Tar samlat grepp om kommunens inköp

-Kommunens ledning måste tydligt markera att inköp är ett strategiskt verktyg som möjliggör att vi hanterar pengarna på ett ansvarfullt och effektivt sätt. Det här en ledningsfråga som måste genomsyra organisationen uppifrån och ned, säger upphandlaren Emma Orebrand, som varit projektledare för kartläggningen av kommunens inköpsprocesser.

Den rapport som sammanfattar arbetet visar att kommunens inköp spretar ordentligt.

På förvaltningsnivå märks det inom exempelvis skolförvaltningen med en inköpsvolym under den ettåriga period som kartläggningen täckte på nästan 70 miljoner kronor, fördelat på 499 leverantörer och 172 beställare räknat efter antalet referenskoder.

I rapporten konstateras att det som medarbetare mer eller mindre ses som en rättighet att få handla åt kommunen. Det bygger ofta på okunskap och ibland på en ovilja att följa de rutiner som finns utifrån en uppfattning att den egna verksamheten är så unik att det inte passar kommunens ordinarie processer.

-Vi behöver lyfta blicken och ha kommunens bästa i fokus istället. Det handlar om att ändra beteende hos väldigt många anställda varför tydlighet från chefer är ett måste om vi ska få till en sådan förändring, säger Emma Orebrand.

Hon pekar på att många beställare saknar kunskap om regelverket för offentliga inköp.

-Fullt förståeligt då det är ytterst komplext. Men det faktum att det saknas ett helhetstänk kring kommunens gemensamma inköp gör att vi ibland går miste om fördelarna som kan fås med exempelvis samlade inköpsvolymer. Därmed kanske inte heller de bästa affärerna uppnås alla gånger vilket innebär att skattepengarna riskerar att inte nyttjas på bästa sätt.

Karlskoga kommun (30 300 invånare, Örebro län) har en årlig inköpsvolym på omkring 500 miljoner kronor. Upphandlingsenheten – upphandlingschef och fyra upphandlare – tillhör ekonomiavdelningen med placering inom kommunstyrelsens ledningskontor.

Sedan några år fungerar Karlskoga kommun som inköpscentral för Storfors kommun och i höst tillkommer det uppdraget även för grannkommunen Degerfors, vilket gör att ytterligare en upphandlare kommer att rekryteras.

Kartläggningen initierades av upphandlingsenheten som en del av ett projekt för att digitalisera och effektivisera inköpsprocesserna.

-Den utgör en nulägesanalys som vi ser som nödvändig att göra för att vi ska kunna måla ut en framtida riktning i arbetet med att effektivisera processerna. Projektet har till uppdrag att, utifrån analysen, ge rekommendationer om hur vi ska tänka kring inköpsorganisationen. Sedan är det upp till förvaltningarna att genomföra nödvändiga förändringar, säger Emma Orebrand.

Rapporten har lämnat ett antal rekommendationer till kommunledningen som bygger på en uppstramning av regelverket som ska ge färre beställare och leverantörer och bana väg för en digitaliserad inköpsprocess med e-handel.

Beroende på vilken ambitionsnivå som sätts för det fortsatta arbetet tror upphandlingsenheten på en besparingspotential på upp till fyra procent av inköpsvolymen.

-Utöver detta ser vi potential till tidsbesparingar i samband med att vi blir mer effektiva. Grundtanken är att verksamheterna ska ägna sig mer åt sin kärnverksamhet och mindre åt annat som exempelvis leta leverantörer, säger Emma Orebrand.

Har ni tittat på någon annan upphandlande myndighet som förebild för de förändringar som nu är aktuella?

-Det finns många förebilder i andra kommuner som jobbar framgångsrikt med att utveckla sina inköpsprocesser. Vi har hämtat mycket inspiration på olika typer av nätverksträffar till exempel på e-handelsdagarna och inom SOI. Det måste väl ändå ses som vår styrka i offentlig sektor att många så generöst delar med sig av sina erfarenheter så att den samlade kompetensen blir väldigt god!

Karlskoga kommun har nyligen även inrättat ett inköpsråd för att ta ett samlat grepp kring kommunens inköp.

I rådet finns upphandlingsenheten och förvaltningar representerade där de senare ledamöterna ska fungera som en form av ambassadörer för en sund inköpskultur inom sin del av den kommunala verksamheten.

-Vi har försökt hitta personer som är intresserade av inköpsfrågor och som helst finns nära sin förvaltningsledning. Hittills har vi hunnit med tre träffar i år och en till är planerad innan sommaren. När formerna har satt sig är tanken att det kommer att vara kvartalsvisa möten. Intresset och engagemanget är stort så det känns som vi fått till en bra grupp, inte minst med tanke på ambassadörstänket, säger Emma Orebrand.