Utåtriktat arbetssätt ger resultat

-Vi vill etablerade goda och nära samarbeten med våra leverantörer, både befintliga och potentiella, och det gör vi på en mängd olika sätt. Det känns väldigt positivt att vi får fler anbud och att de lokala företagen i allt högre grad vill delta i konkurrensen, säger kommunens upphandlingsansvariga Lina Kihlmark.

Tillsammans med upphandlarkollegan Rebecka Engberg bildar hon en liten men synlig enhet inom ekonomi- och upphandlingsavdelningen i Smedjebackens kommun.

Enheten arbetar koncernövergripande med ansvar även för de kommunala bolagets upphandlingar som allmännytta och energiförsörjning.

-Både jag och Rebecka kommer från den privata sidan och det tror jag varit en styrka för våra framgångar att nå ut till leverantörsmarknaden. Vi har väldigt mycket leverantörsperspektiv i vårt arbetsätt där vi jobbar aktivt och i dialog för att avdramatisera upphandling.

Förutom Smedjebacken räknas Ludvika som ”hemmamarknad”. 2020 var 42 procent av anbuden från området och 67 procent från Dalarna. För tilldelade kontrakt var motsvarande andel 74 respektive 84 procent.

-Det tycker vi är riktigt bra siffor. Vi har också ökat antalet anbud till i snitt runt fyra per upphandling. Det kanske inte är så mycket i andras ögon, men i vår värld som liten kommun är det väldigt bra jämfört med tidigare då vi fick vara glada om det kom in något anbud i vissa upphandlingar, säger Lina Kihlmark.

Vägen till att intressera den lokala marknaden har kantats av en mängd aktiviteter, men där tillgänglighet och att våga synas och höras varit centralt hela tiden.

-Vi jobbar aktivt med att erbjuda rådgivning – oavsett om man redan är avtalspart eller inte. Att kunna komma till oss med sina frågor, säger Lina Kihlmark.

-Tillsammans med Upphandlingsdialog Dalarna anordnar vi återkommande anbudsskolor. Kommunen har också en aktivitet som kallas Morgonsoffan där olika verksamheter presenteras och där är vi med ofta. Överlag försöker vi synas i kommunens utåtriktade aktiviteter och lite ge upphandling ett ansikte.

Rebecka Engberg tror att inriktningen är särskilt viktig för en liten kommun som Smedjebacken med knappt 11 000 invånare.

-Det är många enmans- och fåmansföretag som är ovana att ha kontakt med kommunen och särskilt upphandlingen. Man tycker det är svårt, kanske lite läskigt. Det kan finnas ett motstånd att bara komma till kommunhuset och därför jobbar vi mycket med att avdramatisera upphandling.

Märker ni någon skillnad jämfört med för ett par år sedan?

-Absolut. Vi blir kontaktade mycket oftare än tidigare och får reaktioner ute på samhället. Det är märkbart också att företagen sinsemellan pratar mer om upphandling.

Lina Kihlmark har aldrig upplevt företag förväntar sig att kommunen ska gynna det lokala näringslivet.

-Men vi är också tydligt med vad som gäller med lagstiftningen. Diskussionerna har mycket fokus på att hitta bra modeller för olika avtalsområden. Att dela upp där det är möjligt för att mindre företag ska kunna konkurrera, vilket vi exempelvis gjort med snöröjning där vi har flera geografiska områden.

Hon lyfter även fram värdet av att upphandling har ett högt anseende internt i kommunen.

-Vi arbetar mycket med att utbilda hela kommunorganisationen och har en hög servicenivå även där.

Smedjebacken är Dalarnas sydligaste kommun med den kommungruppering (Ludvika, Borlänge, Falun med flera) som bildar Upphandlingscenter som granne.

-Det gjordes en utredning om Smedjebackens eventuella medlemskap för fem år sedan med politiskt beslut om att fortsätta ha upphandling i egen regi.

-Men vi har ändå samarbeten med andra kommuner och det gäller även med kommuner i Västmanland. Smedjebacken har exempelvis en gemensam lönenämnd med Avesta, Skinnskatteberg, Fagersta och Norberg där vi nyligen var värdkommun för att upphandla pensionsadministration, säger Lina Kihlmark.