Stärker inköp med teamwork

– Kan vi bara visa nyttan med att utveckla goda affärer och vågar höras och synas, så finns stora möjligheter att utveckla en kommuns inköp. Det har vi i Falkenberg kunnat visa under bara ett år med en mängd insatser med effekter som nu börjar märkas, säger Ann-Heléne Klasson, som för ett år sedan rekryterades till ny inköps- och upphandlingschef i Falkenbergs kommun (47 000 invånare, Hallands län).

Den tidigare upphandlingsenheten stöptes ifjol om till en inköps- och upphandlingsavdelning, en förändring som nu förvaltas genom olika initiativ och en allmän offensiv för att lyfta betydelsen av effektiva inköp.

Ann-Heléne Klasson lyfter fram värdet av en form av jämvikt för att vara mer synliga.

– Politiskt finns en viljeinriktning att Falkenbergs kommun ska ha Västsveriges starkaste näringsliv och där har vi på inköp och upphandling förstås en viktig funktion med att attrahera näringslivet lokalt, men även näringslivet i stort, att delta i våra upphandlingar.

– Men för ett bra helhetsresultat behöver vi jobba mer mot våra egna, kommunala verksamheter för att förmedla allt bra som vi kan göra tillsammans. Så vi har varit väldigt måna om att även jobba parallellt med de här delarna under året som gått och tycker att vi nu börjar hitta bra former som vi kan vidareutveckla och sprida till fler delar inom kommunen, säger Ann-Heléne Klasson.

De upphandlingsseminarier med olika teman som kommunen tillsammans med näringslivsföreningen Näringslivet Falkenberg anordnat har varit en grund för ökade kontakter. En upphandlingsguide har tagits fram för att öka kunskapen om offentlig upphandling på ett lättöverskådligt sätt.

– I likheter med andra kommuner jobbar vi med modellen Boka en upphandlare, men vi har även öppet för att möta företagare enskilt på andra sätt. Walk and talk är en variant där vi informellt tar en promenad tillsammans med en företagare och det finns även möjlighet att skugga oss en tid på jobbet om man vill ha inblick hur vi jobbar, säger Ann-Heléne Klasson.

– Sammantaget tycker jag att vi nått långt med det som var målsättningen – att lära av varandra och bygga upp förståelse. Det handlar både om att vi får insikt kring företagens situation och att vi når ut med kunskap om det vi måste förhålla oss till i upphandlingsvärlden.

Förra året kunde Falkenbergs kommun notera en tydlig ökning av andelen lokala anbudsgivare – definierat som företag med Hallands län som hemvist – till 28 procent. Det sporrar kommunens inköpsorganisation till att lägga ner mycket tid på dialog och företagskontakter även fortsättningsvis.

– Visst är det så att det tar mycket tid i anspråk, men jag är trygg med att det är viktig tid att ta sig och att alla parter har nytta av det i slutändan. En hel del av de här kontakterna mot leverantörsmarknaden hade ändå behövts för att fånga den kreativitet som finns för att kunna ta med oss in i våra upphandlingar.

Ann-Heléne Klasson menar att en anda av teamwork genomsyrar den strategi som inköps- och upphandlingsavdelningen jobbar efter.

– Vi har ett ansvar att visa kommunens verksamheter om den nytta vi kan bidra med och att vi behöver arbeta tillsammans allihop för att utveckla våra avtal, upphandlingar och inköp. Därför har vi jobbat för mer av interna dialoger och att medarbetare i kommunen behöver involveras i de förändringar som genomförs.

– Vi är i slutfasen med att ta fram en beställarguide för vårt interna arbete, motsvarande den upphandlingsguide för leverantörer som finns. Vi arbetar även med att se över inköpsorganisationen samt införa e-handel med två nya tjänster som e-handelsutvecklare på avdelningen, säger Ann-Heléne Klasson.

Hon ser det som ett bra exempel på hur inköpssidan kan visa nyttan med nya rutiner.

– Med e-handeln kan vi enkelt visa fördelar ur ett trygghetsperspektiv och att det blir lätt att göra rätt som medarbetare. Just möjligheten att smidigt göra sina beställningar och få rätt produkter med rätt miljökrav till rätt leveransvillkor.

Falkenbergs kommun har fyra ordinarie upphandlartjänster och en tillfällig resurs på 60 procent som avlastning då mängden pågående upphandlingar och projekt tar mycket tid. Bland annat leder Robert Eriksson, en av kommuners upphandlare, ett projekt för cirkulära möbelflöden i samverkan med arbetsmarknadsavdelningen och hållbarhetsavdelningen inom kommunen.

-Det pratas mycket inköp och upphandling i Falkenberg. Jag märker det själv och medarbetare som jobbat här längre säger att det är en väldig skillnad mot tidigare. Jag upplever att vi tar och därmed får mer plats numera, säger en nöjd Ann-Heléne Klasson.