Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Agil upphandling blev lyft för TLV

Ett agilt arbetssätt gjorde TLV:s konsultupphandling till en framgång. ”Vi gjorde ett gediget förarbete och ”tvingade” verksamheten att engagera sig i kravställningen”, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

| 2020-04-01

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, TLV, beslutar vilka läkemedel, förbrukningsartiklar och tandvård som ska ingå i det så kallade högkostnadsskyddet.

I centrum för myndighetens arbete finns ett omfattande ärendehandläggningssystem. Både drift och utveckling sköts av en extern leverantör men allt har inte fungerat optimalt.

– Verksamheten var inte tillräckligt involverad och det blev lätt missförstånd i dialogen med utvecklarna som vi sällan träffade, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

Men efter en ny upphandling har kvaliteten på systemet kunnat höjas på kort tid. Nu sitter tre konsulter på heltid inne på myndigheten.

– Det har gett helt andra möjligheter att stämma av behovet med verksamheten, säger Inger Erlandsson, som varit mycket involverad i upphandlingen.

Vägen till det nya avtalet kantades av ett gediget förarbete som inleddes våren 2018.

– Vi valde att testa ett agilt arbetssätt i stället för en traditionell process i givna steg, och tog hjälp av en upphandlingskonsult.

Hösten 2018 genomfördes workshops om ärendehanteringssystemet med medarbetarna. Därefter skapades tre grupper som fick ansvar för olika delar.

– Vi pratade mycket om upphandlingen på personalmöten och skrev om den på intranätet för att få alla involverade. Det var en jätteintressant process som gav mycket lärande i hela organisationen, konstaterar Inger Erlandsson.

I slutet av 2018 bjöds ett antal tänkbara leverantörer in till möten för att TLV skulle få en bättre bild av vilka leverantörer som fanns och vilka lösningar de kunde erbjuda. Utgångspunkten var att TLV vill ha konsulter på plats på myndigheten.

– Vi berättade vad vi var ute efter och leverantörerna kunde presentera vad de kunde ställa upp med. Vi hade stor nytta av dialogmötena.

När kravspecifikationen var färdig var det dags att upphandla. Som första kvalificering fick anbudsgivarna göra en skriftlig uppgift.

Därefter genomfördes en ”code camp” som gick ut på att under en dag lösa olika uppgifter. De personer som deltog skulle vara exakt de konsulter som skulle sitta hos TLV ifall leverantören vann upphandlingen.

– Det var en väldigt bra dag. Vi fick kunde se hur konsulterna arbetade samtidigt som de kunde ställa frågor till oss. Vi har fått mycket positiv återkoppling.

Trots framgången drabbades TLV av ett bakslag och valde att avbryta upphandlingen.

– Vi upptäckte att vi ställt kompetenskrav som var oproportionerliga och som det var otydligt om konsulterna levde upp till. Vi var lite för ambitiösa så det tog lite längre tid. Men jag ser det inte som någon jättemiss.

Efter en ny upphandling – med ytterligare en ”code camp” – samt utvärdering tilldelades Precio Fishbone uppdraget.

I augusti 2019 var teamet på plats och det har fungerat mycket bra.

– Det är som en annan värld. Jag kan tänka: Hur klarade vi att jobba som vi gjorde förut?

Den stora skillnaden är att konsulterna finns på plats, formerna för att mötas och diskutera är inte begränsade som förut.

– När vi får delleveranser kan vi ge direkt återkoppling från verksamheten. Den dialogen var mycket svårare förut. En annan förklaring till att det fungerar så bra är att vi satt upp mycket bättre effektmål med tydligare mätvärden, säger Inger Erlandsson.

Läs mer: Upphandling

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025