Fråga: Vad bör ett företag vidta för åtgärder när de vunnit eller förlorat en upphandling?
Svar: Som svar på frågan skulle jag vilja dela med mig av följande historia från ”upphandlingsvärlden” som ett företags säljchef berättade för mig nyligen:
Företaget hade varit leverantör åt en kommun i fyra år på ett ramavtal. Samarbetet hade fungerat bra, kunden var nöjd. Dock förlorade företaget upphandlingen av det nya ramavtalet och en konkurrent tog över avtalet. Det nya avtalet trädde ikraft i mars 2020.
I november samma år blev de uppringda av en mycket irriterad verksamhetschef på sagda kommun som noggrant skällde ut företagets kundansvarige och förklarade hur dåliga deras tjänster hade blivit.
Den kundansvarige som tidigare hade jobbat med den arga verksamhetschefen förklarade då så diplomatiskt hon kunde att de inte längre hade något avtal med kommunen och att ett annat företag vunnit upphandlingen av det nya avtalet.
Den arga verksamhetschefen blev då ännu argare och utbrast: ”Va? När gjordes den upphandlingen?!”
Ridå.
Vad kan vi lära oss av denna historia? Två saker:
1. Kommunicera ut så snabbt som möjligt och till så många som möjligt att ert företag är det som har vunnit avtalet och vem kunden ska kontakta vid beställningar.
2. Kommunicera lika snabbt att ni har förlorat kontraktet till de personer ni har haft kontakt med tidigare hos kunden. Tacka för den tid som varit och önska dem lycka till med den nya leverantören. Var tacksam för de år ni fått tillsammans i stället för att vara missnöjd med de ni inte vunnit.
Hur kunde det bli så som i situationen ovan? Det är helt enkelt så att de större offentliga verksamheterna ofta dels kan ha tusentals avtal att hålla reda på, dels stora organisationer med mängder med folk som man ska kommunicera med.
Några exempel: Västra Götalandsregionen har cirka 50 000 anställda inom 49 kommuner, Stockholms läns landsting har cirka 45 000 anställda inom 26 kommuner, Region Skåne har 32 000 anställda inom elva kommuner och Stockholms stad har 40 000 anställda inom 14 stadsdelsförvaltningar. Det är lätt att inse vilken utmaning det är att nå ut till alla som berörs av ert avtal och få dem att köpa på det.
Det är därför ett välkänt problem att de har svårt att nå ut till sina verksamheter om de nya avtalen.
Oavsett om ni vinner eller förlorar så är mitt råd därför: hjälp till att kommunicera ut resultatet av upphandlingen. Du som leverantör måste ta tag i kommunikationen internt hos myndigheten.
Det är bra att börja prata med den ansvariga upphandlaren, då upphandlare är måna om hög avtalstrohet och att alla köper på det nya avtalet. Där kan du få hjälp att komma igång med kommunikationen. Börja med att ställa frågan: Hur kan vi hjälpa er att göra berörda personer medvetna om det nya avtalet?
Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson
Om jag har räknat på ett anbud och lagt ner många timmar på att fylla i korrekt, och inte fått kontraktet, kommer jag inte att lägga ner mer tid på att hjälpa organisationen. Jag har aldrig märkt att det har varit ett problem i det som du beskriver.
Vad bra, var och en gör på sitt sätt.