Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Verktyg för uppföljning lyft för HBV

Sedan i höstas använder HBV ett nytt systemstöd för att följa upp krav, exempelvis gällande certifieringar. En lösning som inköpsstrategen Helena Kuusisto, beskriver som oerhört tidsbesparande. ”Nu går det ut en automatisk påminnelse till leverantören om att skicka in handlingarna”.

| 2022-07-01
Helena Kuusisto och Mikael Lindberg, HBV.

HBV är inköpsfunktion åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag och erbjuder sina 380 medlemmar närmare 200 ramavtal.

Att förbättra avtalsuppföljningen har länge stått högt upp på agendan, och med hjälp av digitala verktyg har det nu blivit verklighet.

Sedan i höstas använder de sex inköpsstrategerna på ramavtalsavdelningen en så kallat CLM-lösning (contract lifecycle management).

Systemet påminner om vad som följas upp, när det ska göras, och skickar även ut mejl direkt till leverantörerna om vad de ska inkomma med.

– Det är en otrolig hjälp och mycket tidsbesparande, säger inköpsstrategen Helena Kuusisto som ansvarat för implementeringen av lösningen.

Modulen är kopplad till upphandlingsplattformen Tendsign vilket gör att kraven kommer in automatiskt så snart ett nytt avtal läggs upp.

Tidigare la Helena Kuusisto in notiser i sin outlook om att följa upp olika saker, exempelvis certifieringar.

– Nu finns ett gemensam och transparent arbetssätt så att inget faller mellan stolarna. Och vi kan med säkerhet säga att vi har en viss miniminivå för vår uppföljning.

I modulen kan man välja vem i organisationen som ska ta emot svaret från leverantören, och när mottagaren fått svaret klarmarkeras uppgiften.

Idén till att använda lösningen kommer från inköpscontroller Mikael Lindberg.

– Jag började på HBV 2020 och hade använt CLM med framgång på mitt tidigare jobb på Eskilstuna-Strängnäs Energi och miljö, säger han. 

Han tycker inte att det har varit svårt att få sina kollegor med på tåget.

–  Det gäller att visa på fördelarna. Det krävde en ganska stor arbetsinsats från början när alla gamla avtal skulle läggas in. Men i längden sparar vi mycket tid och får bättre kvalitet. 

Genom att planen för uppföljning finns med redan i början av arbetet med en upphandling ökar kvaliteten på avtalen, anser Mikael Lindberg.

– Du måste tänka till mer. 

Han lyfter också fram fördelarna i dialogen med leverantörerna.

– Det är viktigt att visa att vi inte bara ställer krav utan har ett system för att följa upp dem, säger Mikael Lindberg. 

En nackdel med lösningen är att det inte går att få en ut samlad bild av alla avtal, säger Helena Kuusisto. 

– Det krävs handpåläggning i excel för att få en övergripande bild av vad vi följt upp, säger hon.

Vid sidan av CLM-modulen använder HBV även en business intelligence-lösning: Microsoft Power BI. 

Den gör det möjligt att samköra data från avtalen med ekonomisystemet och på så sätt matcha artikelnumret från prislistorna mot fakturorna.

– Tidigare visste vi vilka volymer som köptes från leverantörerna, däremot var det sämre med kunskapen kring vad som köptes in. Nu har vi en helt annan koll, säger Mikael Lindberg. 

Något som uppskattas av de allmännyttiga bostadsbolagen som använder sig av HBV:s ramavtal. 

– Nu kan vi kan visa exakt vad de köpt. Det ger dem incitament att effektivisera sina inköp.

BI-lösningen implementerades 2017 men det är först det senaste året man jobbar direkt mot prislistorna. 

– Systemet går att skruva som man vill. Nu är vi på gång att addera hållbarhetsfrågor, något jag ser en jättepotential i, säger Mikael Lindberg.

Läs mer: Upphandling HBV

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt