktas alls med denna metod. Det är i stället prisets relation till ett annat pris som viktas. Denna relation varierar med och är beroende av vad som råkar bli lägst pris. Samma pris kan därför ge olika prispoäng helt oberoende av den utlovade viktningen.
Ex:
– Lägst Pris/Anbudets pris = RELATION
– RELATION x Maxpoäng för pris = Prispoäng
Bra kommentar, Ulf! Rikard – en relativ modell måste inte se ut som du beskriver i ditt senaste inlägg. Den går mycket väl att lägga upp så att ett pris som är mittemellan det högsta och lägsta får en poäng som är mittemellan. Att använda ett exempel på en relativ modell gör inte att alla är dåliga. Att absoluta modeller i många fall kan vara bättre är en annan sak. Det förtar inte det faktum att relativa modeller ibland är bra att använda.
Hej Elin
Det som är bra med matematik är att det som gäller för ett tal gäller för alla tal.
Kan du ge ett exempel på ett pris som är mittemellan det högsta och lägsta får en poäng som är mittemellan?
Jag tackar för att du tog dig tid att förklara istället för att bara säga: du får inte göra så.
Om du vill att ett pris mittemellan högsta och lägsta ska ha en poäng som är mittemellan måste du ha högsta priset som bas, men då är vi definitivt inne i en modell som är alldeles för lätt att sätta ur spel.
Men hur svårt måste vi göra vårt jobb. Om vi ska använd modeller så sätt en summa på kriteriet som dras av/läggs på anbudspriset. Plus/minus. Häpp, klart!
Men om vi tar lägsta pris (allt inräknat) så betalar vi inte för något som vi egentligen inte behöver, men som kan vara bra att ha.
Bra, proportionerliga och rätta krav är vad vi ska ha. Många gånger får vi ju med det lilla extra ändå om det gäller varor. När det gäller tjänster, betala för de då du behöver tjänsten. Dessa priser har tagits in i offerten.
Det är klart att vi ska köpa kvalitet men rätt kvalitet som vi har kravställt. Är leveranstid viktig, ja då ska kravet vara rätt tid, inte att de får ta mer betalt för OM jag behöver en snabb leverans. Är det 10% av gångerna jag behöver akut få hem varan så betala för den gången då. 90% av gångerna räcker det med normaltid och varan är billigare.
Noterar att ingen nämnt den för diskussionen centrala rapporten ”En logisk fälla – Relativ poängsättning av pris vid anbudsutvärdering i offentlig upphandling” Konkurrensverkets rapport 2009:12.
Av rapporten följer bl.a. att ”Det fundamentala problemet med en utvärderingsmetod som bygger på en relativ poängsättning av pris är att den bryter mot antagandet om att valet mellan två alternativ ska vara oberoende av förekomsten av ett irrelevant alternativ. Därmed kan metoden inte sägas uppfylla de krav vi ställer på en rationell
beslutsmetod.”.
Sedan är jag tämligen kritisk till utvärdering på annat än pris som sådant. Precis som flera författare varit inne på tidigare* så behöver inte en kompetent organisation laborera med olika utvärderingsmodeller och viktningar utan vet vad det vill ha, vilka krav det behöver ställa och därefter utvärdera på pris.
Personligen har aldrig sett en utvärderingsmodell som faktiskt synes fylla sitt syfte utan endast är ägnad att skapa en illusion av att få fram en bra avvägning mellan pris och kvalitet. Vidare innehåller utvärderingsmodeller ofta otillåtna faktorer som snarare utgör krav kopplade till anbudsgivaren än kontraktföremålet, ex. referensentreprenader/uppdrag eller intervjuer som i praktiken innebär otillåtna kompletteringar av anbuden.
Även om jag i undantagsfall stött på utvärderingsmodeller som i sig synes ändamålsenliga är de fortfarande märkligt viktade med enligt min uppfattning oproportionerliga summor. Exempelvis såg jag en utvärderingsmodell där anbudsgivaren fick göra avdrag om den upphandlade varan hade viss egenskap som i sig var proportionerlig att efterfråga, men där egenskapen medgav avdrag på anbudspriset med uppskattningsvis 10 % av vad det troligtvis kostade anbudsgivaren att utrusta varan (alt. levera sådan vara) med den egenskapen – alltså knappast värt det. I ett annat liknande fall gjordes avdrag med uppskattningsvis 250% (!) av marknadspriset för sådan extrautrustning.
En bra och affärsmässig utvärderingsmodell förutsätter alltså dels att kriteriet inte bara är tillåtet enligt LOU utan även ändamålsenligt affärsmässigt, men dels även att viktningen kopplat till kriteriet är marknadsmässigt.
Tyvärr gör alldeles för många upphandlande organisationer sig själva en björntjänst som tror sig vinna något på utvärderingsmodeller utöver pris, eller med s.k. relativa utvärderingsmodeller. Man synes vilja dölja sin egen osäkerhet och kunskapsbrister genom att sno ihop en omfattande modell vars nytta ingen tar sig tid att analysera.
Jag skulle här vilja dra en parallell till vad en klocksäljare på frågan om val av klocka som ”imponerade” svarade med motfrågan ”Vill du ha en klocka som imponerar på folk i allmänhet, eller som imponerar på mig?”.**
Så fundera själva, på vem försöker ni egentligen imponera med era komplexa utvärderingsmodeller och vilken nytta medför de egentligen.
* Se https://inkopsradet.se/upphandling/overtro-pa-viktade-modeller/ och https://inkopsradet.se/expert/vad-en-upphandlare-inte-behover-gora/
** (Inte jag som var klockkunden)
Många förstår inte begreppet lägsta pris. Om man som enda kravställning har ”bil”, så är det klart att man får nöja sig med (i bästa fall) en begagnad Dacia, fast man hade önskat sig en ny Volvo.
Som privatperson bestämmer du vilken bilmodell du vill ha, vilken utrustning som ska ingå samt vilka garantier och serviceåtaganden du vill ha inkluderat i priset. Sen hör du av dig till några bilhandlare och begär in pris.
Om beställaren inte vet vad den behöver, är det väl klokt att börja med en behovsanalys, istället för en upphandling?