Så fungerar dynamiska inköpssystem

Vi använder här begreppet myndigheter och menar både upphandlande myndigheter och enheter (LOU respektive LUF). I de fall reglerna skiljer sig åt anger vi specifikt om vi avser LOU eller LUF.

Dynamiska inköpssystem liknar ramavtal, men det finns också betydelsefulla skillnader. Ett dynamiskt inköpssystem måste drivas som en helt elektronisk process, medan det inte finns något hinder mot analog användning – det vill säga pappershantering – av ramavtal.

En annan viktig skillnad är att ramavtal är slutna system, där inga leverantörer kan tillkomma under avtalstiden, medan nya leverantörer kan ansöka om att delta i ett dynamiskt inköpssystem under hela dess giltighetstid. Dessutom finns det, till skillnad från ramavtal, inte någon lagreglerad längsta giltighetstid för dynamiska inköpssystem. Däremot måste giltighetstiden vara bestämd på förhand och angiven i upphandlingsdokumenten. Vill myndigheten ändra giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem måste den anmäla det till EU-kommissionen.

Dynamiska inköpssystem är en tvåstegsprocess. I det första steget etableras systemet och alla leverantörer får ansöka om att delta. I det andra steget tilldelas kontrakt inom systemet. Vid varje tilldelning ska myndigheten bjuda in alla anbudsgivare som godkänts som deltagare i systemet att lämna anbud på det kontrakt som ska tilldelas.

Lagtexten ger intryck av att dynamiska inköpssystem bara får användas för standardiserade eller enklare varor, tjänster och byggentreprenader. Men enligt förarbetena finns det inget som hindrar att dynamiska inköpssystem används för mer komplicerade varor. En förutsättning är det som upphandlas är något som myndigheten har ett återkommande behov av att köpa in och att det som ska köpas finns allmänt tillgängligt på marknaden och har egenskaper som uppfyller myndighetens behov.[1] Enkelt uttryckt ska det handla om varor, tjänster och byggentreprenader som inte behöver anpassas för myndigheten.

Alla sökande leverantörer som uppfyller kraven blir antagna och får delta.

Ett dynamiskt inköpssystem får delas in i kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader. Kategorierna ska i så fall bestämmas objektivt med hänsyn till egenskaperna hos den upphandling som ska genomföras inom kategorin. I förarbetena anges som exempel på sådana objektiva faktorer största tillåtna storlek på enskilda kontrakt som tilldelas inom en viss kategori eller ett specifikt geografiskt område som tilldelade kontrakt ska fullgöras inom.[2] Även om exemplen i förarbetena avser administrativa aspekter talar allt för att indelningen kan göras utifrån föremålet för de kontrakt som ska tilldelas. Det bör därför vara möjligt att bestämma att en kategori ska bestå av en viss typ av varor medan en annan kategori ska bestå av en annan typ av varor, utan hänsyn till volymen eller de olika geografiska områden som kontrakten avser.

Etablering av systemet

Vid dynamiska inköpssystem ska myndigheten tillämpa bestämmelserna för selektivt förfarande, men med en viktig skillnad: antalet anbudssökande får inte begränsas. Alla sökande som uppfyller kraven blir antagna och får delta.

Om det dynamiska inköpssystemet delats in i kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader, ska kvalificeringskrav specificeras för varje kategori. Det är därför inte nödvändigt för en leverantör att ansöka om att få delta i alla kategorier i systemet. För den leverantör som inte vill göra det, eller inte uppfyller kvalificeringskraven för alla kategorier, går det bra att ansöka om att få delta i vissa kategorier eller endast en kategori.

En myndighet som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska informera om det genom en anbudsinfordran (normalt en annons). Av anbudsinfordran ska framgå vilken giltighetstid som systemet ska ha. Drivs det dynamiska inköpssystemet av en inköpscentral och får användas av andra myndigheter ska även det anges i anbudsinfordran. Om ett dynamiskt inköpssystem delats in i kategorier ska kategorierna också beskrivas.

Upphandlingsdokumenten ska innehålla information om de anskaffningar, de kvantiteter som systemet avser och annan nödvändig information om systemet. Det gäller exempelvis den elektroniska utrustning som ska användas och tekniska arrangemang och specifikationer för anslutning. Myndigheten ska ge alla intresserade leverantörer tillgång till upphandlingsdokumenten under hela giltighetstiden för systemet.

Det möjligt för leverantörer att ansöka om att få delta i ett dynamiskt inköpssystem under hela systemets giltighetstid. I förarbetena anges också att det bör vara möjligt för leverantörer att lämna ett dynamiskt inköpssystem.[3] Det är dock snarare än avtalsrättslig fråga än en upphandlingsrättslig fråga. Detsamma gäller frågan om en leverantör som är med i ett dynamiskt inköpssystem är skyldig att lämna anbud i systemet. Mycket talar för att svaren på dessa frågor beror på vad myndigheten angett i upphandlingsdokumenten.

Ansökan om att få delta i systemet

Myndigheten ska under det dynamiska inköpssystemets hela giltighetstid ge leverantörer möjlighet att ansöka om att få delta i systemet. En anbudsansökan ska utvärderas inom 10 arbetsdagar från mottagandet. I vissa undantagsfall får fristen förlängas till 15 arbetsdagar. Myndigheten får också förlänga utvärderingsperioden om ingen inbjudan att lämna anbud ännu har utfärdats i det dynamiska inköpssystemet, förutsatt att ingen inbjudan utfärdas under utvärderingsperiodens förlängning. Om myndigheten vill kunna tillämpa dessa möjligheter måste den ange det i upphandlingsdokumenten.

Tidsfristen för att komma in med en anbudsansökan ska som huvudregel vara minst 30 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering.[4] Därefter gäller att inga ytterligare tidsfrister ska tillämpas för anbudsansökningar efter det att inbjudan att lämna anbud för den första upphandlingen enligt det dynamiska inköpssystemet har skickats. Det beror på att leverantörer när som helst under hela det dynamiska inköpssystemets giltighetstid ska kunna ansöka om att få delta.

Förarbetenas slutsats att befintliga leverantörer inte behöver meddelas om en ny leverantör antas i systemet kan ifrågasättas.

Myndigheten ska snarast möjligt underrätta en leverantör som har ansökt om den får delta eller inte. Ett beslut att inte godkänna en leverantör ska motiveras. I förarbetena anges att underrättelseskyldigheten endast gäller den leverantör som har ansökt om att få delta. Det motiveras med att dynamiska inköpssystem annars skulle bli tungrodda och att leverantörer som tagits med i systemet inte lider sådan skada att de ska ha rätt att ansöka om överprövning av ett beslut att ta med en annan leverantör i systemet.[5]

Förarbetenas slutsats kan ifrågasättas. För det första för att upphandlingsdirektiven anger att ”varje anbudssökande” ska underrättas om ett sådant beslut.[6] För det andra är det långsökt att säga det inte kan medföra skada för en befintlig leverantör i ett dynamiskt inköpssystem om andra leverantörer får tillträde till systemet på felaktiga grunder.

Möjlighet till fortlöpande kontroll av leverantörer

Myndigheten får när som helst under det dynamiska inköpssystemets giltighetstid begära att leverantörer som godkänts som deltagare i systemet, inom fem arbetsdagar, lämnar in en ny och uppdaterad version av den egenförsäkran som lämnades vid ansökan till systemet (och som kan vara i form av en ESPD). Dessutom får myndigheten begära kompletterande dokumentation från leverantörerna under det dynamiska inköpssystemets hela giltighetstid. En leverantör som inte ger in sådan dokumentation inom den föreskrivna tiden får enligt förarbetena uteslutas ur systemet. Innan uteslutning sker måste leverantören få yttra sig.[7]

Tilldelning av kontrakt

Myndigheten ska för varje kontrakt som ska tilldelas bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i det dynamiska inköpssystemet att lämna anbud. Om det dynamiska inköpssystemet har delats in i kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader, ska alla leverantörer som godkänts som deltagare i den aktuella kategorin bjudas in till anbudsgivning. Tidsfristen för att komma in med anbud ska normalt vara minst 10 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till leverantörerna. LOU:s bestämmelser om förkortning av tidsfrister får inte tillämpas.

På samma sätt som för ramavtal får myndigheten begära att leverantörernas anbud har formen av, eller innehåller, en elektronisk katalog. Anbudsgivningen i det dynamiska inköpssystemet får i så fall ske genom att de elektroniska katalogerna uppdateras, på samma sätt som då elektroniska kataloger används vid förnyad konkurrensutsättning baserat på ett ramavtal.

Den upphandlande myndigheten ska tilldela kontraktet till den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på de tilldelningskriterier som anges i anbudsinfordran för det dynamiska inköpssystemet. Tilldelningskriterierna får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud, det vill säga inför tilldelning av kontrakt.

Det finns all anledning för myndigheter att använda sig av dynamiska inköpssystem.

Som exempel på sådan precisering nämns i förarbetena att leveranstiden kan vara av särskild betydelse i ett enskilt fall och behöver preciseras ytterligare utöver vad som allmänt gäller enligt det dynamiska inköpssystemet.[8] Några ytterligare exempel nämns inte i förarbetena, men det bör vara möjligt att precisera tilldelningskriterierna vid avrop så länge preciseringen avser något som med normalt språkbruk ryms inom de ursprungliga tilldelningskriterierna.  Utvärderingen av de inkomna anbuden får även ske med elektronisk auktion, i enlighet med LOU:s bestämmelser om denna utvärderingsmetod.

Avslutande kommentarer

Dynamiska inköpssystem är mer flexibla än andra upphandlings- och avtalsformer enligt LOU. Att nya leverantörer kan tillkomma under hela systemets giltighetstid ger bättre möjligheter att dra nytta av att nya leverantörer tillkommer på marknaden, än vid ramavtal. Det skapar möjligheter både för upphandlande myndigheter och för nystartade företag.

Att dynamiska inköpssystem inte är slutna på det sätt som ramavtal är, får också antas vara skälet till att lagstiftaren inte infört någon maximal giltighetstid för dynamiska inköpssystem. Leverantörer som inte kommer med i det dynamiska inköpssystemet på första försöket utestängs inte från marknaden under viss tid. En leverantör som misslyckas med att uppfylla kraven kan ansöka på nytt, så snart leverantören uppfyller kvalificeringskraven.

Kombinationen dynamiska inköpssystem och elektronisk auktion eller elektroniska kataloger skapar möjligheter att effektivisera de offentliga inköpen. Med sådana mer automatiserade metoder för utvärdering av anbud kan både tidsåtgång och arbetsinsats minskas.

Det finns all anledning för myndigheter att använda sig av dynamiska inköpssystem. Det gäller inte minst för inköpscentraler och vid annan samordnad upphandling, exempelvis då en kommun upphandlar för egen del och för sina bolags räkning.

[1] Prop. 2015/16:195, s. 556 f.

[2] Prop. 2015/16:195, s. 557 f och 1024.

[3] Prop. 2015/16:195, s. 1024.

[4] Motsvarande bestämmelse i LUF innebär att tidsfristen som huvudregel ska vara minst 30 dagar, men i vart fall aldrig kortare än 15 dagar.

[5] Prop. 2015/16:195, s. 562 ff.

[6] Direktiv 2014/24/EU, artikel 55.1 och Direktiv 2014/25/EU, artikel 75.1.

[7] Prop. 2015/16:195, s. 1031.

[8] Prop. 2015/16:195, s. 1030.