Upphandlare blir författare

På 550 sidor går Mats LIndbäck igenom det praktiska hantverket att upphandla. Fokus ligger inte på regelverket och lagstiftningen, utan på hantverket att skriva ett förfrågningsunderlag, sätta vikter på egenskaper. En stor del av boken är en genomgång av drygt 30 olika utvärderingsmodeller.

Mats Lindbäck har samlat den kunskapen han har fått på nästan 20 år som upphandlingskonsult, flera år som upphandlare och inköpare på Ericsson och nästan tio år som anbudslämnare.

Varför skriver du en bok om metoder i offentlig upphandling?
Jag vill göra någon form av avtryck. Jag har jobbat mycket i det dolda och gjort handledningar och guider för upphandlande myndigheter. Men jag hoppas att boken ska få ett större genomslag. Att det ska bli en inspirationskälla för upphandlare, ett uppslagsverk som ska fungera under lång tid framöver. Det finns gott om böcker om juridiken, men det har saknats en bok om det praktiska hantverket att få till en bra upphandling, en bra affär.

Finns det några utvärderingsmodeller som du vill rekommendera?
Det beror helt på vad du upphandlar. Men har du till exempel en komplicerad upphandling av it-drift med kontraktstider på kanske sju till tio år rekommenderar jag en modell med monetära avdrag kombinerat med poäng.  Det är enklare att hantera poäng, än att ha prisavdrag på hundratals delar i utvärderingen.

För till exempel konsultupphandlingar kan den enkla kvotmodellen fungera bra. Här tar man kvaliteten, konsultens egenskaper och förmågor, och delar med priset. Kvotvärdet är enkelt att utvärdera på och passar bra i de här sammanhangen.

Finns det några modeller som du avråder ifrån?
I boken beskriver jag nio modeller som du inte bör använda. Jag beskriver dem och förklarar varför de inte bör användas. Däremot har relativa modeller fått för mycket och delvis obefogad kritik. En relativ modell kan vara bra att använda när du inte på förhand vet vad det upphandlar kommer att kosta. Då är det inte så lyckat att använda ett prisavdrag i kronor.

Vilket är det vanligaste metodfelet du ser vid offentliga upphandlingar?
Att man inte tänker igenom vad och hur man ska köpa. Att man köra i samma gamla fotspår eller lånar någon annans förfrågningsunderlag. Man lägger helt enkelt inte den tid som krävs för förberedelser.

Ett annat fel är att man lägger tid onödan på utvärderingen. I vissa fall kan man tidigt i utvärderingen se att en viss leverantör är vinnare. Det spelar ingen roll hur resten av utvärderingen faller ut. Ändå lägger man tid och kraft på att utvärdera alla delar av anbuden. Här går det att spara mycket tid på att avbryta upphandlingen och utse vinnaren på ett tidigare stadium, men då ska man ha kommunicerat den möjligheten redan i förfrågningsunderlaget.

Hur mycket tid har du lagt ned på boken?
Det vågar jag inte räkna efter, men det stannar inte under 1000 timmar. Jag fick idén till boken för över tio år sedan och har samlat material sedan dess. Under de senaste fem åren har jag skrivit aktivt på boken.

Har du haft någon förebild?
Ja, jag är imponerad av Sue Arrowsmith, professor i offentlig upphandling vid universitet i Nottingham. Hennes fokus ligger visserligen på juridiken, men hon är inte fastlåst utan intresserad av den praktiska delen av offentlig upphandling. Hon håller en helt annan nivå än de svenska lagkommentarer jag har sett kring offentlig upphandling.

Vad gör du nu, när boken är klar?
Jag jobbar vidare som konsult. Men boken kommer att leva vidare på nätet, på sajten metodhandboken.se, som öppnar inom kort. Där kommer jag att lägga ut sådant som inte kom med i boken och även komplettera med nya artiklar om upphandlingsmetoder.

Metodhandboken kostar 990 kronor plus moms och säljs av SKL Kommentus.