Offentligt inköp liknar allt mer privat

Ofta är skillnaderna inom inköp mellan privata tjänsteföretag och tillverkande företag större än dem mellan inköp inom offentlig och privat verksamhet.

Vad är det då som hänt? När vi kom in i offentlig upphandling för cirka 20 år sedan var man helt fokuserad på anskaffningsdelen av inköpsprocessen (se figur nedan). Eftersom den handlade om att följa ett regelverk var inköpsavdelningarna i hög grad bemannade med jurister. Upphandling handlade om att undvika att göra fel, inte om att göra bra affärer.

Med tiden så insåg allt fler att det kanske vore bra om det man köper också motsvarar behoven, det vill säga man behövde göra en behovsanalys, samt undersöka om det överhuvudtaget fanns leverantörer för den aktuella upphandlingen, det vill säga göra en leverantörsmarknadsanalys.

Man började även inse värdet av att analysera upphandlingens roll i helheten, en så kallad strategisk analys, och framför allt inse värdet av att börja följa upp alla krav, så kallad inköpscontrolling. Detta både av kvalitets- och kostnadsskäl, men också för att skapa ett internt lärande.

I takt med denna utveckling så ändrades också helt naturligt kompetensbehoven på inköps-/upphandlingsavdelningarna inom offentlig sektor. Det tillfördes analytisk kompetens samt kompetens inom att göra affärer och att driva projekt. Detta stimulerade också allt fler personer att gå mellan offentlig och privat sektor.

Utvecklingen accentuerades i takt med att inköps/upphandlingsavdelningarna fått ansvar för hela inköpsprocessen, och därmed kunnat börja införa kategoristyrning som arbetssätt. Under pandemin utvecklades detta vidare till ett fokus på hela försörjningsprocessen.

Den schablonartade organisatoriska placeringen av inköps/upphandlingsavdelningarna under ekonomi/administration har också börjat ändras så att inköpsfrågorna kommit närmare verksamheten och ledningen. En symbolisk men viktig åtgärd är att döpa om upphandlingsavdelningar till Inköp i stället.

Vid SKR:s, Svenskt Näringslivs och Upphandlingsmyndighetens seminarier kring kategoristyrning under 2021 framgick också av praktikfallen att delar av offentlig sektor kommit en bra bit i införandet av kategoristyrning, men när det gäller integration mellan inköp och verksamhet så ligger tillverkningsindustrin fortfarande långt före.

I såväl Svenskt Näringslivs, SNS som Upphandlingsmyndighetens analyser framgår att potentialen för bättre måluppfyllelse med hjälp av inköp/upphandling inom offentlig sektor är betydande. Här finns det fortfarande mycket kvar att göra!

Framför allt gäller detta strategi, styrning och ledning. Detta är dock inte unikt för inköpsområdet, utan är en generell problembild inom offentlig sektor, delvis beroende på den splittrade målbilden men också på grund av den kortsiktighet som tyvärr karakteriserar målen inom politiskt styrda organisationer.

För att fortsätta på den inslagna vägen vore det bra om man inom offentlig sektor själv börjar inse att skillnaderna är allt mindre och slutar hävda behovet av sin unika roll.

Ett steg i rätt riktning vore kanske att slå ihop ”inköpsföreningarna” Silf och SOI och på andra sätt främja erfarenhetsutbytet mellan offentligt och privat inköp.

Anders Kron
Mikael Wallgren
Convendor