Att våga strunta i att förlänga

Helsingborgs stad har hundratals leverantörer och cirka 1 300 beställare. Hur många leveranser vi har per år vågar jag inte ens gissa.

Det är mycket som ska gå fel. Frågan är hur man fångar upp att en leverantör bryter mot avtalet och hur man sedan agerar om en leverantör missköter sig?

En utmaning är att den avtalsansvarige oftast inte får signaler från beställarna att leverantören inte sköter sig förrän problem har pågått ett tag, och då kan det ibland vara svårt att reparera skadan.

Förtroendet för leverantören kan bli så pass skadat att beställarna på eget bevåg beslutar att gå utanför avtalet och börja handla någon annanstans. Leverantörens brister används som en anledning att få handla hos vem de vill.

I uppföljningen kommer detta att märkas genom att avtalstroheten går ner. Det vill man så klart undvika av både ekonomiska och rättsliga skäl. Därför är det viktigt att ha rutiner kring hur man fångar upp klagomålen ifrån beställarna samt hur de hanteras.

Som avtalsansvarig måste du göra dig ”känd” bland beställarna och tydliggöra rollen som kontaktperson för de avtal du är ansvarig för. Du måste vara den självklara personen de vill vända sig till med sina klagomål.

Tyvärr är nog steget oftast lite för långt för en missnöjd beställare att orka lyfta luren eller skriva ett mejl till avtalsansvarig efter att de kanske spenderat en halvtimme i kön till leverantörens kundtjänst. Där måste man hitta sätt som förenklar för beställarna.

Man måste även arbeta för att avdramatisera känslan hos dem som arbetar ute i kommunens verksamheter att behöva kontakta en tjänsteman som ibland kan upplevas som byråkratisk och svårnådd.

För de avtal som jag är ansvarig för har jag tagit fram en avvikelsemall där beställarna kan beskriva vad som gått fel och sedan skicka tillbaka den till mig.

Mallen ska innehålla all viktig information som jag kan behöva om jag skulle behöva kontakta leverantören. Speciellt i de fall då vite ska inkrävas. För vissa leverantörer kanske man bara får in en handfull avvikelser per år medan det för andra kan vara hundratals.

Genom att dokumentera avvikelserna kan du ganska snabbt upptäcka mönster var i leveransen felet ligger. Kanske är det priserna som aldrig stämmer, kanske är leveransen alltid sen eller också håller levererad artikel inte efterfrågad kvalitet.

En avvikelsemall i Wordformat är dock ingen optimal lösning utan det bästa är att ha en digital lösning som exempelvis en app där beställarna kan dokumentera avvikelsen direkt och att den sedan skickas till både avtalsansvarig och leverantör. Avvikelserna kan då följas upp och kategoriseras. Kommuner som exempelvis Lund använder sig framgångsrikt av en app för avvikelser i dag.

Jag är en stor förespråkare av affärsmässig dialog. Oftast går det mesta att lösa genom samtal och åtgärdsplaner, men inte alltid.

Tyvärr har jag fått erfara en leverantör som trots dialog och mängder med mejl och samtal ändå inte bättrar sig. Vad gör man då? Sliter sitt hår och gråter en skvätt? Absolut.

Jag är rätt övertygad om att det inte finns någon inköpsenhet där ute i Sverige som sitter och rullar tummarna utan de flesta har säkert en lång lista av uppdrag som ligger och väntar. Därför avbryter man inte gärna ett avtal i förtid utan utnyttjar all möjlighet till förlängning. Detta vet förmodligen leverantörerna om.

Konsekvenserna av att ha en leverantör som missköter sig kan vara stora och därför behöver man fundera på hur man ska gå tillväga om detta skulle hända.

Har man försökt allt, dialog, hot, vite, gråt och hot igen, så är det bättre att inse att man inte kommer vidare utan det är bättre att avsluta samarbetet.

I våras tog vi ett snabbt beslut att inte förlänga ett stort avtal som skulle gå ut tidigt i höst. Det fanns möjlighet till ytterligare ett års förlängning. Före  sommaren hade vi ett nytt avtal med en ny leverantör påskrivet.

Jag är så himla glad att vi tog beslutet att inte förlänga utan att vi i stället kraftsamlade för att få ut en ny upphandling. All den tid och energi jag och verksamheterna fick lägga på att försöka fixa leverantörens problem kommer vi nu förhoppningsvis att slippa.

Jag ser fram emot hösten och en ny samarbetspartner — i stället för en motpart.

Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad

Har du frågor till Linda Bjarle? Mejla dem till info@inkopsradet.se