Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Verktyg för uppföljning lyft för HBV

Sedan i höstas använder HBV ett nytt systemstöd för att följa upp krav, exempelvis gällande certifieringar. En lösning som inköpsstrategen Helena Kuusisto, beskriver som oerhört tidsbesparande. ”Nu går det ut en automatisk påminnelse till leverantören om att skicka in handlingarna”.

| 2022-07-01
Helena Kuusisto och Mikael Lindberg, HBV.

HBV är inköpsfunktion åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag och erbjuder sina 380 medlemmar närmare 200 ramavtal.

Att förbättra avtalsuppföljningen har länge stått högt upp på agendan, och med hjälp av digitala verktyg har det nu blivit verklighet.

Sedan i höstas använder de sex inköpsstrategerna på ramavtalsavdelningen en så kallat CLM-lösning (contract lifecycle management).

Systemet påminner om vad som följas upp, när det ska göras, och skickar även ut mejl direkt till leverantörerna om vad de ska inkomma med.

– Det är en otrolig hjälp och mycket tidsbesparande, säger inköpsstrategen Helena Kuusisto som ansvarat för implementeringen av lösningen.

Modulen är kopplad till upphandlingsplattformen Tendsign vilket gör att kraven kommer in automatiskt så snart ett nytt avtal läggs upp.

Tidigare la Helena Kuusisto in notiser i sin outlook om att följa upp olika saker, exempelvis certifieringar.

– Nu finns ett gemensam och transparent arbetssätt så att inget faller mellan stolarna. Och vi kan med säkerhet säga att vi har en viss miniminivå för vår uppföljning.

I modulen kan man välja vem i organisationen som ska ta emot svaret från leverantören, och när mottagaren fått svaret klarmarkeras uppgiften.

Idén till att använda lösningen kommer från inköpscontroller Mikael Lindberg.

– Jag började på HBV 2020 och hade använt CLM med framgång på mitt tidigare jobb på Eskilstuna-Strängnäs Energi och miljö, säger han. 

Han tycker inte att det har varit svårt att få sina kollegor med på tåget.

–  Det gäller att visa på fördelarna. Det krävde en ganska stor arbetsinsats från början när alla gamla avtal skulle läggas in. Men i längden sparar vi mycket tid och får bättre kvalitet. 

Genom att planen för uppföljning finns med redan i början av arbetet med en upphandling ökar kvaliteten på avtalen, anser Mikael Lindberg.

– Du måste tänka till mer. 

Han lyfter också fram fördelarna i dialogen med leverantörerna.

– Det är viktigt att visa att vi inte bara ställer krav utan har ett system för att följa upp dem, säger Mikael Lindberg. 

En nackdel med lösningen är att det inte går att få en ut samlad bild av alla avtal, säger Helena Kuusisto. 

– Det krävs handpåläggning i excel för att få en övergripande bild av vad vi följt upp, säger hon.

Vid sidan av CLM-modulen använder HBV även en business intelligence-lösning: Microsoft Power BI. 

Den gör det möjligt att samköra data från avtalen med ekonomisystemet och på så sätt matcha artikelnumret från prislistorna mot fakturorna.

– Tidigare visste vi vilka volymer som köptes från leverantörerna, däremot var det sämre med kunskapen kring vad som köptes in. Nu har vi en helt annan koll, säger Mikael Lindberg. 

Något som uppskattas av de allmännyttiga bostadsbolagen som använder sig av HBV:s ramavtal. 

– Nu kan vi kan visa exakt vad de köpt. Det ger dem incitament att effektivisera sina inköp.

BI-lösningen implementerades 2017 men det är först det senaste året man jobbar direkt mot prislistorna. 

– Systemet går att skruva som man vill. Nu är vi på gång att addera hållbarhetsfrågor, något jag ser en jättepotential i, säger Mikael Lindberg.

Läs mer: Upphandling HBV

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet

Nytt från Upphandling24

  • Uppsala får rätt mot ”fyra stora”
  • Slottner: Ökad konkurrens och minskat krångel
  • Malin efter Olof
  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025