E-faktura är en riktig sparbössa

Regeringen bereder ett lagförslag som innebär krav på e-faktura vid inköp inom offentlig sektor. Nästa år blir det obligatoriskt för leverantörer till offentlig sektor att skicka elektroniska fakturor samtidigt som upphandlande myndigheter måste kunna ta emot dem.

Inom många myndigheter kommer 2018 att bli ett år i e-fakturans tecken. Till Upphandlingsmyndighetens råd hör att påbörja förberedelserna i tid.

Många myndigheter har redan gjort en hel del och allra längst har Södertörns högskola kommit. På knappa halvåret har högskolan gått från 51 procent elektronisk fakturering till över 83 procent.

Anna Sande, systemförvaltare och ansvarig för implementationen på Södertörns högskola, berättar att man tidigare hade fyra personer sysselsatta med fakturahantering. Idag krävs endast 1,75 tjänster för att hantera de cirka cirka 17 000 årliga fakturorna av vilka 14 100 är e-fakturor.

– Det har frigjort mycket tid för medarbetarna att ägna sig åt mer värdeskapande aktiviteter, säger hon.

E-fakturasatsningen, som skett med assistans från den statliga ramavtalsleverantören Opuscapita, gör att Södertörns högskola ligger före stora myndigheter som Försäkringskassan och Migrationsverket på detta område.

Genom proaktivitet och att vara tidigt ute med att anpassa sig till de nya kraven har högskolan drastiskt minskat sina administrativa kostnader för fakturahantering. Under perioden 2016 till 2017 minskade andelen pappersfakturor som skannades med 32 procent.

En skannad pappersfaktura kostar myndigheten fem kronor och det tar upp till fem dagar att processa den. En elektronisk faktura, som rinner genom systemet på en dag, kostar under kronan per styck. Peppol-fakturor blir ännu mer kostnadseffektiva.

Matts Ek är ansvarig för Opuscapitas onboardingprogram. Han noterar att en blomsterhandlare i Huddinge, bredvid Södertörns högskola, som hanterar sina fakturor i Excel kan skicka och ta emot fakturor elektroniskt till myndigheter med hjälp av leverantörsportalen:

– Det vittnar om att tillgängligheten är en av Peppol-nätverkets stora styrkor. Ingen diskrimineras.

Ställer Södertörns högskola krav i upphandlingarna på e-faktura?

– Ja, och numera så ställer vi även krav på Peppol-faktura, säger Anna Sande som tack vare leverantörsportalen sluppit kommentarer som ”suck så krångligt” från små leverantörer.