Verktyg för uppföljning lyft för HBV

HBV är inköpsfunktion åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag och erbjuder sina 380 medlemmar närmare 200 ramavtal.

Att förbättra avtalsuppföljningen har länge stått högt upp på agendan, och med hjälp av digitala verktyg har det nu blivit verklighet.

Sedan i höstas använder de sex inköpsstrategerna på ramavtalsavdelningen en så kallat CLM-lösning (contract lifecycle management).

Systemet påminner om vad som följas upp, när det ska göras, och skickar även ut mejl direkt till leverantörerna om vad de ska inkomma med.

– Det är en otrolig hjälp och mycket tidsbesparande, säger inköpsstrategen Helena Kuusisto som ansvarat för implementeringen av lösningen.

Modulen är kopplad till upphandlingsplattformen Tendsign vilket gör att kraven kommer in automatiskt så snart ett nytt avtal läggs upp.

Tidigare la Helena Kuusisto in notiser i sin outlook om att följa upp olika saker, exempelvis certifieringar.

– Nu finns ett gemensam och transparent arbetssätt så att inget faller mellan stolarna. Och vi kan med säkerhet säga att vi har en viss miniminivå för vår uppföljning.

I modulen kan man välja vem i organisationen som ska ta emot svaret från leverantören, och när mottagaren fått svaret klarmarkeras uppgiften.

Idén till att använda lösningen kommer från inköpscontroller Mikael Lindberg.

– Jag började på HBV 2020 och hade använt CLM med framgång på mitt tidigare jobb på Eskilstuna-Strängnäs Energi och miljö, säger han. 

Han tycker inte att det har varit svårt att få sina kollegor med på tåget.

–  Det gäller att visa på fördelarna. Det krävde en ganska stor arbetsinsats från början när alla gamla avtal skulle läggas in. Men i längden sparar vi mycket tid och får bättre kvalitet. 

Genom att planen för uppföljning finns med redan i början av arbetet med en upphandling ökar kvaliteten på avtalen, anser Mikael Lindberg.

– Du måste tänka till mer. 

Han lyfter också fram fördelarna i dialogen med leverantörerna.

– Det är viktigt att visa att vi inte bara ställer krav utan har ett system för att följa upp dem, säger Mikael Lindberg. 

En nackdel med lösningen är att det inte går att få en ut samlad bild av alla avtal, säger Helena Kuusisto. 

– Det krävs handpåläggning i excel för att få en övergripande bild av vad vi följt upp, säger hon.

Vid sidan av CLM-modulen använder HBV även en business intelligence-lösning: Microsoft Power BI. 

Den gör det möjligt att samköra data från avtalen med ekonomisystemet och på så sätt matcha artikelnumret från prislistorna mot fakturorna.

– Tidigare visste vi vilka volymer som köptes från leverantörerna, däremot var det sämre med kunskapen kring vad som köptes in. Nu har vi en helt annan koll, säger Mikael Lindberg. 

Något som uppskattas av de allmännyttiga bostadsbolagen som använder sig av HBV:s ramavtal. 

– Nu kan vi kan visa exakt vad de köpt. Det ger dem incitament att effektivisera sina inköp.

BI-lösningen implementerades 2017 men det är först det senaste året man jobbar direkt mot prislistorna. 

– Systemet går att skruva som man vill. Nu är vi på gång att addera hållbarhetsfrågor, något jag ser en jättepotential i, säger Mikael Lindberg.