Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Pålitliga fakta bygger förtroende

KrönikaAtt använda skattebetalarnas pengar är ett förtroende oavsett om man gör inköp för skattemedel eller om man får betalt med dem. Fakta bör vara grunden för inköpsbesluten. Såväl upphandlande organisationer som leverantörer behöver värna om att allas våra resurser används på rätt sätt, skriver Ann Eva Askensten, Upphandlingsmyndigheten.

| 2023-09-11
Ann Eva Askensten, avdelningschef för Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten.

Att värna om pengarna är att använda dem till rätt saker. I grunden innebär det att utgå från behov, känna sin affär och sin marknad. Fakta bör utgöra grunden för inköpsbesluten och är en hjälp för att navigera i en komplex värld.

Fakta behöver i hög grad också utgöra grunden för den politiska styrningen av de skattefinansierade verksamheterna. Det är nämligen här det verkligen avgörs vad våra skattepengar ska användas till. Med bra fakta som grund kan upphandlande organisationer göra välgrundade val samtidigt som risken för att fatta felaktiga beslut minskar.

Här är både de tjänstepersoner som ansvarar för upphandlade organisationers beställningar och de leverantörer som gör affärer med offentlig sektor viktiga faktabärare.

Vi lever i en tid med mycket snabb informationsspridning och risken för desinformation är ständigt närvarande. Fakta fungerar här som motvikt mot falska påståenden och ryktesspridning. Jag brukar fråga: Hur vet du det?

När vi delar faktabaserad information kan vi kommunicera på ett effektivt sätt och ha meningsfulla diskussioner. Fakta bidrar också till att bygga förtroende mellan individer och institutioner. När vi presenterar korrekta och pålitliga fakta, stärker vi vårt rykte som trovärdiga och pålitliga källor.

Ett enkelt sätt att arbeta faktabaserat inom inköpsområdet är att göra en inköpsanalys, ibland kallad spendanalys. Arbetet blir lite som att göra en hushållsbudget men kan omfatta många miljarder kronor i en stor organisation. Genom att kategorisera inköpen får en upphandlande organisation snabbt en överblick av vad man köper, av vem och för hur mycket.

I en stor decentraliserad organisation ger spendanalysen och kategoriseringen en bra bild över inköpen. Det blir ofta tydligt att likartade inköp görs till vitt skilda priser och av många olika leverantörer.

I Nationella upphandlingsrapporten som publicerades i våras finns ett kapitel om ändamålsenlig inköpsledning. Rapporten baseras på svaren i en enkät där över 700 organisationer medverkade. Enkäten gjordes av Upphandlingsmyndigheten i oktober 2022.

Svaren visar att det bara är 41 procent av de upphandlande organisationerna som uppger att de i hög utsträckning har kartlagt organisationens inköpsmönster med spendanalys. Det finns med andra ord förbättringspotential.

När det finns tillgång till fakta finns det också underlag för att ställa frågor och ta ställning till hur inköpsverksamheten ska styras. Finns det något att vinna på att samla ihop inköpen och att arbeta mer strategiskt? Kan organisationens köpkraft förbättras genom att styra inköpen annorlunda och att effektivisera administrationen?

Svaren är naturligtvis olika i olika organisationer men jag vill slå ett slag för en faktabaserad och strategisk inköpsstyrning. När man vet vad man köper kan man på riktigt börja värdera sin köpkraft. Får organisationen det bästa möjliga eller finns utrymme för förbättring av inköpen?

Kom ihåg att en relativt liten förbättring av köpkraften kan ge tillgång till stora resurser. Sveriges samlade offentliga inköp uppgår till minst 800 miljarder kronor årligen. En procent av 800 miljarder kronor motsvarar 8 miljarder kronor – pengar som kan komma väl till pass i många av de offentligt finansierade verksamheterna.

Tänk om inköpen kan effektiviseras ännu mer. Då skulle det finnas betydligt mer pengar till alla välfärdens verksamheter. Och även i en tid av hög inflation och emellanåt rusande priser kan ett effektiviserat inköpsarbete bidra till att minska trycket på den offentliga budgeten.

Kanske kan kategoristyrning vara en metod som fungerar i din organisation? Metoden är faktabaserad och går ut på att skapa mer värde för skattepengarna. Samtidigt säkerställs att inköpen bidrar till att uppfylla organisationens mål och behov.

Kategoristyrning kommer ursprungligen från näringslivet men används allt oftare också av offentliga organisationer. Tricket är att inköpsorganisationen speglar marknaden och leverantörerna möts tvärfunktionellt.

Hur vet du om du har lyckats med din inköpsverksamhet? Viktigast är förstås att inköpen möter de behov som finns i verksamheten. Om de inte gör det, och man hela tiden behöver göra tilläggsupphandlingar, har du inte träffat rätt. Även här går det att hitta nyckeltal som kan följas över tid.

Men hur långt kan du komma i din organisation? Och hur står sig din organisation i relation till andra, liknande, inköpsorganisationer? Om du har kvalitetssäkrade uppgifter om dina inköp går det att jämföra sig med andra organisationer. Tänk om invånarna i grannkommunen får mer för pengarna? Då vill du säkert gärna veta det och hur de har gjort. Genom att jobba systematiskt med att samla in och värdera fakta blir det möjligt.

Ann Eva Askensten
chef för avdelningen Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten

Läs mer: Spendanalys

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025