Ramavtal med grym sortimentsbredd

Få upphandlingar har samma sortimentsbredd som när Statens inköpscentral efterfrågar kontorsmateriel. Ramavtalet, vars årliga omsättning uppgår till cirka 50 miljoner kronor, omfattar inte färre än 7 650 artiklar.

Therese Klaar är chef för enheten för upphandling av varor och tjänster på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet. Hon säger att den stora varukorgen såklart har krävt mycket arbete: totalt runt 3 000 timmar för projektgruppen – inklusive förstudiearbetet.

– Det som är tidskrävande är bland annat kontrollen av offererade varor.

I ramavtalet ryms det mesta som behövs på kontoret. För översiktens skull har indelning gjorts i tio varugrupper: skrivbordsartiklar, pennor, block, arkivering, almanackor, planering och konferensmaterial, post, emballage och kuvert, kontorsmaskiner och tillbehör, batterier, datortillbehör samt ergonomiska produkter. Dessutom ingår tjänsterna skåpservice, avisering och inbärning.

Avrop sker framför allt genom e-handel och så kallad ”punch-out” från myndigheters e-handelssystem till avtalsspecifik webbshop, respektive elektronisk katalog i myndigheternas e-handelssystem.

– Små myndigheter, som inte omfattas av kravet på e-handel, kan avropa genom leverantörens webbshop.

Kammarkollegiet arbetar aktivt med att främja hållbarhet i de statliga ramavtalen.

– I den här upphandlingen ställdes krav på miljöledningssystem samt att det skulle finnas varor som uppfyller Svanen eller Forest Stewardship Council.

Staples blir ensam leverantör. Inköpscentralen planerade att teckna två rangordnade avtal, men så blev det inte eftersom bara ett av fyra anbud godkändes.

Avtalet gäller från och med 30 september 2019. Den avtalslösa perioden blev alltså rätt kort. Historiskt har upphandlingar av kontorsmateriel ofta blivit överprövade, men inte denna gång.

Enligt Therese Klaar kan det bland annat bero på de uppföljningsmöten som Statens inköpscentral haft med leverantörerna för att lyssnat in deras synpunkter:

– En god dialog gynnar både oss och leverantörerna.