Upprop för prisutvärdering på riktigt

Som läsare av Inköpsrådet kanske känner till så förlorade Vafabmiljö Kommunalförbund ett mål i Högsta förvaltningsdomstolen, det som blev referatmål HFD 2022 ref. 41. HFD klargjorde att det inte är tillåtet med utvärderingsmodeller som innebär att prissänkningar under ett visst belopp blir meningslösa.

Ett vanligt missförstånd kring detta mål är att det utvärderingsspann som Vafab använde skulle syfta till att bekämpa oseriös anbudsgivning eller på något sätt vara ett substitut för de illa fungerande bestämmelserna om onormalt lågt anbud.

Det är inte sant. Syftet med ett prisspann vid utvärdering är i stället att öka konkurrensen genom att klargöra för leverantörerna vilken betalningsvilja myndigheten har. På detta sätt förmås billiga alternativ att satsa på kvalitet och dyrare alternativ att satsa på prissänkningar.

Alla som någonsin har haft en budget för ett köp av en viss vara, tjänst eller byggentreprenad vet att detta är normalt köpbeteende.

Efter HFD 2022 ref. 41 vet vi att det är otillåtet med en skarp nedre gräns under vilken ett lägre pris blir helt meningslöst. I vart fall så länge denna nedre gräns är högre än 0 kronor (se HFD 2023 ref. 7).

Högsta förvaltningsdomstolens praxis innebär dock inte något bredare förbud mot absoluta poängräkningsmodeller, matematisk interpolation eller intervaller vid utvärdering av kvalitetskriterier (fortsättningsvis lite tillspetsat kallat ”prisutvärdering på riktigt”).

Dynamisk utvärderingsmodell
Tvärtom finns det fortsatt goda möjligheter för upphandlare som finner en nytta i att inte vikta alla priser precis lika, alldeles oavsett hur dessa priser förhåller sig till myndighetens budget och betalningsvilja, att använda en mer dynamisk utvärderingsmodell.

Exempelvis kan sådana myndigheter använda prisutvärderingsmodeller som ger priset avtagande och tilltagande viktning i förhållande till kvalitet beroende på hur dyrt eller billigt ett anbud är i förhållande till budget. Precis som när man köper saker i den verkliga världen utanför upphandlingsrätten. Formeln för en sådan modell, vi kallar den Hagsköldsmodellen efter dess arkitekt Gunnar Hagsköld, demonstreras i en kalkyl som du kan testa här, direkt i din webbläsare.

Genom Hagsköldsmodellen kan anbudsgivare själva simulera anbudspriser, och se exakt vilken poäng ett visst anbudspris genererar. Transparensen blir total. Upphandlande myndighet kan se till att budgeten beaktas i jämförelsen mellan olika anbudspriser. Modellen kan med fördel även användas för att motverka taktisk prissättning.

Varför vill man använda denna modell?

Låt oss säga att en myndighet vill ha en hemsida och att myndigheten för det har en budget på 600 000 kronor. Myndighetens mål med en upphandling kommer då, precis som alltid, att vara att få en så bra hemsida som möjligt för en så billig peng som möjligt. Hur önskemålet bra hemsida förhåller sig till önskemålet billig hemsida kommer dock att variera beroende på hur bra respektive billig hemsidan är.

Myndigheten vill så klart helst inte betala mer än 600 000 kronor (budget) men det betyder normalt inte att myndigheten är helt ointresserad av hemsidor som kostar 650 000 kronor. Dock kommer varje krona över budgeten behöva motiveras av en markant kvalitetsökning.

En annat sätt att uttrycka det är att myndigheten, för priser som överstiger budget, normalt anser att prisökningar ska få en accelererande betydelse så att anbudsgivare avhålls från att lämna priser allt för högt över budget förutom om dessa innebär en så markant kvalitetsökning att det är värt det.

På motsvarande sätt förhåller det sig med lite lägre priser. Om det finns anbudsgivare som kan erbjuda en hemsida för 300 000 kronor, det vill säga halva myndighetens budget, är detta naturligtvis superbra för myndigheten. Men myndigheten, som redan har budgeterat för en högre kostnad kommer sannolikt vara ännu mer intresserad av att få en ökad kvalitet i hemsidan, i vart fall upp till den budgeterade kostnaden på 600 000 kronor.

Ett annat sätt att uttrycka det är att ytterligare prissänkningar blir allt mindre intressant för myndigheten (i jämförelse med ökad kvalitet) ju lägre under myndighetens budget ett anbudspris befinner sig.

Prisskillnader värderas lika mycket
Vissa menar kanske att utvärdering av pris lika gärna kan göras genom tillämpning av mervärdesmodellen. Problemet med modeller som bygger på fiktiva prisavdrag är dock att prisskillnader värderas lika mycket, oavsett hur de förhåller sig till upphandlande myndighets budgetram.

En prisskillnad mellan två anbud på exempelvis 300 000 kronor värderas likadant, oavsett om det ena anbudet ligger inom budgetramen, och det andra anbudet ligger inom, över, eller markant under budgetramen.

Denna egenskap hos mervärdesmodeller medför att de lämnar stort utrymme för anbudsgivare att ägna sig åt taktisk/strategisk prissättning. Detta medför i sin tur den effekten att upphandlande myndigheter tenderar att övervärdera kvalitén, med minskad priskonkurrens som följd.

Det finns inget i Högsta förvaltningsdomstolens praxis som tyder på att modeller av typen Hagsköld skulle vara otillåtna. Att tolka in ”extra förbud” i Högsta förvaltningsdomstolens praxis när sådana förbud inte tydligt framgår verkar för oss som att binda ris för egen rygg på bekostnad av den goda affären.

Även om det primära syftet med Hagsköldsmodellen inte är att undvika strategisk prissättning, är det minskade incitamentet för att komma in med sådana anbud en bonus som medföljer. Även anbudspriser som inte är att anse som onormalt låga i lagens mening, kan medföra betydande risker för leveranssäkerheten.

Ett anbudspris kan vara tillräckligt högt för att möjliggöra leverans, men endast under förutsättningen att ingen (vid tidpunkten för anbudsgivningen) okänd händelse med direkt eller indirekt påverkan på leveransförutsättningarna inträffar under avtalstiden. Det saknas anledning för en upphandlande myndighet att skapa drivkrafter för anbudsgivarna att offerera anbudspriser utan säkerhetsmarginaler.

Det ekonomiskt mest fördelaktiga för en upphandlande myndighet är att avtala en sådan prissättning, att åtminstone normalt förekommande förändringar kan hanteras utan att hela det ekonomiska upplägget spricker för leverantören.

Upphandlare — hör av er
Sedan vi presenterade Hagsköldsmodellen på SOI:s årskonferens i april 2023 har vi insett att vi är långt ifrån ensamma om att ha lite högre ambitioner med vår prisutvärdering än bara mervärdesmodeller och platt lägstaprisutvärdering. Under de senaste veckorna har vi till och med fått mejl med andra formler som enskilda upphandlare (eller i ett fall deras matematikintresserade barn) tagit fram för att åstadkomma en bättre priskonkurrens.

Vi vill därför med denna artikel uppmana alla matematikintresserade upphandlare att höra av er för att utbyta erfarenheter och inte minst modeller för prisutvärdering på riktigt.

Till dem som invänder att det skulle vara ett transparensproblem att använda allt för komplexa matematiska formler vill vi hänvisa till följande talesätt.

”Du har inte verklig förståelse för något om du inte kan förklara det för en femåring.”

Att matematik kan framstå som komplicerat är inget hinder mot prisutvärdering på riktigt, det är en spännande pedagogisk utmaning. Ett sätt att tackla den pedagogiska utmaningen är att illustrera beräkningen genom en graf, där både anbudsgivaren och upphandlaren kan se direkt vilken prispoäng ett visst anbudspris ger (se kalkyl).

Erik Olsson
Advokat, Kahn Pedersen
Casper Tham
Förbundsjurist, Vafabmiljö Kommunalförbund

Den länkade kalkylen kan användas direkt som den är. Flera personer kan vara inne samtidigt och ändra i kalkylen. Medan du studerar diagrammet kan någon annan läsare vara inne och ändra ett värde som gör att kalkylen räknas om och diagrammet ändras. För att förhindra det kan du skapa en privat kopia av kalkylen genom att använda menyalternativet Arkiv/Kopiera kalkylen. Du kan också ladda ned den som en Excelfil på din egen dator (genom att Arkiv/Ladda ned/Microsoft Excel).