Stort fokus på service

Arbetssätten har både bidragit till att bygga upp ett långsiktigt förtroende för kommunens upphandling och i närtid för att  hantera Ukrainakrigets konsekvenser.

-Vi har flera entreprenader ute på annons nu under våren och där såg det lite bekymmersamt ut med leverantörer som inte kunde beräkna vilka priser de skulle offerera utifrån det oroliga läget – inte ens på kort sikt, berättar upphandlaren Sandra Morin.

-Men genom samarbete mellan verksamheten, vårt juridiska stöd och oss upphandlare så hittade vi en modell med tätare indexreglering och utökad dialog. Det gör att kommunen nu kan gå vidare med investeringar med mindre fördröjningar efter att ha avvaktat något med annonsering eller i något fall förlängd anbudstid.

Bohuskustkommunen Tanum – med Strömstad som granne i norr och Sotenäs och Munkedal i söder – har omkring 13 000 invånare. De två upphandlartjänsterna flyttades ifjol till ekonomi- och upphandlingsavdelningen efter att tidigare haft kommunchefen som ansvarig för upphandling.

Just kommunens relativa litenhet – centralorten Tanumshede har bara 2 000 invånare – har nästan växt fram som en styrka för de kommunala inköpen.

-Kommunen har väldigt stort fokus på service och där vill vi bidra så långt vi kan och har jobbat med ett antal projekt som gett bra effekt, säger Sandra Morin.

En fokusgrupp för att förbättra kraven och utformningen i upphandlingsdokumenten bildades för ett par år sedan och gav intressanta idéer från den lokala leverantörsmarknaden. Tanums kommun arbetar efter en tydlig linje med strukturen i upphandlingarna.

-Hur vi formulerar oss, vilka formulär som används, att det finns en tydlighet och att olika dokument inte motsäger varandra. Sådana delar är viktiga.

-Även mängden handlingar behöver vi jobba med hela tiden – att inte kräva in mer än vad som behövs för att utvärdera och tilldela. Hellre då att begära in referenser eller intyg där behov uppstår och möjligheten finns.

Tanums kommun har inte använt sig av språkkonsulter för att se över sättet att formulera dokument, men hittat andra vägar som fungerat väl.

-Kommunen har en servicepolicy med ett fokus på att vi inte ska uttrycka oss onödigt byråkratiskt. Utöver det tycker jag själv att kommunikation är ett intressant och viktigt område, säger Sandra Morin.

-Jag har en examen med kommunikation som huvudämne, medan min kollega Paula Kellett är ekonom. Vi kompletterar varandra och stämmer av dokument som vi jobbar med för att få ett bra slutresultat.

Även upphandlare i fyra grannkommuner finns som inspiration och resurs.

-Tanums kommun har en nära inköpssamverkan med Strömstad, Munkedal, Lysekil och Sotenäs. Vi som jobbar med upphandling ses ungefär en gång i månaden, genomför upphandlingar tillsammans alla fem eller i mindre konstellationer och delar med oss av underlag och arbetssätt.

Tanum placerade sig nyligen högt – plats 6 av 55 kommuner – i en SKR-jämförelse av företagares upplevelse av kommuners upphandling.

-Det känns väldigt positivt och som lite av en bekräftelse att vi jobbar rätt. Vi fick särskilt höga betyg på attityd och bemötande och det är precis områden som vi jobbat mycket med. Vi ska vara lätta att komma i kontakt med, lyssna på olika synpunkter och ge återkoppling på vårt arbete, säger Sandra Morin.

Hon ger exempel på hur upphandlingsenheten vill ge bra återkoppling även till de anbudsgivare som inte fick kontrakt.

-Vi jobbar medvetet med våra utvärderingsprotokoll för att ge bra återkoppling vid tilldelning – anbudsgivare ska kunna förstå fullt ut vad man föll på. Sedan kan det i vissa fall vara ett hinder vad vi får uppge, men vi strävar efter att vara så transparenta som möjligt.