Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Pålitliga fakta bygger förtroende

KrönikaAtt använda skattebetalarnas pengar är ett förtroende oavsett om man gör inköp för skattemedel eller om man får betalt med dem. Fakta bör vara grunden för inköpsbesluten. Såväl upphandlande organisationer som leverantörer behöver värna om att allas våra resurser används på rätt sätt, skriver Ann Eva Askensten, Upphandlingsmyndigheten.

| 2023-09-11
Ann Eva Askensten, avdelningschef för Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten.

Att värna om pengarna är att använda dem till rätt saker. I grunden innebär det att utgå från behov, känna sin affär och sin marknad. Fakta bör utgöra grunden för inköpsbesluten och är en hjälp för att navigera i en komplex värld.

Fakta behöver i hög grad också utgöra grunden för den politiska styrningen av de skattefinansierade verksamheterna. Det är nämligen här det verkligen avgörs vad våra skattepengar ska användas till. Med bra fakta som grund kan upphandlande organisationer göra välgrundade val samtidigt som risken för att fatta felaktiga beslut minskar.

Här är både de tjänstepersoner som ansvarar för upphandlade organisationers beställningar och de leverantörer som gör affärer med offentlig sektor viktiga faktabärare.

Vi lever i en tid med mycket snabb informationsspridning och risken för desinformation är ständigt närvarande. Fakta fungerar här som motvikt mot falska påståenden och ryktesspridning. Jag brukar fråga: Hur vet du det?

När vi delar faktabaserad information kan vi kommunicera på ett effektivt sätt och ha meningsfulla diskussioner. Fakta bidrar också till att bygga förtroende mellan individer och institutioner. När vi presenterar korrekta och pålitliga fakta, stärker vi vårt rykte som trovärdiga och pålitliga källor.

Ett enkelt sätt att arbeta faktabaserat inom inköpsområdet är att göra en inköpsanalys, ibland kallad spendanalys. Arbetet blir lite som att göra en hushållsbudget men kan omfatta många miljarder kronor i en stor organisation. Genom att kategorisera inköpen får en upphandlande organisation snabbt en överblick av vad man köper, av vem och för hur mycket.

I en stor decentraliserad organisation ger spendanalysen och kategoriseringen en bra bild över inköpen. Det blir ofta tydligt att likartade inköp görs till vitt skilda priser och av många olika leverantörer.

I Nationella upphandlingsrapporten som publicerades i våras finns ett kapitel om ändamålsenlig inköpsledning. Rapporten baseras på svaren i en enkät där över 700 organisationer medverkade. Enkäten gjordes av Upphandlingsmyndigheten i oktober 2022.

Svaren visar att det bara är 41 procent av de upphandlande organisationerna som uppger att de i hög utsträckning har kartlagt organisationens inköpsmönster med spendanalys. Det finns med andra ord förbättringspotential.

När det finns tillgång till fakta finns det också underlag för att ställa frågor och ta ställning till hur inköpsverksamheten ska styras. Finns det något att vinna på att samla ihop inköpen och att arbeta mer strategiskt? Kan organisationens köpkraft förbättras genom att styra inköpen annorlunda och att effektivisera administrationen?

Svaren är naturligtvis olika i olika organisationer men jag vill slå ett slag för en faktabaserad och strategisk inköpsstyrning. När man vet vad man köper kan man på riktigt börja värdera sin köpkraft. Får organisationen det bästa möjliga eller finns utrymme för förbättring av inköpen?

Kom ihåg att en relativt liten förbättring av köpkraften kan ge tillgång till stora resurser. Sveriges samlade offentliga inköp uppgår till minst 800 miljarder kronor årligen. En procent av 800 miljarder kronor motsvarar 8 miljarder kronor – pengar som kan komma väl till pass i många av de offentligt finansierade verksamheterna.

Tänk om inköpen kan effektiviseras ännu mer. Då skulle det finnas betydligt mer pengar till alla välfärdens verksamheter. Och även i en tid av hög inflation och emellanåt rusande priser kan ett effektiviserat inköpsarbete bidra till att minska trycket på den offentliga budgeten.

Kanske kan kategoristyrning vara en metod som fungerar i din organisation? Metoden är faktabaserad och går ut på att skapa mer värde för skattepengarna. Samtidigt säkerställs att inköpen bidrar till att uppfylla organisationens mål och behov.

Kategoristyrning kommer ursprungligen från näringslivet men används allt oftare också av offentliga organisationer. Tricket är att inköpsorganisationen speglar marknaden och leverantörerna möts tvärfunktionellt.

Hur vet du om du har lyckats med din inköpsverksamhet? Viktigast är förstås att inköpen möter de behov som finns i verksamheten. Om de inte gör det, och man hela tiden behöver göra tilläggsupphandlingar, har du inte träffat rätt. Även här går det att hitta nyckeltal som kan följas över tid.

Men hur långt kan du komma i din organisation? Och hur står sig din organisation i relation till andra, liknande, inköpsorganisationer? Om du har kvalitetssäkrade uppgifter om dina inköp går det att jämföra sig med andra organisationer. Tänk om invånarna i grannkommunen får mer för pengarna? Då vill du säkert gärna veta det och hur de har gjort. Genom att jobba systematiskt med att samla in och värdera fakta blir det möjligt.

Ann Eva Askensten
chef för avdelningen Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten

Läs mer: Spendanalys

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt