Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

5 steg för framgångsrik förhandling

JuridikDEL 3. I den tredje och sista delen i artikelserien om förhandling ger Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli fem praktiska råd och tips.

| 2020-12-27
Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli.

Det finns mycket att fundera över såväl inför som under förhandlingar. Ansvaret för att förhandlingarna sker i enlighet med LOU vilar på den upphandlande myndigheten.

Eftersom det är myndigheten som bestämmer innehållet i och formerna för upphandlingen är det i praktiken också myndigheten som avgör om förhandlingarna blir konstruktiva och effektiva och om upphandlingen utmynnar i en lyckad affär.

Som anbudsgivare har man dock också möjlighet att påverka förhandlingarna och, inte minst, sina egna möjligheter till framgång.

I förhandlingar är det typiskt sett bättre att övertyga än att överlista motparten.

Nedan har vi sammanställt några konkreta punkter som man bör tänka på. Vissa av dessa gäller främst för den upphandlande myndigheten, medan andra är lika viktiga för leverantörerna.

1. Skapa rätt förutsättningar och förväntningar
I och med att de obligatoriska kraven (ska-kraven) inte är förhandlingsbara måste den upphandlande myndigheten redan inför upphandlingen bestämma vad som är så viktigt att det bör vara obligatoriska krav och vad myndigheten vill förhandla om.

Om alltför mycket görs till obligatoriska krav blir det i väldigt lite kvar utöver priset att förhandla om. Om däremot alltför lite görs till obligatoriska krav blir det svårt att nå ett resultat som tillgodoser myndighetens behov. Det blir också svårt att säkerställa jämförbarhet mellan anbuden.

Det är viktigt både med hänsyn till de grundläggande principerna och av kommersiella skäl att den upphandlande myndigheten skapar rätt förväntningar hos motparterna.  Både om hur förhandlingarna kommer att gå till och om vad som kan och ska förhandlas om.

Myndigheten bör uppmärksamma anbudsgivarna på att möjligheterna att göra ändringar i förutsättningarna för upphandlingen är mycket begränsade och att förhandlingar i offentlig upphandling blir mer ensidiga än förhandlingar mellan privata parter.

2. Kom väl förberedd till förhandlingarna
Att vara väl förberedd, gärna bättre förberedd än motparten, är oftast nyckeln till framgångsrika förhandlingar.

Inför förhandlingarna är det viktigt att analysera och förstå dels vad den egna verksamheten vill, dels vad motparten vill och prioriterar att få ut av förhandlingen samt att överväga olika alternativ och argument.

Normalt har den upphandlande myndigheten bättre kunskaper om upphandlingen och föremålet för upphandlingen, medan anbudsgivarna normalt har djupare kunskaper om branschen, konkurrensen och de aktuella varorna eller tjänsterna.

Tydlig information säkerställer att anbudsgivarna får möjlighet att förbereda sig med rätt personer till mötet.

3. Se till att ha rätt personer vid förhandlingsbordet
För att skapa bra förutsättningar för meningsfulla förhandlingar är det viktigt att säkerställa att rätt personer deltar i förhandlingarna. De som förhandlar måste ha behörighet att företräda sin uppdragsgivare, så att förhandlingarna inte behöver avbrytas varje gång viktiga beslut ska fattas.

Men det är också viktigt att de som deltar har rätt kompetens och erfarenhet, så att de förstår föremålet för upphandlingen och affären. Ofta krävs exempelvis att båda parter har med sig egna tekniska experter, för att förhandlingarna ska bli meningsfulla.

I många fall behöver parterna formera varsin förhandlingsgrupp, där olika kompetenser och erfarenheter är företrädda. Om motparten inte själv har den kunskap som behövs kan det också finnas anledning att kräva att motparten anlitar ett professionellt ombud, för att säkerställa effektiva och konstruktiva förhandlingar.

4. Använd sakliga argument och var ärlig
Att vara ”övertaktisk”, försöka överlista eller lura motparten är sällan en bra strategi för förhandlingar. Dessutom är det ett dåligt sätt att inleda en avtalsrelation. I stället är det bättre att vara transparent och sakligt förklara sin position utifrån logiskt och juridiskt korrekta argument.

I förhandlingar är det typiskt sett bättre att övertyga än att överlista motparten.

5. Ha ett strukturerat förhållningssätt till information
Den upphandlande myndigheten är naturligtvis skyldig att genom hela processen iaktta de grundläggande principerna. I praktiken handlar det, i ett förhandlat förfarande, mycket om hur myndigheten hanterar information i upphandlingen.

Transparensprincipen innebär ett krav på tydlig information, både på förhand och under förhandlingarna. För att skapa förutsägbarhet innebär likabehandlingsprincipen att alla anbudsgivare måste få samma information vid samma tidpunkt, inklusive information om ändringar i förfrågningsunderlaget, så att alla har lika lång ”betänketid”.

För att kunna uppfylla LOU:s krav bör den upphandlande myndigheten noga dokumentera alla steg av förhandlingarna, före, under och efter förhandlingarna.

Inbjudan till varje förhandlingsmöte bör innehålla åtminstone en agenda men gärna även en kortare promemoria om vad som ska förhandlas vid mötet. Sådan information säkerställer inte bara likabehandling och transparens, utan även att anbudsgivarna får möjlighet att förbereda sig och ta med rätt personer till mötet.

Alla möten bör också dokumenteras i protokoll, som bör undertecknas av parterna redan i samband med mötet.

Ett protokoll kan i efterhand vara värdefull bevisning om vad parterna har träffat avtal. Protokollet kan också få betydelse som bevis för hur förhandlingarna genomförts om någon annan anbudsgivare ansöker om överprövning.

Det ligger i båda parters intresse att förhandlingarna dokumenteras. Om den upphandlande myndigheten inte dokumenterar förhandlingarna, bör man som anbudsgivare därför säkerställa egen dokumentation.

Väl utformad dokumentation gör det också lättare för den upphandlande myndigheten att hålla isär förhandlingar som hålls parallellt med flera anbudsgivare. Det bidrar på så sätt till att motverka oavsiktliga brott mot anbudssekretessen, det vill säga att information som en anbudsgivare lämnat i förhandlingarna röjs för övriga anbudsgivare.

Kristian Pedersen
Tahmina Sahibli
Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen och Tahmina Sahibli är advokat och managing associate vid Advokatfirman Kahn Pedersen.

 

Detta är sista delen i en artikelserie om förhandling som omfattar tre olika delar:
1. När är det tillåtet att förhandla i offentliga upphandlingar
2. Så ska förhandlingen gå till
3. Tips och råd inför förhandlingen

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: FörhandlingUpphandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025