Samband krävs för utökad beställning

Det är naturligt att ändringen bara gäller kontrakt eftersom det inte går att göra några beställningar av varor, tjänster eller byggentreprenader från ett ramavtal. Det är först efter ett avrop och när det tecknats ett kontrakt som några beställningar kan bli aktuella.

Bestämmelsen avser kompletterande beställningar, vilket innebär att inte alla beställningar faller inom paragrafens ram.

En kompletterande beställning ska syfta till att ersätta eller utöka de befintliga tjänster, varor eller byggentreprenader som omfattas av kontraktet. Det bör med andra ord krävas att den kompletterande beställningen har ett samband med de varor, tjänster eller byggentreprenader som omfattas av kontraktet.

Ett typexempel på en kompletterande beställning är ytterligare volymer av det ursprungliga upphandlingsföremålet, men även beställningar av tillbehör eller reservdelar bör falla inom paragrafens område.

Den kompletterande beställningen ska göras från den leverantör som har tilldelats kontraktet. Det är en självklarhet eftersom det annars skulle röra sig om en ny upphandling i stället för en ändring av ett befintligt kontrakt. 

Ändringar i form av kompletterande beställningar från befintlig leverantör kan vara tillåtna om

• de är nödvändiga,
• tekniska eller ekonomiska skäl hindrar att den kompletterande beställningen sker från en annan leverantör, och
• en kompletterande beställning från en annan leverantör skulle medföra betydande olägenheter eller betydligt större omkostnader.

Samtliga tre punkter måste vara uppfyllda för att ändringen ska vara tillåten. Men andra och tredje punkten är så lika att om någon omständighet enligt den andra punkten finns kommer med all sannolikhet även den tredje punkten att vara uppfylld. Den tredje punkten verkar alltså vara överflödig.

Tekniska skäl kan enligt direktiven finnas särskilt i de fall ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel, byggentreprenader eller tjänster med andra tekniska egenskaper som inte är kompatibla eller som leder till oproportionerliga tekniska svårigheter.

Vad gäller de ekonomiska skälen är det inte tillräckligt att en beställning från en annan leverantör skulle bli dyrare än en beställning från den befintliga leverantören för att det ska föreligga ekonomiska skäl. Sannolikt krävs att ett byte av leverantör skulle medföra minst en fördubbling av omkostnaderna.

Kravet att den kompletterande beställningen ska vara nödvändig är mycket mer framträdande i den svenska lagtexten än i upphandlingsdirektiven. Mycket talar för att kravet inte ska tolkas alltför strikt utan att en kompletterande beställning anses nödvändig om den inte framstår som obehövlig.

Kontraktets värde får inte öka med mer än 50 procent
Värdemässigt gäller att de kompletterande beställningarna inte får medföra att värdet på kontraktet ökar med mer än 50 procent. Hur man beräknar värdet på ett kontrakt har behandlats i avsnittet Ändringar av mindre värde tillåts.

Om det under ett avtals löptid genomförs flera olika ändringar i form av kompletterande beställningar ska begränsningen av ändringens värde tillämpas på varje enskild ändring.

Värdet av de olika ändringarna behöver alltså inte läggas ihop på det sätt som krävs vid ändringar av mindre värde utan det är möjligt att göra flera kompletterande beställningar som var för sig understiger 50 procent av kontraktets värde så länge övriga rekvisit är uppfyllda för varje beställning.

Anta till exempel att ett landsting upphandlat 20 tåg från en särskild tågtillverkare för ett specifikt tågsystem, men på grund av allt fler pendlare behövs ytterligare sju tåg.

Värdemässigt ligger en kompletteringsbeställning av sju tåg väl under tröskelvärdet på 50 procent av kontraktsvärdet och den kompletterande beställningen har ett klart samband med ursprungsbeställningen.

Det är inte möjligt att koppla ihop olika tåg eftersom tåg av olika tillverkare skiljer sig åt och det saknas lösningar som gör att olika tågtillverkares tåg kan göras kompatibla med varandra. Andra alternativ till att skaffa fler tåg, som att exempelvis köra flera turer, är uteslutna.  

I ett sådant exempel framstår en kompletterande beställning från befintlig leverantör som både nödvändig (landstinget behöver tågen och det saknas andra lösningar för att hantera pendlarbehovet) och tekniskt betingad (ingen kompabilitet mellan olika tågtillverkares tåg).

Det ligger då i sakens natur att det kan medföra betydande olägenheter och omkostnader om beställningen sker från en annan tillverkare när dessa tåg inte kan användas för att tillgodose den ökade pendlarefterfrågan samt medför ökade kostnader för underhåll etcetera.

I detta exempel får det därför anses tillåtet att ändra kontraktet genom att göra en kompletteringsbeställning från befintlig leverantör.

Inte tillåtet dela upp beställningen
Det är inte tillåtet att dela upp en kompletterande beställning med för högt värde i flera ändringar för att på så sätt göra ändringen tillåten.

Anta till exempel att en upphandlande myndighet tecknat kontrakt för inköp av tio röntgenmaskiner. Under kontraktets löptid framkommer att myndigheten behöver ytterligare sex maskiner som på grund av tekniska skäl måste köpas från befintlig leverantör. Förutsatt att maskinerna kostar lika mycket skulle en sådan kompletterande beställning göra att kontraktets värde ökar med 60 procent och vara otillåten. Det är då inte heller tillåtet för myndigheten att försöka kringgå reglerna genom att dela upp beställningen i två delar à tre maskiner vardera. 

LUF innehåller ingen motsvarande gräns för värdet på ändringen. Det innebär att enligt LUF kan denna typ av ändring genomföras oavsett värdet på ändringen. 

En upphandlande myndighet som genomfört en ändring med stöd av denna bestämmelse ska upplysa om ändringen i en annons.

Regeringen har meddelat föreskrifter om innehållet i och offentliggörandet av en sådan annons.

Per-Owe Arfwedson
Lina Håkansson Kjellén
Erik Sollenberg
Bokwall Rislund advokatbyrå

Läs hela serien Ändringar av upphandlade avtal

Del 1: Tydligare regler styr ändringar i avtal
Del 2: Ändring av mindre värde tillåten
Del 3: Ändring tillåten om optionsklausul finns