Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Agil upphandling blev lyft för TLV

Ett agilt arbetssätt gjorde TLV:s konsultupphandling till en framgång. ”Vi gjorde ett gediget förarbete och ”tvingade” verksamheten att engagera sig i kravställningen”, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

| 2020-04-01

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, TLV, beslutar vilka läkemedel, förbrukningsartiklar och tandvård som ska ingå i det så kallade högkostnadsskyddet.

I centrum för myndighetens arbete finns ett omfattande ärendehandläggningssystem. Både drift och utveckling sköts av en extern leverantör men allt har inte fungerat optimalt.

– Verksamheten var inte tillräckligt involverad och det blev lätt missförstånd i dialogen med utvecklarna som vi sällan träffade, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

Men efter en ny upphandling har kvaliteten på systemet kunnat höjas på kort tid. Nu sitter tre konsulter på heltid inne på myndigheten.

– Det har gett helt andra möjligheter att stämma av behovet med verksamheten, säger Inger Erlandsson, som varit mycket involverad i upphandlingen.

Vägen till det nya avtalet kantades av ett gediget förarbete som inleddes våren 2018.

– Vi valde att testa ett agilt arbetssätt i stället för en traditionell process i givna steg, och tog hjälp av en upphandlingskonsult.

Hösten 2018 genomfördes workshops om ärendehanteringssystemet med medarbetarna. Därefter skapades tre grupper som fick ansvar för olika delar.

– Vi pratade mycket om upphandlingen på personalmöten och skrev om den på intranätet för att få alla involverade. Det var en jätteintressant process som gav mycket lärande i hela organisationen, konstaterar Inger Erlandsson.

I slutet av 2018 bjöds ett antal tänkbara leverantörer in till möten för att TLV skulle få en bättre bild av vilka leverantörer som fanns och vilka lösningar de kunde erbjuda. Utgångspunkten var att TLV vill ha konsulter på plats på myndigheten.

– Vi berättade vad vi var ute efter och leverantörerna kunde presentera vad de kunde ställa upp med. Vi hade stor nytta av dialogmötena.

När kravspecifikationen var färdig var det dags att upphandla. Som första kvalificering fick anbudsgivarna göra en skriftlig uppgift.

Därefter genomfördes en ”code camp” som gick ut på att under en dag lösa olika uppgifter. De personer som deltog skulle vara exakt de konsulter som skulle sitta hos TLV ifall leverantören vann upphandlingen.

– Det var en väldigt bra dag. Vi fick kunde se hur konsulterna arbetade samtidigt som de kunde ställa frågor till oss. Vi har fått mycket positiv återkoppling.

Trots framgången drabbades TLV av ett bakslag och valde att avbryta upphandlingen.

– Vi upptäckte att vi ställt kompetenskrav som var oproportionerliga och som det var otydligt om konsulterna levde upp till. Vi var lite för ambitiösa så det tog lite längre tid. Men jag ser det inte som någon jättemiss.

Efter en ny upphandling – med ytterligare en ”code camp” – samt utvärdering tilldelades Precio Fishbone uppdraget.

I augusti 2019 var teamet på plats och det har fungerat mycket bra.

– Det är som en annan värld. Jag kan tänka: Hur klarade vi att jobba som vi gjorde förut?

Den stora skillnaden är att konsulterna finns på plats, formerna för att mötas och diskutera är inte begränsade som förut.

– När vi får delleveranser kan vi ge direkt återkoppling från verksamheten. Den dialogen var mycket svårare förut. En annan förklaring till att det fungerar så bra är att vi satt upp mycket bättre effektmål med tydligare mätvärden, säger Inger Erlandsson.

Läs mer: Upphandling

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025