Agil upphandling blev lyft för TLV

Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, TLV, beslutar vilka läkemedel, förbrukningsartiklar och tandvård som ska ingå i det så kallade högkostnadsskyddet.

I centrum för myndighetens arbete finns ett omfattande ärendehandläggningssystem. Både drift och utveckling sköts av en extern leverantör men allt har inte fungerat optimalt.

– Verksamheten var inte tillräckligt involverad och det blev lätt missförstånd i dialogen med utvecklarna som vi sällan träffade, säger avdelningschef Inger Erlandsson.

Men efter en ny upphandling har kvaliteten på systemet kunnat höjas på kort tid. Nu sitter tre konsulter på heltid inne på myndigheten.

– Det har gett helt andra möjligheter att stämma av behovet med verksamheten, säger Inger Erlandsson, som varit mycket involverad i upphandlingen.

Vägen till det nya avtalet kantades av ett gediget förarbete som inleddes våren 2018.

– Vi valde att testa ett agilt arbetssätt i stället för en traditionell process i givna steg, och tog hjälp av en upphandlingskonsult.

Hösten 2018 genomfördes workshops om ärendehanteringssystemet med medarbetarna. Därefter skapades tre grupper som fick ansvar för olika delar.

– Vi pratade mycket om upphandlingen på personalmöten och skrev om den på intranätet för att få alla involverade. Det var en jätteintressant process som gav mycket lärande i hela organisationen, konstaterar Inger Erlandsson.

I slutet av 2018 bjöds ett antal tänkbara leverantörer in till möten för att TLV skulle få en bättre bild av vilka leverantörer som fanns och vilka lösningar de kunde erbjuda. Utgångspunkten var att TLV vill ha konsulter på plats på myndigheten.

– Vi berättade vad vi var ute efter och leverantörerna kunde presentera vad de kunde ställa upp med. Vi hade stor nytta av dialogmötena.

När kravspecifikationen var färdig var det dags att upphandla. Som första kvalificering fick anbudsgivarna göra en skriftlig uppgift.

Därefter genomfördes en ”code camp” som gick ut på att under en dag lösa olika uppgifter. De personer som deltog skulle vara exakt de konsulter som skulle sitta hos TLV ifall leverantören vann upphandlingen.

– Det var en väldigt bra dag. Vi fick kunde se hur konsulterna arbetade samtidigt som de kunde ställa frågor till oss. Vi har fått mycket positiv återkoppling.

Trots framgången drabbades TLV av ett bakslag och valde att avbryta upphandlingen.

– Vi upptäckte att vi ställt kompetenskrav som var oproportionerliga och som det var otydligt om konsulterna levde upp till. Vi var lite för ambitiösa så det tog lite längre tid. Men jag ser det inte som någon jättemiss.

Efter en ny upphandling – med ytterligare en ”code camp” – samt utvärdering tilldelades Precio Fishbone uppdraget.

I augusti 2019 var teamet på plats och det har fungerat mycket bra.

– Det är som en annan värld. Jag kan tänka: Hur klarade vi att jobba som vi gjorde förut?

Den stora skillnaden är att konsulterna finns på plats, formerna för att mötas och diskutera är inte begränsade som förut.

– När vi får delleveranser kan vi ge direkt återkoppling från verksamheten. Den dialogen var mycket svårare förut. En annan förklaring till att det fungerar så bra är att vi satt upp mycket bättre effektmål med tydligare mätvärden, säger Inger Erlandsson.