Uppsala sätter dialogen i centrum

Större och större kommuner. Så har Helena Sköld Lövgrens resa som upphandlingschef sett ut. 

Efter fem år som upphandlingschef i Filipstad fick hon samma tjänst i Örebro 2019. Sedan slutet av april 2021 har hon samma position i Uppsala kommun. 

Efter en omorganisation i fjol består avdelningen av fyra enheter, som vardera har sin egen chef. 

– Det är jättebra eftersom jag därmed har tid och energi att driva utvecklingsfrågor och ha ett helhetsperspektiv på våra utmaningar. Bara själva kommunen gör inköp för 4 miljarder per år.

På avdelningen arbetar runt 70 personer. Förutom två upphandlingsenheter – som ansvarar för olika kategorier – finns en enhet för Inköp där support, uppföljning, e-handel samt fordonsservice ingår. Utöver det finns också enheten för logistik som hanterar kommunens varudistribution.

– Fordonsdelen och enheten för logistik är nya för oss. Det känns helt rätt eftersom kommunen på detta sätt tar ett helhetsgrepp för inköpsprocessen samt att vi har många fordon och vi nu kan ta ett samlat grepp kring bland annat hållbarhet.

Helena Sköld Lövgren berättar att upphandlingsavdelningen har behov av att växa, men att man använder en lite ovanlig metod för att lösa det.

– När det gäller stora projekt, exempelvis för den nya spårvägen, är vi tydliga med att vi behöver extra resurser från den aktuella verksamheten. Annars har vi inte möjlighet att ta på oss mer jobb. Och det har fungerat bra.

Helena Sköld Lövgren rapporterar till Susanne Afzelius. Hon är chef för den verksamhet som kallas Gemensam service och hade tidigare rollen som upphandlingschef.

– Det är en extrem fördel att ha en chef som jag verkligen kan bolla upphandling med och som kan driva frågorna mot kommundirektören och politikerna.

En av de första frågor Helena Sköld Lövgren tog tag i som ny chef var avtalsuppföljningen. Arbetet har strukturerats om och blivit mer systematiskt.

– Vi har börjat testa verktyget CLM i Tendsign för att skapa uppföljningsplaner. Det underlättar väldigt mycket, inte minst när det gäller att få in och hantera avvikelser. Tidigare har de sprutat in från alla håll. Utöver det så arbetar avtalscontrollers med större revisioner och stickprov och ett samarbete har påbörjats tillsammans med ekonomifunktionerna.

Dialogen med anbudsgivarna är en annan fråga som Helena Sköld Lövgren ägnar mycket energi åt.

Hon nämner bland annat de senaste årens arbete med att förenkla upphandlingsdokumenten för att fler leverantörer ska vilja delta. 

– Målet är att skriva på förståelig svenska i ställe för att använda juridisk ”upphandlingska”. Vi har kommit en bra bit på vägen men är förstås inte klara ännu.

Alla anbudsgivare som deltagit i en upphandling får också ett personligt telefonsamtal och en förklaring till utvärderingen.

Arbetssättet har tagits emot väl. Helena Sköld Lövgren lyfter fram att Uppsala klättrat rejält i det så kallade NUI-index som sätts av anbudsgivare som deltagit i upphandlingar.

– 2019 låg Uppsalas index på 59 av 100. 2021 år siffra är inte spikad, men den preliminära visar att vi klättrat till 68, vilket är betydligt över vad andra större kommuner når upp till. 

Uppsala kommun använder sig också av olika råd för att i dialog utveckla upphandlingarna.Förutom ett upphandlingsråd, där politiker och representanter från näringslivet regelbundet träffar personal från upphandlingsavdelningen, testas sedan 2021 även så kallade branschråd.

– Det är en idé jag tog med mig från Örebro. Tanken är att samla representanter från olika bransch och tillsammans skruva på vad som kan bli bättre, inte minst när det gäller hållbarhet. 

Hittills har man haft träffar med bygg- och anläggningsbranschen och IT-branschen, och nu ska kommunen utvärdera och fördjupa de kontakterna innan man går vidare med fler branscher. 

– Ett konkret resultat av samtalen är att vi lägger ut en upphandlingsplan på vår hemsida, vilket ger bättre framförhållning, säger Helena Sköld Lövgren.

Hon påpekar också att arbetet med branschråden underlättar utvecklingen av kommunens kategoristyrning, som är relativt outvecklad. 

Desto längre har man kommit med elektronisk handel.  De senaste åren har omsättningen via e-handel ökat från en dryg miljon per månad till omkring 20 miljoner per månad.

– Under november 2021 uppgick volymen till 32 miljoner, vilket var ett nytt rekord. Det finns så stora fördelar med e-handel. Inte minst när det gäller uppföljningen, säger Helena Sköld Lövgren. 

Ett nytt digitalt formulär för direktupphandlingar över 100 000 kronor är redan på plats för att underlätta för verksamheterna gällande dokumentationsplikten och under första kvartalet i år ska det även bli ett motsvarande formulär för förnyad konkurrensutsättning.